Toimialakatsaus: Taloushallinto kuljetusalan yrityksessä 2019

Käytäntöjen digitalisointi, seurattavuuden parantaminen, käsin tehtävän työn automatisointi ja näiden myötä kaiken tekemisen tehostaminen on ollut vallitseva suunta kaikessa liiketoiminnassa jo pitkään. Kuljetusala ei ole tästä poikkeus. Nämä muutokset ovat koskettaneet kaikkia toimintoja yrityksissä, mutta erityisen paljon ne ovat muuttaneet talousjohdon roolia, tarkoitusta ja arkista työntekoa.

Näiden asioiden kanssa työskentelee päivittäin myös Kuljetusliike Kantola & Koramo Oy, joka on Koillismaan, Kainuun, Pohjois-Karjala, Etelä- ja Pohjois-Savon alueilla liikennöivä kuljetusliike ja osa valtakunnallista Kaukokiito-ketjua.

”Toimialalla katteet ovat yleisesti ohuita ja alttiita taloussuhdanteen muutoksille. Tämän vuoksi reaaliaikainen liiketoimintalukujen seuraaminen, raportoiminen sekä toimenpiteiden suunnitteleminen näiden pohjalta on yrityksen kannattavuuden kannalta elintärkeää ja toisaalta myös kilpailutekijä, jolla voidaan osoittaa markkinalle yrityksen luotettavuus”, kertoo Kantola & Koramon talouspäällikkö Tuomas Anttila.

Viimeisimmät Kuljetusbarometrit ovat osoittaneet, että talouskasvu on tasaantumassa. Samoin vaatimukset kuljetusten hiilijalanjäljen pienentämiseen ovat kasvamassa. Molemmat ovat asioita, joihin voidaan ainakin osittain vastata optimoimalla kaluston käyttöä, käytettäviä reittejä, ajoneuvojen täyttöasteita ja työvuoroja. Käytännössä tämä tarkoittaa seurannan lisäämistä, kykyä ja ymmärrystä reagoida reaaliaikaisesti seurannan tuottamiin lukuihin ja tarkempaa raportointia pitemmällä aikavälillä havaituista luvuista.

Vastuu näistä asioista kohdistuu yrityksessä yleensä myös talousjohdolle. Jotta talousjohto voi lunastaa roolin muuttuneet odotukset, on työpäivää määrittävien tehtävien muututtava myös. Käytännössä tämä tarkoittaa korkeaa automaatioastetta aiemmin käsin tehdyissä kirjanpidollisissa tehtävissä.

Kuljetusalan liiketoiminta muodostuu ihmisistä

 ”Henkilöstökulut muodostavat merkittävimmän yksittäisen osan liiketoiminnan kustannuksista”, sanoo Tuomas Anttila. ”Henkilöstö on myös yrityksen tärkein voimavara”, hän jatkaa. 

Tämä tarkoittaa sitä, että henkilöstöön liittyviä kuluja on tärkeä hallita, mutta yhtä tärkeää on varmistaa työntekijöiden tyytyväisyys ja valmiudet selvitä työtehtävistään. Käytännössä tämä asettaa vaatimuksen läpinäkyvyyteen ja mitattavuuteen kaikessa tehtävässä työssä ja työhön liittyvässä.

Tärkeimpiä mittareita henkilöstöön liittyen Kantola & Koramolla ovat tuntitoteuma, ylityökertymät, läsnäoloprosentti sekä työtyytyväisyys. Lisäksi kaluston käyttöön liittyen kerätään paljon tietoa, joka luonnollisesti kertoo myös niistä, jotka kalustoa käyttävät.

