Honkalampi-säätiö vie turhat mutkat historiaan Maestrolla

”Kun kaikki Maestron ohjelmistot saadaan käyttöön, aikaa jää myös toiminnan kehittämiseen, eikä vain rutiinien pyörittämiseen”, toteaa Honkalampi-säätiön toimistopäällikkö Satu Toivanen tyytyväisenä. – Jo nyt on matkalaskujen käsittely sekä ostolaskujen käsittely nopeutunut huomattavasti.

Honkalampi-säätiö vaihtoi usean toimittajan ohjelmistot Maestron toiminnanohjausjärjestelmään ja sai toimivan sähköisen paketin, johon tarvittavat kaksi ulkopuolista työvuoro- ja palkkaohjelmaa saatiin kätevästi integroitua. – Maestron ratkaisu oli tarjolla olleista kokonaisvaltaisin ja taloudellisestikin kilpailukykyinen, sanoo Satu Toivanen.

Honkalampi-säätiö

Honkalampi-säätiö on vuonna 1991 perustettu monialainen sosiaalipalveluita tarjoava säätiö, jonka toimialoja ovat asumispalvelut, työvalmennus, tulkkaus- ja avustajapalvelut sekä kuntoutus- ja ohjauspalvelut. Vakinaista henkilöstöä on noin 250, joiden lisäksi säätiö toimii palkan sijaismaksajana lähes 600 henkilökohtaiselle avustajalle. Päätoimipiste on Joensuussa, mutta viime vuosina toiminta on laajentunut valtakunnalliseksi.

Maestron järjestelmissä aktiivisia tulospaikkoja on tällä hetkellä yli 60. Tulospaikkojen määrää kasvattaa paitsi kymmenet fyysiset toimipisteet, myös toiminnan jakautuminen varsinaiseen toimintaan ja erikseen seurattaviin/raportoitaviin avustettaviin hankkeisiin ja projekteihin.

Käsityöstä sähköiseen järjestelmään

Uusia ohjelmistoja lähdettiin etsimään, koska osa aikaisemmista oli tullut tiensä päähän.

– Halusimme päästä syöttämään matkalaskut ja myyntitilaukset sähköisesti, sillä käsittelimme esimerkiksi pelkästään paperisia matkalaskuja 300–350 kappaletta kuukaudessa. Se ei ollut entisissä ohjelmissa mahdollista. Lisäksi meiltä lähtee kuukausittain lähes kaksi tuhatta tilinauhaa, jotka haluttiin päästä lähettämään sähköisesti aiemman käsin kuorittamisen ja postittamisen sijaan, kertoo Satu Toivanen muutostarpeen syistä.

Lisäksi kaikki aiemmat ohjelmat eivät olisi taipuneet SEPAan ilman mutkikkaita järjestelyjä.

– Maestron toiminnanohjaus korvasi kolme muuta toimijaa, kertoo avainasiakaspäällikkö Jyrki Pesonen Maestrolta. – Työvuorosuunnitteluohjelma Titaniaa käyttää moni muukin meidän asiakkaistamme, emmekä ole halunneet keksiä pyörää uudelleen, vaan olemme rakentaneet siihen toimivan integroinnin, jota Honkalampi-säätiössäkin voitiin nyt hyödyntää.

Eroon lipuista ja lapuista

Kun matkalaskujen sekä myyntitilausten syöttö saatiin sähköiseksi, päästiin samalla eroon lukuisista lippusista ja lappusista.

– Ennen nämä kaikki kulkivat paperilla ja niitä läheteltiin postitse. Nyt kirjaukset voidaan tehdä suoraan järjestelmiin oman verkkomme sisällä ja liitteetkin kulkevat sähköisessä muodossa. Paperimäärää on näin saatu vähennettyä, toteaa Satu Toivanen.

Paperimäärä vähenee entisestään, kun sähköinen arkistointi saadaan kokonaisuudessaan käyttöön ja kirjanpidonkin tositteet siirtyvät sinne.

– Valmiissa järjestelmässä paperittomuus toteutuu jo aika hyvin, sanoo Jyrki Pesonen.

Etsivä löytää ja mutkattomuus helpottaa

Sen lisäksi, että Maestron ohjelmistot säästävät työaikaa, kun laskujen ja tilausten käsin käsittely on vaihtunut sähköiseen, säästyy työaikaa myös kuun vaihteen työvaiheissa sekä erilaisten tositteiden haussa.

– Ennen ostolaskut olivat eri ohjelmassa kuin taloushallinto ja tositteita etsiessään piti aina vaihtaa ohjelmaa, nyt kaikki löytyy samasta. Todella hyvä on myös yhteys kirjanpidosta suoraan matkalaskuihin, kiittelee Satu Toivanen Maestron tarjoamaa helpotusta.

Kuun vaihteen täsmäytyksien työmäärä on myös jäänyt historiaan, muistuttaa Jyrki Pesonen. – Ei tarvita shekkitilien ja reskontran täsmäytyksiä eikä tositteiden etsimisiä. Maestron pankkiliikenneohjelma kirjaa tiliotteen viennin alusta loppuun, kuittaa saapuneet suoritukset, kohdistaa reskontraan, kuittaa ostovelat jne sekä kirjaa lopulta epäselvät selvitystilille. Koska järjestelmä ei anna kirjata reskontratileille kohdistamatta vientejä reskontriin, ne eivät myöskään mene sekaisin, Pesonen selittää.