Rinta-Joupin Autoliike Oy, business controller Kim Hämäläinen: ”Maestro tarjoaa meille erinomaiset edellytykset seurata kannattavuutta. Kerran syötetty tieto on käytettävissä heti kaikkialla – tieto myynneistä ja ostoista kulkee automaattisesti kirjanpitoon. Ostolaskujen nopea käsittely on tässä kriittisessä asemassa ja Maestrossa on tämän suhteen automaatio kohdillaan.”

Tekoälyn peruslogiikka ostolaskujen käsittelyssä on se, että sille opetetaan laskujen käsittelylogiikat automaattisesti historiadatan ja esimerkkien avulla. Eli tekoälylle syötetään esimerkiksi kuuden kuukauden ajalta vanhoja valmiiksi käsiteltyjä ostolaskuja tiliöinteineen ja laskun tarkastaja- ja hyväksyjätietoineen.

Kun tekoäly on opetellut logiikat historiadatasta, se on valmis tiliöimään laskuja automaattisesti ohjelman oman automaation apuna. Kun yritykselle tulee uusi ostolasku, jolle ei löydy järjestelmän sisältä automaatiosääntöjä, hoitaa tekoäly laskun tiliöinnin. Toisin sanoen aina käytetään ensisijaisesti MaestroNG:n omaa automatiikkaa, eli sinne perustettuja käsittelypohjia sekä sopimuksia. Jos saapuneelle ostolaskulle ei löydy sääntöä, se lähetetään tekoälyn tiliöitäväksi.

Myyntilaskutus, Myyntireskontra, ja Sähköinen laskutus

• Sopimuslaskutus
• Vuokravalvonta ja isännöinti
• Koontilaskutus
• Huoltosopimuslaskutus
• Factoring-laskutus
• Myyntilaskupalvelu

Maestron Myyntilaskutus- ja reskontra tarjoaa monipuoliset sekä tehokkaat työkalut prosessien automatisointiin. Maestron hoitaa esimerkiksi korkosaatavat ja maksumuistutukset puolestasi.

• Maestrossa on monipuoliset hinnoittelutyökalut — Alennusten, kampanjoiden ja nettohinnoittelun ansiosta ohjelmisto ehdottaa oikeita hintoja valituille asiakasryhmille tai vaikkapa asiakaskohtaisesti.
• Sähköinen laskutus on vaivatonta— Verkkolaskujen lähetys on yhtä helppoa kuin laskun tulostus, ja asiakaskohtaisella valinnalla päätät, lähteekö asiakkaalle paperi- vai verkkolaskuja.
• Ohjelmisto huomioi esimerkiksi valuuttakurssit ja verokannat  — Jos laskutat eri valuutoilla, Maestron Pankkiliikenne ylläpitää ajantasaista tietoa valuuttakursseista ja hoitaa kurssierokirjaukset automaattisesti.
• Myynnit kirjautuvat reskontraan automaattisesti, ja kaikki tallennettu tieto säilyy — Tämä mahdollistaa esimerkiksi yhden asiakkaan myyntien koko historian selaamisen halutulta ajalta ja halutusta tuoteryhmästä.

Ostoreskontra

• Pankkiyhteydet
• Ostolaskujen käsittely
• Tilauksiin vertaaminen
• Automaattinen siirto maksuaineistoon
• Yhteistyö asiakkaan kanssa ostolaskuihin liittyen

Ostoreskontrasta pystyy porautumaan suoraan tiliotteella näkyvään maksusuoritukseen.

Laskujen tiedot tiliöidään suoraan kirjanpidon tileille. Laskun tarkastamisen ja hyväksynnän lisäksi kirjanpitäjälle voi antaa myös lausuntoja sekä tallentaa liitteitä.

Kohdistuksen voi hoitaa myös tuoterekisterin tuotteiden tiliöintejä hyödyntäen. Yksi osa toimivaa kokonaisuutta ovat myös arvonlisäverokäsittelyt sekä tulos- ja aputulospaikkakohdistukset.

