Lappeenrannan Palvelukeskussäätiö: Maestro helpotti huomattavasti säätiön ravintoloiden kassatoimintoja ja palkanlaskentaa

Lappeenrannan Palvelukeskussäätiö palvelee asiakkaansa Maestron konesalista

Suoraveloitustarpeet johtivat järjestelmätoimittajan vaihdokseen

Lappeenrannan palvelukeskussäätiö vaihtoi taloushallintojärjestelmänsä Maestroon vuonna 2011, koska suoraveloituspalvelun laajentaminen oli silloiselle järjestelmätoimittajalle ylivoimaista. Säätiöllä on 363 asuntoa, joiden asukkaista lähes kaikki maksavat vuokransa suoraveloituksella. Suoraveloitusta käytetään myös siivous- ja ateriapalvelujen laskutuksessa.

Palvelukeskussäätiö myy palveluja muillekin kuin omille asukkailleen. Muun muassa kursseja ja liikuntaharrastuksia järjestävät seurat ja yhdistykset vuokraavat palvelukeskuksen kokous-, sauna- ja liikuntatiloja. Palvelukeskusten ravintolatilat ovat puolestaan suosittuja perhejuhlien ja muiden yksityistilaisuuksien pitopaikkoja.

Lounaat kassasta kirjanpitoon kertakirjauksella

Lappeenrannan palvelukeskussäätiö hoitaa Maestron taloushallinto-ohjelmalla vuokranvalvontaa, myyntilaskutusta, osto- ja myyntireskontraa, palkkalaskentaa, kirjanpitoa ja pankkiliikennettä. Lisäksi ohjelmaan on integroitu sähköinen ostolaskujen kierrätys sekä ravintoloiden kassatoiminnot.

Maestron käyttöönotto helpotti huomattavasti palvelukeskussäätiön neljän ravintolan kassatoimintoja. Ravintoloissa tarjoillaan vuosittain yli 45 000 ateriaa.

– Ennen verrattiin kuitteja tiliotteisiin ja kirjattiin myynnit yhteissummin pääkirjanpitoon, kertoo kanslisti Paula Heiskanen. Kassojen ja kirjanpidon vertaamiseksi tehtiin paljon työtä. Nyt jokainen kassaan lyöty tapahtuma siirtyy saman tien kirjanpitoon asti.

Seuraavaksi on tarkoitus siirtää kotiinkuljetusaterioiden laskutus suoraan kuljetusjärjestelyohjelmasta Maestroon. Kotiinkuljetusaterioita viedään omissa kodeissaan asuville asiakkaille vuosittain noin 47 000 kpl.

Työnantajatilastot valmistuvat vaivattomasti

Palvelukeskussäätiö on ylipäätään tyytyväinen Maestroon, mutta yksi toiminto nousee yli muiden. Ennen Maestroa työnantajatilastointia varten koottiin kaikkien noin 100 vakituisen ja 50 tuntityöntekijän ja sijaisen palkkatiedot käsin. Nyt ei enää tarvitse selata mappeja, vaan jokaisen työntekijän palkkatiedot tulostetaan tilastoon yhdellä napin painalluksella suoraan järjestelmästä.

Toimipaikkojen väliset laskut kiertävät verkossa

Sähköinen ostolaskujen käsittelyjärjestelmä on puolestaan mullistanut palvelukeskussäätiön ostolaskujen käsittelyn.

– Kaikki laskut skannataan ja kierrätetään sähköisesti eri toimipisteisiin esimiesten tarkastettaviksi, kertoo taloussihteeri Erja Lairi.

Vaikka palvelukeskussäätiö jo saakin osan ostolaskuista verkkolaskuina, ei verkkolaskutuksen laajentaminen myyntilaskutukseen ole ajankohtaista.

– Asiakkaamme ovat pääosin ikäihmisiä, ja vain harvat käyttävät verkkopankkia, Lairi perustelee. Katsotaan sitten, kun seuraava sukupolvi muuttaa asuntoihimme. Maestroahan on mahdollista täydentää tarpeen mukaan. Lairin työtä helpottaa huomattavasti se, että Maestro noutaa tiliotteet automaattisesti joka yö ja ne ovat aamuisin tulostettavissa. Samalla viitesuoritukset kirjautuvat reskontraan sekä kirjanpitoon.

”Konesalipalvelu sopii meille”

Maestron käyttöönoton yhteydessä Lappeenrannan palvelukeskussäätiöstä tuli pilvipalvelun käyttäjä. Taloussihteeri Lairista on erinomaista, että Maestro huolehtii myös ohjelmistopäivityksistä ja varmennuksista. Apua palvelukeskussäätiön henkilöstö on saanut nopeasti Maestron tuesta. Jotain he myös laittavat kotikenttäedun piikkiin. Varsinkin silloin alussa Maestron asiantuntijat kävivät usein paikan päällä neuvomassa, kertovat Heiskanen ja Lairi.

Jaa LinkedInissä
Jätä yhteydenottopyyntö