Renkaan riekaleet moottoritiellä – merkki talousjohdon epäonnistumisesta?

Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta – osa 1

Moottoritien varrella makaa rekan renkaan riekaleet. Tuttu näky monelle. Se on myös merkki suurista kustannuksista sille kuljetusalan yritykselle, jonka kalustosta tuo rengas hajosi. Mutta erityisesti se on merkki ennakoinnin epäonnistumisesta.

Kyseinen rekka oli lähtenyt suorittamaan matkaa renkailla, joiden jäljellä oleva elinkaari oli lyhyempi kuin kuljettava reitti. Tämän seurauksena kuljetusliikkeen on täytynyt kutsua huolto sekä varaosat tien varteen, joka jo itsessään on kallista. Varsinkin, jos hajoaminen on tapahtunut huoltoliikkeen virka-aikojen ulkopuolella. Mutta suurin vahinko syntyi kuitenkin kuljetusten viivästymisestä – niin taloudellisesti kuin maineen osalta.

Tätä huomiota voidaan myös pitää laajemmin esimerkkinä ennakoimisen merkityksestä kuljetusalan liiketoiminnassa.

Tulevaisuuden ennustaminen – talousjohtajan tärkein tehtävä

Miten tämä olisi sitten voitu välttää?

Renkaiden kuntoa tulee mitata säännöllisesti – on tunnettava missä elinkaaren vaiheessa renkaat ovat. Näin voidaan optimoida rengaskaluston käyttö ja ennustaa, milloin on aika hankkia uudet. Maestron asiakas Lapin Kumi Oy tekee tätä omille asiakkailleen ja auttaa mittauksien avulla tunnistamaan nykykaluston kunnon ja sen myötä ennustamaan näiden jäljellä olevan käyttöiän. Näin he auttavat asiakkaitaan ennustamaan tulevaa ja välttymään ikäviltä yllätyksiltä tien varressa.

Samaa ennustamista kaivataan yleisesti liiketoiminnan johtamisessa tiedolla – ja sama vähimmäisvaatimus nykytilan tuntemuksesta esiintyy myös tässä. Taloushallinnon perinteinen rooli on ollut pitää kirjaa menneistä, mutta nykytilan tuntemus ei ole ollut sen vahvuus. Nyt odotukset ovat muuttuneet ja talousjohtajan on kyettävä siirtämään katse peräpeilistä tulevaisuuteen.

Ja tulevaa ei voi mitenkään ennustaa, ellei menneisyyden lisäksi tunne nykytilannetta.

Automaatio antaa aikaa keskittyä olennaiseen

Nykytilan tunteminen – eli käytännössä reaaliaikainen tieto yrityksen talouden luvuista on mahdollista saavuttaa oikeilla työkaluilla. Pitkään palvelleilla Excel-taulukoilla ja erillisillä kirjanpidon työkaluilla on varmasti saatu tuotettua luotettavaa tietoa menneestä, mutta niiden käyttö on hidasta ja usein vaatii samojen asioiden kirjaamista uudestaan paikasta toiseen.

Jotta talouden lukuihin saataisiin reaaliaikainen näkymä – joka taas mahdollistaa ennustamisen – on näiden lukujen tuottamista pystyttävä nopeuttamaan. Käytännössä tämä tarkoittaa tietojen syöttämistä kertakirjauksella ja automaatiota saman tiedon siirtymisessä taloushallinnon funktiosta toiseen, kuten myyntilaskutuksesta kirjanpitoon. Tai muista funktioista taloushallintoon, kuten työvuorosuunnittelusta palkanhallintaan.

Kun tieto menneestä pystytään tuottamaan liki täysin automaattisesti, saadaan aina reaaliaikainen kuva siitä, mitä yrityksen taloudessa tapahtuu. Tämä tieto, yhdessä menneestä koottujen raporttien kanssa, auttaa talousjohtoa ennustamaan myös tulevaisuutta ja johtamaan yrityksen tekemiä päätöksiä tiedolla.

Näin voidaan ennakoida ja välttää liiketoiminnan sudenkuopat – aina hajoavista renkaista liian korkeisiin ylityökustannuksiin.

Kiteytettynä:

• Ennakoimalla on mahdollista välttyä ikäviltä yllätyksiltä liiketoiminnassa, kuten rekkakaluston renkaiden hajoamiselta moottoritiellä
• Ennakoinnin ja ennustamisen vähimmäisvaatimus on nykytilan tunteminen – Lapin Kumi auttaa omia asiakkaitaan tässä mittaamalla ja laskemalla renkaiden kuntoa sekä elinkaarta. Maestro auttaa asiakkaitaan taas tuottamaan reaaliaikaista tietoa liiketoiminnan nykytilasta nopeuttamalla ja automatisoimalla taloushallinnon prosesseja

Jesse Järvisen kuljetusalan blogisarjan muut kirjoitukset:

• Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta – osa 2: Kuljetusalan yritykset suhdanteiden pyörteissä – miten reagoida talouden muutoksiin?
• Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta – osa 3: Omistamisen puolesta – kaluston omistaminen ja kulujen ennustettavuus

Mitä hyötyä Maestro Taloushallinnon kokonaisuus tuo kuljetusyrityksellesi?

Kun Kuljetusliike Kantola & Koramo Oy otti Maestron kirjanpito-ohjelmat ja sähköisen laskujen kierrätyksen käyttöön vuonna 2016, tavoitteena oli ajansäästö kirjanpidossa ja raportoinnin parantaminen. Tavoite toteutui yli odotusten: kirjanpitoon kulunut aika putosi kolmannekseen entisestä.

Lue myös tuore kuljetusalan toimialakatsaus täältä.

Täältä voit lukea Kantola & Koramon talouspäällikkö Tuomas Anttilan tarinan kokonaisuudessaan.

Haluaisitko lisätietoja aiheesta? Jätä tästä yhteystietosi, niin otamme yhteyttä! Tällä lomakkeella voit liittyä myös kuljetustoimialan postituslistallemme.