Ostoreskontrassa on sisäänrakennettuna kattavat haku- ja raportointimahdollisuudet, ja rajaton määrä hakuvaihtoehtoja parantaa sekä joustavuutta että tehokkuutta.

Kirjanpito ja Konsernikirjanpito

• Tilinpäätökset
• Tasekirjan muodostus
• Kirjanpidon liittymät
• Tilintarkastaja
• Keräilyt ja eliminoinnit kuukausittain
• Vero API -rajapinnat

Kirjanpito-ohjelmassa on automatisoitu

• Reskontrien ja pankkitietojen ajantasaisuus
• Jakson ALV:n ja tuloveron käsittely
• Käyttöomaisuuden poistolaskenta
• Lomapalkkavelkajaksotus, TyEL-jaksotus yms.
• Sopimuslaskutuksen jaksotus
• Nettovarallisuuslaskelma, kassavirtalaskelma, liikepääomavirtalaskelma, rahoituslaskelma

Maestron ohjelmistossa kaiken ytimenä toimii kirjanpito. Se antaa henkilöstön keskittyä erikoisosaamiseensa käsinkirjaamisen sijaan.

Kun kirjanpito-ohjelma on kertakirjaava, se vähentää työmäärää ja virheitä, ja lisää samalla työskentelyn tehokkuutta. Päätöksenteko perustuu aina faktoihin, ja ennustaminen helpottuu kun järjestelmään kirjattu tieto on samantien ajantasaisena koko järjestelmän käytössä.

Maestrossa vaivattomuus on keskeistä. Melkeinpä kaikki kirjanpidon viennit tapahtuvat Maestron muista osista – lähes 98 % peruskirjauksista toteutuu ilman käsityötä.

Et tarvitse myöskään erillistä pankkiliikenneohjelmaa, sillä sisäänrakennettu Maestron Pankkiliikenne hoitaa puolestasi mm. tiliotteiden ja viitteiden käsittelyn. Samalla  Pankkiliikenne päivittää reskontrat automaattisesti, ja tekee kirjanpidon pankkitositteet. Lisäksi Pankkiliikenne hoitaa esimerkiksi palkanmaksuaineistot palkkalaskennasta, ostolaskujen maksuaineistot ostoreskontrasta ja maksujen kuittauksen ostoreskontraan.

Palkanlaskenta

• Vero API -rajapinnat
• EK-tilastot
• Lomareskontra
• Henkilösivukulujen jaksotus
• Tuntisyöttö ja matkalaskut

Maestro Palkanlaskenta tuottaa kirjanpidon aineiston palkkojen osalta täysin automaattisesti. Se laskee automaattisesti ennakko-, työntekijän työttömyysvakuutus-, työntekijän työeläke- sekä ay-maksupidätykset. Myös palkkojen maksutiedot siirtyvät samalla maksuliikenteeseen.

Palkkatiedot voivat muodostua palkkatietojen syötön ja matkalaskujen käsittelyn lisäksi myös kolmansien osapuolien ohjelmistoista, esimerkiksi työvuorosuunnitteluohjelmistoista. Monista muista järjestelmistä poiketen Maestrossa palkat voidaan kirjata sitomatta niitä palkkajaksoihin.

Palkanlaskennalle olennaiset tulosteet ja raportit ovat myös helposti saatavilla. Esimerkiksi lomapalkkalaskenta ja -tilastot, lomareskontra, pekkaset, lähdeverolliset, palkkatodistukset, poissaoloraportit,  ja palkkalistat ovat helposti hallittavissa palkanlaskentaohjelmassa ja saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan. Palkanlaskenta on tuskin koskaan ollut näin vaivatonta.

Jaksotukset ja sisäinen laskenta hoituvat automaattisesti — Palkkatiedot jaksottuvat kirjanpitoon kuukausittain eläkkeiden, sosiaaliturvamaksujen ja muiden sivukulujen osalta. Sisäisen laskennan tiedot ja sosiaalikulut jakautuvat automaattisesti kirjanpitoon palkkatapahtuman rivien perusteella.