Koska katteet ovat alalla ohuita, on kustannuksia seurattava tarkkaan. ”Säännölliset ylityötyökorvaukset nostavat henkilöstökustannuksia huomattavasti, joten ylitöitä on mietittävä tapauskohtaisesti”, Anttila toteaa. ”Asiakkaiden ja sitä kautta liiketoiminnan vaatimukset ohjaavat ylitöiden hyödyntämistä ja ylityökorvaukset ovat usein myös henkilöstölle tärkeä lisätulon lähde. Tärkeintä on tasapaino ja riskien minimointi. Tämä vaatii aktiivista seurantaa ja huolellista suunnittelua”, hän jatkaa. Kuljetusalan työehtosopimuksessa on mukana myös ”pekkaspäivät”, jotka pyritään ohjaamaan sesonkien ulkopuolelle. Näin voidaan optimoida henkilöstön työajan käyttöä kiireisimpinä aikoina.

Suunnitelmallisuus on tärkeää myös työhyvinvoinnin varmistamisessa. Reittien ja työn vaatimusten pitää olla tasolla, johon työntekijät pystyvät ilman paineita ylittää omaa kapasiteettiaan tai rikkoa ajosääntöjä. Tämän vuoksi Kantola & Koramolla mitataan säännöllisesti myös työntekijöiden tyytyväisyyttä. Huolehtimalla näistä varmistetaan työntekijöiden vähäiset sairauspoissaolot. ”Työntekijöiltä kerätään kerran kuukaudessa tietoa tyytyväisyyteen liittyen”, Anttila kertoo. ”Tyytymättömyys näkyy nopeasti myös tehoissa, joten on kaikkien etu, että työntekijät viihtyvät työssään. Työn liian korkea kuormittavuus aiheuttaa myös sairastelua. Optimaalisten reittien ja tavoitteiden kehittäminen on jatkuvaa työtä”, hän jatkaa.

Lukuja kerätään ajotietokoneella sekä paikantimella ja teoriassa niitä pystytään seuraamaan reaaliajassa. Käytännössä niitä on kuitenkin järkevämpää seurata palkkajaksoittain, jolloin tieto kerätään palkkahallinnasta ja ajetaan raportointityökaluun. ”Aiemmin henkilöstölukujen kirjaaminen ja seuraaminen tehtiin käsin ja oli käytännössä täysipäiväinen työ. Palkkahallinnon automaatio on saanut aikaan sen, että nykyään henkilöstöön liittyvään kirjanpitoon menee alle kaksi työpäivää viikossa”, Anttila kertoo. ”Tulevaisuudessa on aikomuksena panostaa enemmän myös raportoinnin reaaliaikaisuuteen”, hän jatkaa.

Jatkossa seurantaa halutaan kehittää suuntaan, jossa saadaan läpinäkyvyys henkilöstön ja kaluston kaikkeen toimintaan, koska liiketoiminnan jatkuva tehostaminen on ohutkatteisella alalla erittäin tärkeää. Samalla voidaan palkita entistä paremmin ja perustellummin työntekijöitä onnistumisista. ”Seuranta ja samalla myös työn tekniset vaatimukset kasvavat. Kasvaneista vaatimuksista halutaan myös palkita reilusti ja läpinäkyvyys palvelee tässä kaikkia osapuolia. Palkitsemisen tulee olla linjassa vaatimusten kanssa”, Anttila toteaa.

Koska henkilöstön osaamiseen kohdistuu myös kasvavia vaatimuksia, on kuljettajien osaamisen ylläpitoon ja kasvattamiseen myös panostettava. ” Kuljetusalan lainsäädäntöön kuuluu pakollisia koulutuspäiviä, joita hyödynnämme mielellämme. Ja samalla pyrimme kouluttamaan myös uuden tekniikan käyttöön. Tekniikan osalta koulutus jatkuu työn ohessa, sillä uuden tekniikan ja uusien käytäntöjen omaksuminen ottaa aina aikansa”, Anttila kertoo.

