Maestro Taloushallinto ja ostolaskujen käsittely

Maestro on markkinoiden monipuolisin taloushallinnon ohjelmisto

Maestro Taloushallinto on monipuolinen ohjelma tehokkaaseen talouden hallintaan. Sen ensisijainen tarkoitus on tehdä taloushallinnosta aikaa säästävää ja tehokasta, mutta samalla myös helppoa ja vaivatonta. Tämä on mahdollista Maestron pitkälle viedyn sisäisen automaation ja tarkoin hiottujen ominaisuuksien ansiosta:

  • Helppokäyttöinen ja selkeä ohjelmisto.
  • Kokonaisvaltainen sisältö kattaa kaikki taloushallinnon tarpeet.
  • Oleellinen tieto on helposti saatavilla reaaliaikaisesti.
  • Kertakirjaus vähentää virheitä ja tehostaa toimintaa.
  • Laajennettavissa helposti muuttuvien tarpeiden mukaan.
  • Säästät aikaa.
  • Vältät päällekkäistä työtä ja virheitä.
  • Tehostat toimintaa, kun ohjelmistojen välillä ei tarvitse hyppiä tietoa etsiessä.

Maestro Taloushallinto on täydellisesti toisiinsa integroiduista palveluista koostuva taloushallinnon järjestelmä. Se tekee kirjanpidosta tehokasta ja tarjoaa reaaliaikaista, automaattisesti syntyvää informaatiota päätöksenteon tueksi. Jokainen tapahtuma kirjataan vain kerran, minkä jälkeen tieto on koko laajan järjestelmän käytössä.

Maestro sopii kaiken kokoisille suomalaisille yrityksille toimialariippumattomasti. Maestro sisältää myös pankkiyhteydet, käyttöomaisuuskirjanpidon ja palkkalaskennan, jotka tyypilli­sesti eivät kuulu taloushallinnon järjestelmään.

Se on myös laajennettavissa saumattomasti Maestron toiminnanohjaukseen ja verkkokauppaan. Muita talous- tai materiaalihallinnon ohjelmistoja ei tarvita. Maestrolta saat kaiken yhdestä paikasta.

Luonnollisesti myös Maestron ostolaskujen käsittely ja sen pitkälle viety automaatio integroituvat saumattomasti muuhun kokonaisuuteen.

Aina ajantasaista tietoa ja monipuolista raportointia

 

Kun tapahtumat ja rekisterit ovat aina reaaliajassa, tieto on saman tien kaikkien käytettävissä. Tulojen ja menojen tiliöintitiedot ja muut kohdistamiseen liittyvät lisätiedot on määritetty jo ennalta. Näin kokemattomampikin käyttäjä saa kirjanpidon aineistot ammattimaisella tarkkuudella,  ja reaaliaikaisuuden ansiosta päätöksenteko perustuu aina faktoihin.

 

Koska useimmat välitilinpäätökseen tarvittavat tiedot saadaan automaattisesti, ovat välitilinpäätökset aina kuukausittain valmiina vain pienellä käsityöllä. Suurin osa raporteista ei ole tilikausisidonnaisia, vaan raportin alku- ja loppupäivät ovat vapaasti valittavissa. Mukana on myös älykäs maksuvalmiusennuste, yhdessä pankkiyhdistyksen kanssa kehitetty pankkiyhteysohjelmisto sekä käyttöomaisuuskirjanpito.

 

Nettovarallisuuslaskelma, kassavirtalaskelma, liikepääomavirtalaskelma ja rahoituslaskelma ovat valmiina automaattisesti kuukausittain.

Taloushallintojärjestelmän osat

Myyntilaskutus, Myyntireskontra, ja Sähköinen laskutus

  • Sopimuslaskutus
  • Vuokravalvonta ja isännöinti
  • Koontilaskutus
  • Huoltosopimuslaskutus
  • Factoring-laskutus
  • Myyntilaskupalvelu

Maestron Myyntilaskutus- ja reskontra tarjoaa monipuoliset sekä tehokkaat työkalut prosessien automatisointiin. Maestron hoitaa esimerkiksi korkosaatavat ja maksumuistutukset puolestasi.