Vertaa tätä 10 kohdan listaa oman yrityksesi tilanteeseen:

1. Saatko kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan hyväksyä napin painalluksella?
2. Saatko määriteltyä hyväksymiskierron toimittajakohtaisesti etukäteen valmiiksi? Käsittely nopeutuu, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle.
3. Saatko tehtyä tiliöinnin myös automaattisesti ja toimittajakohtaisesti?
4. Siirtyvätkö hyväksytyn ostolaskun tiedot automaattisesti ostoreskontraan?
5. Voitko hyväksyä ostolaskut mobiilisti?
6. Kuinka paljon yrityksessäsi jää käteisalennuksia hyödyntämättä kuukausitasolla?
7. Entä kuinka paljon yrityksessäsi maksetaan turhia korkokuluja viivästyneistä ostolaskuista?
8. Kuinka nykyisessä järjestelmässä muistutetaan hyväksyjiä ja tarkastajia, jos laskun käsittely on unohtunut?
9. Löydätkö haluamasi laskun järjestelmästä helposti, jos etsit tietyn toimittajan laskuja tai tietyn hyväksyjän hyväksymiä laskuja?
10. Osaako nykyinen järjestelmä tunnistaa usein toistuvia laskuja, ja hyväksyä sen automaattisesti? Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat vaikkapa puhelinlaskut, sähkölaskut ja vuokralaskut.

Maestrolla tästä viimeisestä toiminnosta käytetään termiä ’sopimuksiin vertaaminen’. Mittausten mukaan sähköisen ostolaskun käsittelyn eri vaiheisiin kuluu noin 1 minuutti per työvaihe – esimerkiksi tarkistus, maksaminen ja tiliöinti. Tämä aika luonnollisesti kertaantuu laskujen määrällä, ja vuositasolla siitä muodostuu merkittävä työmäärä, jonka voisi käyttää tuottavampaankin työhön.

Ja kun arvioiden mukaan noin 40% laskuista on sellaisia säännöllisesti toistuvia laskuja, joissa ei tarvita käyttäjän hyväksyntää, ajansäästö voi todellisuudessa olla hyvinkin iso. Pelkästään siis jo sopimuksiin vertaaminen nopeuttaa laskujen kiertoa, poistaa laskun käsittelijöiltä toistuvan rutiinityön ja kasvattaa ostolaskujen käsittelyn automaatioastetta – ja säästää siis merkittävästi työaikaa.

Miten teillä sujuu ostolaskujen käsittely?

Nykypäivänä lienee kaikille päivänselvää, että ostolaskut kannattaa käsitellä sähköisesti – manuaalinen käsittely ja arkistointiin kuluva aika kun on moninkertainen sähköiseen käsittelyyn verrattuna.

Ostolaskujen sähköinenkin käsittely on silti valitettavan usein prosessi, jossa on monta vaihetta ja johon moni ei halua tarttua. Kyseessähän on prosessi joka ei tuo taloon rahaa, joten se siirtyy usein prioriteeteissa viimeiseksi. Prosessi on monimutkainen, tarkastaminen voi olla hankalaa ja hyväksyntä tarvitaan monelta taholta. Kun ostolaskua käsittelevä henkilö kokee sen hankalaksi ja epämiellyttäväksi, hidastaa vastahakoisuus laskujen käsittelyä entisestään.

Mutta ostolaskujen käsittelyn pitkittyessä se usein maksaa yritykselle vielä enemmän – joko suoraan viivästymismaksujen ja korkojen muodossa tai epäsuorasti niihin käytettävän ylimääräisen ajan kautta. Jos laskujen käsittely koetaan vaikeaksi, laskujen tarkastusta ja hyväksyntää helposti siirretään tarpeettomasti – ja näin laskujen käsittelyajat venyvät turhaan.

