Tilitoimisto laittoi automaation töihin – kaikki siirtyy sähköisesti
Tilitoimisto Yritystoiminnan Ratkaisijat on automaation edelläkävijä: yritys on hyödyntänyt sen mahdollisuuksia jo yli kaksikymmentä vuotta. Automaation ansiosta tilitoimisto o tehostanut toimintaansa, ja voinut lisätä asiakasmääräänsä. ”Nykyään olemme asiakkaidemme kaikenkattava talousosasto”, kertoo Ratkaisijoiden asiantuntija, KLT Arja Puittinen.
Savonlinnalainen tilitoimisto Ratkaisijat on käyttänyt Maestron ohjelmistoa vuodesta 1991. Automaation kehittyminen on helpottanut toimiston arkea merkittävästi: asiakkaiden tiliotteet on voinut siirtää Maestron ohjelmistoon sähköisesti jo yli neljännesvuosisadan ajan, vuodesta 1992 alkaen. Kun Ratkaisijat aloitti laskujen maksamisen Maestron ohjelmistolla 1005, päivittäiset pankkikierrokset ja tilisiirtolappujen kirjoittelu jäi historiaan. 
”Maestron hieno ominaisuus on yhden kirjauksen periaate – kun ostolaskut kirjataan ostoreskontraan, ne siirtyvät pankkiliikenteeseen ja kirjanpitoon automaattisesti. Kun myöhemmin tiliote noudetaan ja se siirtyy kirjanpitoon, reskontrasta kuittaantuvat myyntilaskut ja ostolaskut maksetuiksi”, Puittinen kertoo.
Myös ohjelmiston muut ominaisuudet ovat Ratkaisijoille tärkeitä. ”Maestron avulla voi porautua kirjanpidosta ostolaskun kuvalle tai pankkiliikenteen maksutapahtumaan, eikä tarvitse hyppiä ohjelmien eri osien välillä. Ohjelmiston hakutoiminnot toimivat myös hyvin, ja tapahtumia voi hakea tilikausien yli vaihtamatta kausia erikseen.”
Samat ohjelmistot käytössä asiakkaidenkin kanssa
”Meillä on käytössä ostolaskujen kierrätys, kuittien taltiointi, matkalaskut, ja tietysti taloushallinnon ohjelmisto laajana versiona. Asiakkaamme käyttävät edellisten lisäksi myös kassajärjestelmää, varastonhallintaa, osto- ja myyntitilauksia sekä sopimuslaskutusta”, Puittinen sanoo.
Uusimpana ohjelmana Ratkaisijat on ottanut käyttöön kuittisovelluksen. Asiakkaat voivat tallentaa pankkikortti- ja käteiskuittinsa heti oston yhteydessä ja lisätä mukaan kuluun liittyvän tarkenteen. Sen jälkeen kuitti on siirrettävissä kirjanpitoon tositteeksi eikä sitä enää tarvitse säilyttää muualla.
Nykyisin jo suurin osa ostolaskuista saapuu sähköisesti ostolaskujen kierrätykseen. Ratkaisijat tiliöi laskut ja lähettää ne asiakkaalle hyväksyntäkiertoon. Asiakkaalla voi myös olla ostotilausjärjestelmä, jossa laskun tiedot ovat jo valmiina. Kun tavara on kuitattu sisään ja jos lasku vastaa tilausta, sen voi siirtää suoraan kirjanpitoon ja maksatukseen. ”Käsittelyä helpottaa se, että ohjelmistoon voi toimittajan kohdalle tallentaa tiliöintitietoja ja laittaa laskun hyväksyjän tiedot automaattisesti.”
Paperin määrä on vähentynyt automaation ja palvelujen sähköistymisen ansiosta
”Pääsemme pikkuhiljaa oikeasti paperittomaan toimistoon, kun asiakkaat ottavat käyttöön sähköistä myyntilaskutusta. Kirjeposti on vähentynyt myös verkkopalkan käyttöönoton myötä”, Puittinen sanoo.
Tulorekisterin toivotaan helpottavan työtä jatkossa vielä huomattavasti, kun tieto siirtyy ajantasaisesti viranomaisille. Esimerkiksi palkoista saadaan sairauspäivärahahakemukset siirtymään automaattisesti Maestron ohjelmistosta Kelalle.
”Meidän ja Maestron välinen yhteistyö on auttanut molempia. Maestro kuuntelee kehitysideoitamme ja neuvoo nopeasti ongelmatilanteissa”, Puittinen sanoo.
Automaatio mahdollistaa monipuolisen työn. ”Nykyään voimme olla asiakkaiden kaikenkattava talousosasto – kirjaamme ostolaskuja kiertoon asiakkaille hyväksyttäväksi, hoidamme laskujen maksun, laskemme ja maksamme palkkoja. Automaation myötä olemme pystyneet lisäämään asiakasmäärää ja tehostamaan työntekoamme”, Puittinen sanoo.