  • Maestrossa on monipuoliset hinnoittelutyökalut — Alennusten, kampanjoiden ja nettohinnoittelun ansiosta ohjelmisto ehdottaa oikeita hintoja valituille asiakasryhmille tai vaikkapa asiakaskohtaisesti.
  • Sähköinen laskutus on vaivatonta— Verkkolaskujen lähetys on yhtä helppoa kuin laskun tulostus, ja asiakaskohtaisella valinnalla päätät, lähteekö asiakkaalle paperi- vai verkkolaskuja.
  • Ohjelmisto huomioi esimerkiksi valuuttakurssit ja verokannat  — Jos laskutat eri valuutoilla, Maestron Pankkiliikenne ylläpitää ajantasaista tietoa valuuttakursseista ja hoitaa kurssierokirjaukset automaattisesti.
  • Myynnit kirjautuvat reskontraan automaattisesti, ja kaikki tallennettu tieto säilyy — Tämä mahdollistaa esimerkiksi yhden asiakkaan myyntien koko historian selaamisen halutulta ajalta ja halutusta tuoteryhmästä.

Ostoreskontra

  • Pankkiyhteydet
  • Ostolaskujen käsittely
  • Tilauksiin vertaaminen
  • Automaattinen siirto maksuaineistoon
  • Yhteistyö asiakkaan kanssa ostolaskuihin liittyen

Ostoreskontrasta pystyy porautumaan suoraan tiliotteella näkyvään maksusuoritukseen.

Laskujen tiedot tiliöidään suoraan kirjanpidon tileille. Laskun tarkastamisen ja hyväksynnän lisäksi kirjanpitäjälle voi antaa myös lausuntoja sekä tallentaa liitteitä.

Kohdistuksen voi hoitaa myös tuoterekisterin tuotteiden tiliöintejä hyödyntäen. Yksi osa toimivaa kokonaisuutta ovat myös arvonlisäverokäsittelyt sekä tulos- ja aputulospaikkakohdistukset.

Ostoreskontrassa on sisäänrakennettuna kattavat haku- ja raportointimahdollisuudet, ja rajaton määrä hakuvaihtoehtoja parantaa sekä joustavuutta että tehokkuutta.

Kirjanpito ja Konsernikirjanpito

  • Tilinpäätökset
  • Tasekirjan muodostus
  • Kirjanpidon liittymät
  • Tilintarkastaja
  • Keräilyt ja eliminoinnit kuukausittain
  • Vero API -rajapinnat

Kirjanpito-ohjelmassa on automatisoitu

  • Reskontrien ja pankkitietojen ajantasaisuus
  • Jakson ALV:n ja tuloveron käsittely
  • Käyttöomaisuuden poistolaskenta
  • Lomapalkkavelkajaksotus, TyEL-jaksotus yms.
  • Sopimuslaskutuksen jaksotus
  • Nettovarallisuuslaskelma, kassavirtalaskelma, liikepääomavirtalaskelma, rahoituslaskelma

Maestron ohjelmistossa kaiken ytimenä toimii kirjanpito. Se antaa henkilöstön keskittyä erikoisosaamiseensa käsinkirjaamisen sijaan.

Kun kirjanpito-ohjelma on kertakirjaava, se vähentää työmäärää ja virheitä, ja lisää samalla työskentelyn tehokkuutta. Päätöksenteko perustuu aina faktoihin, ja ennustaminen helpottuu kun järjestelmään kirjattu tieto on samantien ajantasaisena koko järjestelmän käytössä.

Maestrossa vaivattomuus on keskeistä. Melkeinpä kaikki kirjanpidon viennit tapahtuvat Maestron muista osista – lähes 98 % peruskirjauksista toteutuu ilman käsityötä.