Lisäksi – laskujen hyväksyjillä ei useinkaan ole riittävää tietoa edes siitä, mitä laskuja lojuu kierrossa, mitä on tulossa maksuun ja kuinka paljon laskuja on myöhässä – tai kuinka paljon laskuja jumittuu aina saman henkilön pöydälle – ja miksei hyväksymiskierto ole edennyt, onkohan hyväksyjä lähtenyt lomille?

On päivänselvää, että kaikki tällainen turha sählääminen laskujen kanssa käy yritykselle huomaamatta tyyriiksi esimerkiksi turhien korkokulujen ja hyödyntämättömien käteisalennusten vuoksi. Mutta entä kun tähän lasketaan vielä päälle vanhan raskaan järjestelmän ylläpitokulut – joita maksellaan ikäänkuin vanhasta tottumuksesta?

Ohjelmistopäivitykset joudutaan ostamaan erikseen, ja asiakaspalvelun tuki maksaa usein lisää siihen päälle. Ja kaiken kukkuraksi laskujen käsittely voidaan tehdä vain siinä omalla työasemalla – ei puhettakaan siitä että järjestelmä olisi mobiilikäyttöinen?

Maestrolla tämä kaikki kuuluu luonnollisesti ylläpitosopimukseen. Käytössä on aina uusin versio, ja piilokuluja ei ole.

1. Hyväksyntä yhdellä klikkauksella tai automaattikiertoon

Maestrolla saat kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan tarvittaessa hyväksyä yhdellä napin painalluksella. Jos lasku vaatii hyväksymis- ja tarkastuskiertoa, se voidaan määritellä toimittajakohtaisesti etukäteen valmiiksi.

Käsittely nopeutuu merkittävästi, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle sekä valmiiksi mietittyyn käsittelyprosessiin.

2. Tiliöinti automaattisesti

Maestrossa toimittajakohtaisten laskujen tiliöinti voidaan räätälöidä etukäteen valmiiksi erilaisilla tiliöintipohjilla. Tiliöintipohjissa on valmiina kirjanpidon tilit, laskentakohteet sekä rivisummat.

Maestro ehdottaa automaattisesti uudelle laskulle valitun tiliöintipohjan mukaista tiliöintiä.

3. Kirjanpito automaattisesti ajan tasalla

Kun ostolasku on kiertänyt hyväksytysti prosessin läpi, tiedot siirtyvät luonnollisesti automaattisesti ostoreskontraan. Niinpä kirjanpito ja raportointi ovat aina ajan tasalla.

4. Oikeuksia ja rajoituksia sopivasti

Maestrossa voidaan luonnollisesti määritellä myös pitkälle mietittyjä käyttöoikeuksia sekä yksittäisille käyttäjille että käyttäjäryhmille. Hyväksymisrajoilla voidaan estää käyttäjää myös hyväksymästä laskuja, joiden loppusumma ylittää sallitun rajan.

Varahenkilöasetuksilla voidaan joustavasti määritellä käsittelijöille varahenkilöt esimerkiksi lomien ajaksi. Ja käsittelyprosessia voidaan nopeuttaa ennalta nimeämällä laskuille oletuskäsittelijöitä vaikkapa toimittajien tai laskentakohteiden mukaan.

5. Käsittelyn automaatio säästää mitatusti työaikaa

Laskujen määrästä riippuen automatisoinnin lopputuloksena työaikasäästö vuodessa voi olla muutamista päivistä yli sataan päivään.

Mikäli yrityksen liiketoimintaa halutaan johtaa tiedolla, on ostolaskujen käsittelyn tehokkuudella valtava merkitys. Jos tieto kuluista ei kulkeudu kirjanpitoon reaaliajassa, ei kokonaiskuva yrityksen taloudellisesta tilasta ole myöskään reaaliaikainen. Ostolaskujen käsittelyssä käytettävät sovellukset ovat helpottaneet työtä ja vähentäneet siihen kuluvaa aikaa. Silti monet työvaiheet joudutaan tekemään vielä manuaalisesti.

