Auto-Ilves Oy siirtyi reaaliaikaiseen taloushallinnon seurantaan Maestrolla
Hämeenlinnan Auto-Ilves Oy siirtyi reaaliaikaiseen taloushallinnon seurantaan Maestrolla
Hämeenlinnan Auto-Ilves Oy:ssä Maestron järjestelmällä korvattiin kolme erillistä taloushallinnon ohjelmistoa. Ensimmäisenä Maestro-aikaan siirtyi palkanlaskenta, vuoden vaihteessa järjestelmään liitettiin kirjanpito ja reskontra.
Yhdellä järjestelmällä kolmen työt
Sen jälkeen, kun Maestro tuli taloon, on Hämeenlinnan Auto-Ilveksessä voitu seurata kaikkia talouden osa-alueita päivittäin. Aikaa ja käsityötä säästyy etenkin reskontrassa ja palkanlaskennassa.
”Etenkin tiliotteiden päivittäinen käsittely ja rahoitettavien autojen reskontraseuranta on nyt huomattavasti helpompaa kuin ennen”, kertoo talouspäällikkö Heli Leppänen.
Autokaupoissa varsin yleisen loppuvelan eli vanhasta autosta jääneen velan käsittely muuttui niin ikään helpommaksi.
”Nyt se tallentuu halutulla tavalla yhdellä toimenpiteellä, kun entisessä järjestelmässä samat tiedot jouduttiin käsittelemään kolmeen kertaan”, kertoo Leppänen.
Osastopäälliköt mielissään
Auto-Ilveksessä Maestron järjestelmää käyttävät myös autotalon myyntipäälliköt. Nyt he voivat tarkastella merkki- tai toimipaikkakohtaisia lukuja päivittäin. Muutos on suuri, sillä entisestä taloushallintojärjestelmästä he saivat raportit vain kerran kuukaudessa.
Palkanlaskennasta aikaa muihin töihin
Leppänen arvioi, että aikaa säästyy eniten palkanlaskennassa. Aiemmin palkanlaskija muun muassa laski 55 työntekijän sosiaaliturvamaksujaksotukset erikseen ja syötti ne käsin järjestelmään. Nyt järjestelmä laskee sotut automaattisesti.
”Myös erilaisten palkanmaksuun kuuluvien tiliöintien käsinsyötöstä on päästy kokonaan eroon.”
Päivitykset kuntoon yhdellä kertaa
Entinen merkkipohjainen taloushallinto-ohjelma oli talouspäällikkö Heli Leppäsen mukaan auttamattoman vanhanaikainen ja joustamaton. Kun järjestelmän eri osilla vielä oli eri toimittajat, koettelivat pala kerrallaan tapahtuneet päivitykset taloushallintojärjestelmän käyttäjien kärsivällisyyttä.
”Ongelmatilanteissa sitten soittelimme sinne tänne. Nyt riittää, kun otamme yhteyttä Maestroon. Halusimme järjestelmän, jossa mahdollisimman monta asiaa hoituu yhdellä tietojen syötöllä, jota hallinnoi vain yksi toimija, ja jota voidaan täydentää tarpeen mukaan”, luettelee Leppänen.
Korttireskontran hankkimisesta onkin jo ollut puhetta, mutta sitä ennen Auto-Ilveksen talouspäällikkö, osto- ja myyntireskontran hoitaja ja palkanlaskija haluavat perehtyä uusiin ohjelmistoihin kunnolla.
”Pankkikorttisuoritukset kirjautuvat automaattisesti jo nyt. Luottokorttisuoritukset sen sijaan kirjaamme vielä manuaalisesti joka päivä”, Heli Leppänen kertoo.