Et tarvitse myöskään erillistä pankkiliikenneohjelmaa, sillä sisäänrakennettu Maestron Pankkiliikenne hoitaa puolestasi mm. tiliotteiden ja viitteiden käsittelyn. Samalla  Pankkiliikenne päivittää reskontrat automaattisesti, ja tekee kirjanpidon pankkitositteet. Lisäksi Pankkiliikenne hoitaa esimerkiksi palkanmaksuaineistot palkkalaskennasta, ostolaskujen maksuaineistot ostoreskontrasta ja maksujen kuittauksen ostoreskontraan.

Palkanlaskenta

  • Vero API -rajapinnat
  • EK-tilastot
  • Lomareskontra
  • Henkilösivukulujen jaksotus
  • Tuntisyöttö ja matkalaskut

Maestro Palkanlaskenta tuottaa kirjanpidon aineiston palkkojen osalta täysin automaattisesti. Se laskee automaattisesti ennakko-, työntekijän työttömyysvakuutus-, työntekijän työeläke- sekä ay-maksupidätykset. Myös palkkojen maksutiedot siirtyvät samalla maksuliikenteeseen.

Palkkatiedot voivat muodostua palkkatietojen syötön ja matkalaskujen käsittelyn lisäksi myös kolmansien osapuolien ohjelmistoista, esimerkiksi työvuorosuunnitteluohjelmistoista. Monista muista järjestelmistä poiketen Maestrossa palkat voidaan kirjata sitomatta niitä palkkajaksoihin.

Palkanlaskennalle olennaiset tulosteet ja raportit ovat myös helposti saatavilla. Esimerkiksi lomapalkkalaskenta ja -tilastot, lomareskontra, pekkaset, lähdeverolliset, palkkatodistukset, poissaoloraportit,  ja palkkalistat ovat helposti hallittavissa palkanlaskentaohjelmassa ja saatavilla silloin, kun niitä tarvitaan. Palkanlaskenta on tuskin koskaan ollut näin vaivatonta.

Jaksotukset ja sisäinen laskenta hoituvat automaattisesti — Palkkatiedot jaksottuvat kirjanpitoon kuukausittain eläkkeiden, sosiaaliturvamaksujen ja muiden sivukulujen osalta. Sisäisen laskennan tiedot ja sosiaalikulut jakautuvat automaattisesti kirjanpitoon palkkatapahtuman rivien perusteella.

Pankkiyhteydet

  • Tiliotteet ja viitesiirrot kirjanpitoon
  • Ostolaskut ja palkat suoraan maksuaineistoon
  • Reskontrakuittaukset
  • Valuuttakurssien nouto
  • Sähköiset laskut, lähetys ja nouto
  • Kuluttajan e-lasku ja suoramaksu

Lainaseuranta, Maksuvalmiusennuste ja Moniyritysversio

  • Lainareskontran ylläpito
  • Rahatilanteen ennakointi maksuvalmiusennusteella
  • Tieto asiakkaiden maksukäyttäytymisestä

Karhukirjeet ja Korkolaskutus

  • Ensimmäisen ja toisen asteen karhukirjeet
  • Perintäliittymät
  • Korkolaskut

Käyttöomaisuuskirjanpito

  • Suunnitelman mukaiset poistot kuukausittain kirjanpitoon
  • Käyttöomaisuuden myynnin hallinta
  • Veropoistot ja poistoerot tilinpäätökseen

Ostolaskujen käsittely ja automaatio

Maestro tarjoaa käyttöösi modernin ostolaskujen käsittelyn, jossa vastaanotat yrityksesi kaikki laskut sähköisinä. Se on helppokäyttöinen ja helppo omaksua läpi koko organisaation – ja luonnollisesti mobiilikäyttöinen. Mutta ennen kaikkea siinä on pisimmälle viety automaatio, joka nopeuttaa käsittelyprosessia merkittävästi, ja tuo samalla isoja säästöjä päivittäisessä käytössä.