Maestro Ostolaskut -sovellus on tässä suhteessa erilainen. Sen avulla ostolaskujen käsittelyprosessi voidaan automatisoida – laskutyypistä riippuen – kokonaan tai lähes kokonaan. Automaatioon ei tarvita erillisiä ohjelmistorobotteja tai muita kolmannen osapuolen ratkaisuja – kaikki vaaditut ominaisuudet löytyvät sovelluksesta itsestään. Tätä ohjelman omaa automaatiota voidaan kuitenkin täydentää tekoälyllä. Jos saapuneelle ostolaskulle ei löydy etukäteen luotua sääntöä, se lähetetään tekoälyn tiliöitäväksi.

Ennen automaatiota – tunnista erilaiset ostolaskut

Ostolaskut voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan:

• Säännöllisesti toistuvat laskut –  voidaan automatisoida 100%:sti
• Tuotelaskut –  voidaan automatisoida 70%:sti
• Satunnaiset laskut – voidaan automatisoida 40%:sti.

Säännöllisesti toistuvia laskuja ovat tyypillisesti puhelinlaskut, kiinteistön huolto, vuokrakulut ja vakuutukset. Tuotelaskut puolestaan liittyvät yrityksen tuotannolliseen toimintaan, joiden sisältö saattaa vaihdella mutta toimittaja pysyy samana. Kaikille yrityksille tulee myös satunnaisia laskuja, joissa toimittaja kuitenkin on usein sama. Näitä ovat esimerkiksi äkilliset ja kertaluonteiset materiaali- ja palvelulaskut, kuten korjaustoimenpiteet, lukkosepän palvelut tai vaikkapa markkinointimateriaalin painatukset.

Miten pääset alkuun automatisoinnissa?

1. Aloita säännöllisesti toistuvista ostolaskuista.
2. Automatisoi aluksi ainakin tiliöinti ja laskujen kierto.
3. Testaa myös automaattista tarkastusta ja hyväksyntää.
4. Laajenna automaation käyttöä myös tuote- ja satunnaisiin laskuihin.

Laskujen määrästä riippuen automatisoinnin lopputuloksena työaikasäästö vuodessa voi olla muutamista päivistä yli sataan päivään. Miten tämä on mahdollista?

Kirjoitimme lyhyen oppaan aiheesta – voit ladata sen alla olevasta linkistä. Oppaassa kerromme selkeästi ja ytimekkäästi, kuinka voit vaikkapa vaiheittain toteuttaa ostolaskujen automatisoinnin. Oppaan lopussa on todellisia, mitattuja esimerkkejä asiakkaidemme saavuttamista säästöistä. 

Ostolaskujen käsittelyssä aikaa menee useaan eri vaiheeseen. Eniten aikaa kuluu usein tiliöinteihin, tämän lisäksi käsittelijöiden ja tarkastajien työhön, laskun hyväksymiseen sekä usein myös käsittelijöiden muistutteluun.

Kaikkeen tähän menee todellisten mittausten mukaan aikaa 5-15 minuuttia per lasku, vaikka kaikki laskut saapuisivatkin yritykseen sähköisinä. Oppaassamme ajansäästöt on laskettu varovaimmilla aika-arvioilla, eli niin että laskun käsittelyyn kuluu kaikkinensa viisi minuuttia.

Lataa opas, ja mieti oman organisaatiosi tilannetta – paljonko teille tulee vuositasolla ostolaskuja, ja minkä tyyppisiä ne ovat. Meiltä saat käyttöösi myös laskurin, jonka avulla voit laskea automatisoinnilla saavutettavan konkreettisen ajansäästön. Lupaamme, että se on vähintäänkin useita päiviä vuodessa!

Kuinka saat ostolaskujesi käsittelyn kuntoon mutkattomasti?

Lataa tästä opas ja lue lisää.

Lataa tästä opas