Urheilu-Koskimies Oy säästää 75% hallinnon työaikaa Maestrolla
Urheilu-Koskimies Oy säästää 75% hallinnon työaikaa Maestrolla
Urheilu-Koskimies on toiminut lähes 40 vuoden ajan urheiluvälineiden, veneiden, koneiden ja moottoripyörien jälleenmyyjänä Lappeenrannassa. Asiakkaat ovat pääosin kuluttajia, mutta myös yritykset, koulut ja urheiluseurat ovat merkittävä asiakaskunta. Vähittäismyynnin lisäksi yrityksellä on oma huolto sekä talvisäilytyspalvelu. Yrityksellä on noin 50 työntekijää.
Urheilu-Koskimies on ollut Maestron asiakas jo 1990-luvun loppupuolelta lähtien. Varaston siirtäminen koneelle toimi alkuperäisenä sysäyksenä kassajärjestelmän vaihtoprosessille; vanha järjestelmä ei pystynyt vastaamaan tarpeeseen. Urheilu-Koskimies käytti ulkopuolista asiantuntijaa valintaprosessissa, jonka loppusuoralla vertailtiin 3–4 eri järjestelmää. Maestro tarjosi sopivimman ratkaisun.
Helppoutta ja laajennettavuutta
”Urheilu- ja konekauppa vaativat kovin erityyppisiä asioita järjestelmältä. Maestron avulla kaikki yrityksemme toiminnot voivat käyttää samaa järjestelmää, vaikka tarpeet ovat erilaisia”, kertoo yrittäjä Jaana Koskimies.
Ajan kuluessa Urheilu-Koskimies on laajentanut järjestelmäänsä. Pääpaino on kassajärjestelmässä ja varastoseurannassa, mutta nykyään mukana on myös palkanlaskenta ja verkkokauppa. Kaikki toimivat saumattomasti yhteen.
”Maestron järjestelmää on ollut helppo laajentaa, ja sopivia valmiita lisäosia on ollut hyvin tarjolla. Maestron laaja valikoima on jopa päässyt yllättämään. Olemme aina saaneet tarvitsemamme osat ja toiminnot”, Koskimies jatkaa.
Ajantasainen tieto helposti saatavilla
Järjestelmän monipuolisuus ei rajoitu pelkästään laajennusmahdollisuuksiin. Yrityksessä on oltu tyytyväisiä Maestron toimintojen runsauteen.
”Järjestelmästä saa tarvittavaa tietoa ulos helposti. Raporttimahdollisuuksia on paljon ja niitä pystyy muokkaamaan, joten kaikki varmasti saavat haluamansa raportit. Pienellä viilauksella jopa erikoistapaukset ovat onnistuneet”, Koskimies kertoo.
Toiminnoista löytyvät myös järjestelmän tuomat huomattavimmat edut. Nyt tieto on aina ajan tasalla.
”Aiemmin tilaukset olivat helposti vain paperilapulla jonkun takataskussa. Nyt kun tiedot syötetään heti ja vain järjestelmään, ne ovat kaikkien saatavilla. Kone näyttää saldon suoraan, ja etsitty tuote löytyy jos ei hyllystä niin muualta – jollei sitä ole varastettu. Aiempi järjestelmä ei ole edes verrattavissa Maestroon”, Koskimies kuvailee.
”Kun kaikki tieto on koneella, asiat etenevät, vaikka tilauksen tehneellä työntekijällä olisi vapaapäivä. Hintatiedotkin ovat aina kaikkien nähtävillä, ja jokainen työntekijä on tietoinen esimerkiksi tarjouksista. Turha kyseleminen on jäänyt pois”, kertoo järjestelmää alusta alkaen käyttänyt Merja Kyllönen.
Kertakirjaava ja helppokäyttöinen järjestelmä säästää kaikkien aikaa
Maksupäätemaksut sujuvat vikkelästi ja ne kuittautuvat järjestelmässä automaattisesti. Automaattinen käsittely säästää huimasti aikaa verrattuna esimerkiksi tilanteeseen, jossa joka ainoa maksutapahtumarivi pitäisi käydä läpi käsin.
Maestro on helpottanut toimia myös muualla kuin kassalla. Esimerkiksi jos ostolaskua tarkastettaessa se ei täsmää tilauksen kanssa, laskun jäljittäminen järjestelmästä on helppoa. Jos virheitä on paljon, järjestelmä säästää huomattavasti aikaa.
”Verotarkastuksenkaan yhteydessä ei kenenkään tarvinnut mennä päiväksi arkistokaappiin etsimään kuittia, kun haluttu tieto löytyi helposti muutamalla rajauksella”, Koskimies muistelee.
”Ennen hallinnon työt valmistuivat iltapäivällä kahden aikaan. Maestron käyttöönoton jälkeen aikaa on säästynyt päivittäin neljä tuntia muille tehtäville”, Kyllönen jatkaa.
Maestron järjestelmä on helpottanut toimia, mutta sitä on myös helppo käyttää. Lähes kaikki Urheilu-Koskimiehen työntekijät käyttävät järjestelmää joko kassalla, varastossa, varaosaosastolla tai taustatoimissa.
Yhteistyö toimii
Maestron kanssa toimiminen on ollut helppoa. Koulutus- ja tukitarpeisiin on aina vastattu, vaikka käyttäjien valmiustaso on ollut hyvin erilainen. Nämä ovat johtaneet käyttöönoton kynnyksen madaltumiseen.
Vuosien saatossa Urheilu-Koskimiehelläkin tilanteet ovat muuttuneet, mutta ohjelmisto on ylläpitosopimuksen ansiosta pysynyt aina ajan tasalla antaen mahdollisuuden muutoksiin – ja laajentamiseen.