1. Hyväksyntä yhdellä klikkauksella tai automaattikiertoon

Maestrolla saat kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan tarvittaessa hyväksyä yhdellä napin painalluksella. Jos lasku vaatii hyväksymis- ja tarkastuskiertoa, se voidaan määritellä toimittajakohtaisesti etukäteen valmiiksi.

Käsittely nopeutuu merkittävästi, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle sekä valmiiksi mietittyyn käsittelyprosessiin.

2. Tiliöinti automaattisesti

Maestrossa toimittajakohtaisten laskujen tiliöinti voidaan räätälöidä etukäteen valmiiksi erilaisilla tiliöintipohjilla. Tiliöintipohjissa on valmiina kirjanpidon tilit, laskentakohteet sekä rivisummat.

Maestro ehdottaa automaattisesti uudelle laskulle valitun tiliöintipohjan mukaista tiliöintiä.

 

3. Kirjanpito automaattisesti ajan tasalla

Kun ostolasku on kiertänyt hyväksytysti prosessin läpi, tiedot siirtyvät luonnollisesti automaattisesti ostoreskontraan. Niinpä kirjanpito ja raportointi ovat aina ajan tasalla.

4. Oikeuksia ja rajoituksia sopivasti

Maestrossa voidaan luonnollisesti määritellä myös pitkälle mietittyjä käyttöoikeuksia sekä yksittäisille käyttäjille että käyttäjäryhmille. Hyväksymisrajoilla voidaan estää käyttäjää myös hyväksymästä laskuja, joiden loppusumma ylittää sallitun rajan.

Varahenkilöasetuksilla voidaan joustavasti määritellä käsittelijöille varahenkilöt esimerkiksi lomien ajaksi. Ja käsittelyprosessia voidaan nopeuttaa ennalta nimeämällä laskuille oletuskäsittelijöitä vaikkapa toimittajien tai laskentakohteiden mukaan.

5. Käsittelyn automaatio säästää mitatusti työaikaa

Laskujen määrästä riippuen automatisoinnin lopputuloksena työaikasäästö vuodessa voi olla muutamista päivistä yli sataan päivään.

Paljonko teillä säästyisi aikaa ostolaskujen automatisoinnilla?

Mikäli yrityksen liiketoimintaa halutaan johtaa tiedolla, on ostolaskujen käsittelyn tehokkuudella valtava merkitys. Jos tieto kuluista ei kulkeudu kirjanpitoon reaaliajassa, ei kokonaiskuva yrityksen taloudellisesta tilasta ole myöskään reaaliaikainen. Ostolaskujen käsittelyssä käytettävät sovellukset ovat helpottaneet työtä ja vähentäneet siihen kuluvaa aikaa. Silti monet työvaiheet joudutaan tekemään vielä manuaalisesti.

Maestro Ostolaskut -sovellus on tässä suhteessa erilainen. Sen avulla ostolaskujen käsittelyprosessi voidaan automatisoida – laskutyypistä riippuen – kokonaan tai lähes kokonaan. Eikä automaatioon tarvita erillisiä ohjelmistorobotteja tai muita kolmannen osapuolen ratkaisuja – kaikki vaaditut ominaisuudet löytyvät sovelluksesta itsestään.

Paljonko automatisointi todella säästää työaikaa?

Ennen automaatiota – tunnista erilaiset ostolaskut

Ostolaskut voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan:

  • Säännöllisesti toistuvat laskut –  voidaan automatisoida 100%:sti
  • Tuotelaskut –  voidaan automatisoida 70%:sti
  • Satunnaiset laskut – voidaan automatisoida 40%:sti.

Säännöllisesti toistuvia laskuja ovat tyypillisesti puhelinlaskut, kiinteistön huolto, vuokrakulut ja vakuutukset. Tuotelaskut puolestaan liittyvät yrityksen tuotannolliseen toimintaan, joiden sisältö saattaa vaihdella mutta toimittaja pysyy samana. Kaikille yrityksille tulee myös satunnaisia laskuja, joissa toimittaja kuitenkin on usein sama. Näitä ovat esimerkiksi äkilliset ja kertaluonteiset materiaali- ja palvelulaskut, kuten korjaustoimenpiteet, lukkosepän palvelut tai vaikkapa markkinointimateriaalin painatukset.

Miten pääset alkuun automatisoinnissa?

  1. Aloita säännöllisesti toistuvista ostolaskuista.
  2. Automatisoi aluksi ainakin tiliöinti ja laskujen kierto.
  3. Testaa myös automaattista tarkastusta ja hyväksyntää.
  4. Laajenna automaation käyttöä myös tuote- ja satunnaisiin laskuihin.

Laskujen määrästä riippuen automatisoinnin lopputuloksena työaikasäästö vuodessa voi olla muutamista päivistä yli sataan päivään. Miten tämä on mahdollista?

Kirjoitimme lyhyen oppaan aiheesta – voit ladata sen alla olevasta linkistä. Oppaassa kerromme selkeästi ja ytimekkäästi, kuinka voit vaikkapa vaiheittain toteuttaa ostolaskujen automatisoinnin. Oppaan lopussa on todellisia, mitattuja esimerkkejä asiakkaidemme saavuttamista säästöistä. 

Ostolaskujen käsittelyssä aikaa menee useaan eri vaiheeseen. Eniten aikaa kuluu usein tiliöinteihin, tämän lisäksi käsittelijöiden ja tarkastajien työhön, laskun hyväksymiseen sekä usein myös käsittelijöiden muistutteluun.

Kaikkeen tähän menee todellisten mittausten mukaan aikaa 5-15 minuuttia per lasku, vaikka kaikki laskut saapuisivatkin yritykseen sähköisinä. Oppaassamme ajansäästöt on laskettu varovaimmilla aika-arvioilla, eli niin että laskun käsittelyyn kuluu kaikkinensa viisi minuuttia.

Lataa opas, ja mieti oman organisaatiosi tilannetta – paljonko teille tulee vuositasolla ostolaskuja, ja minkä tyyppisiä ne ovat. Meiltä saat käyttöösi myös laskurin, jonka avulla voit laskea automatisoinnilla saavutettavan konkreettisen ajansäästön. Lupaamme, että se on vähintäänkin useita päiviä vuodessa!

Lymyileekö yrityksessäsi aikasyöppö ja rahareikä?

Suomi on täynnä ostolaskujen käsittelyjärjestelmiä, jotka ovat sekä vanhahtavia että kalliita ylläpitää. Vanhan järjestelmän käytön raskaus onkin yksi suurimmista henkilöstön aikasyöpöistä – ja sitä kautta iso rahareikä.

 

Vertaa tätä 10 kohdan listaa oman yrityksesi tilanteeseen:

  1. Saatko kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan hyväksyä napin painalluksella?
  2. Saatko määriteltyä hyväksymiskierron toimittajakohtaisesti etukäteen valmiiksi? Käsittely nopeutuu, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle.
  3. Saatko tehtyä tiliöinnin myös automaattisesti ja toimittajakohtaisesti?
  4. Siirtyvätkö hyväksytyn ostolaskun tiedot automaattisesti ostoreskontraan?
  5. Voitko hyväksyä ostolaskut mobiilisti?
  6. Kuinka paljon yrityksessäsi jää käteisalennuksia hyödyntämättä kuukausitasolla?
  7. Entä kuinka paljon yrityksessäsi maksetaan turhia korkokuluja viivästyneistä ostolaskuista?
  8. Kuinka nykyisessä järjestelmässä muistutetaan hyväksyjiä ja tarkastajia, jos laskun käsittely on unohtunut?
  9. Löydätkö haluamasi laskun järjestelmästä helposti, jos etsit tietyn toimittajan laskuja tai tietyn hyväksyjän hyväksymiä laskuja?
  10. Osaako nykyinen järjestelmä tunnistaa usein toistuvia laskuja, ja hyväksyä sen automaattisesti? Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat vaikkapa puhelinlaskut, sähkölaskut ja vuokralaskut.
Jaa LinkedInissä
Jätä yhteydenottopyyntö