Kalustokustannusten anatomia

Kalusto on henkilöstön jälkeen tärkein elementti kuljetusalalla. Kalusto voi olla itse omistettua, rahoituksella hankittua tai vuokrattua. Useimmiten kalusto kuitenkin omistetaan itse, sillä kalusto on liiketoiminnan keskiössä. Vuokraamisen puolesta puhuu sen ennakoitavuus kustannuksissa sekä helppous ja huolettomuus, kun huollot, korjaukset ja hallinnointi on osa palvelua. Kustannukset vuokraajalla ovat kuitenkin yleensä korkeammat kuin kaluston omistajalla. Monet alan toimijat kokevat, että satunnaiset kalustoremontit ja varakaluston ylläpito tulee edullisemmaksi kuin vuokraaminen. 

Tällöin yrityksen taloushallinnossa on tehtävä käyttöomaisuuskirjanpito liittyen yrityksen omistamaan ajoneuvokantaan, mutta se on Kantola & Koramolla hoidettu kertakirjauksella työkaluun, joka tekee automaattisesti hankintamenojen poistot, eikä tämä tuota heillä ylimääräistä vaivaa.

Tärkeimmät kalustoon liittyvät mittarit ovat huoltoihin kuluvat eurot kuukaudessa, polttoaineen kulutus ja kuljettajan ajotapa, jonka voidaan laskea liittyvän yhtä lailla henkilöstön kuin kaluston mittaamiseen.

Huoltojen kustannukset kuukaudessa per yksikkö ovat lukuja, joita laskemme ja seuraamme aktiivisesti”, Anttila toteaa. ”Tämän tehostaminen on asia, josta haaveilen tulevaisuudessa. Esim. siten, että robotiikan avulla pystyttäisiin automaattisesti tulkitsemaan ja tiliöimään huoltokustannukset oikeille yksiköille. Yhdelle toimijalle tällaisen ratkaisun teettäminen on vielä toistaiseksi turhan kallista. Mutta jos joku järjestelmätoimittaja tällaista tarjoaisi, olisimme varmasti kiinnostuneita”, hän jatkaa.

”Ajotapaa seurataan nopeusrajoitusten noudattamisen, ajoneuvon tyhjäkäynnin, jarrujen käytön, vakionopeuden säätimen käytön sekä rullaamisen osalta. Asiat, joiden mittaamiseen on olemassa keinot valmiina kaikissa ajoneuvomerkeissä”, Anttila kertoo. ”Kuljettaja saa aina myös ajon jälkeen palautteen omasta ajotavasta, joten tällä pyritään myös ohjaamaan kuljettajia parempaan ajotapaan. Tarkoitus ei ole pelkästään kerätä tilastoja. Tätä kautta pystymme pienentämään polttoainekustannuksia, mutta myös parantamaan liikenneturvallisuutta”, hän jatkaa.

Renkaiden kunnossapito sekä kunnon arvioiminen ovat myös erityisesti pitkillä reiteillä tärkeää, sillä matkalle hajoavan renkaan kustannukset nousevat erittäin suuriksi. Huollon sekä vararenkaan paikalle saannin lisäksi myöhästyvästä rahdista muodostuvat kustannukset aiheuttavat vahinkoa liiketoiminnalle. Lapin Kumi on Suomen suurin yksityisomisteinen rengasliike, joka tarjoaa kuljetusliikkeille mm. renkaiden elinkaaren hallintaa palveluna. Toimitusjohtaja Ville Ruokanen kertoo tämän merkityksestä raskaassa tieliikenteessä:

”Renkaiden elinkaari riippuu hyvin paljon käyttötarkoituksesta, pääasiallisesta ajoalustasta, ajotavasta ja itse ajoneuvosta. Karkeasti voidaan kuitenkin sanoa, että näitä tarkastellaan yrityksissä usein vähintään kerran vuodessa ja sen lisäksi vaihtorenkaita ostetaan varastoon tai niitä tullaan hankkimaan tarpeeseen”, Ruokanen kertoo.

”Usein kuitenkin tilanne on se, että jos yrityksessä ei ole asialle vihkiytynyttä henkilöä, kokonaisuutta ei tarkkaile kukaan. Sillä, miten usein rengaspaineita tarkkaillaan ja renkaita huolletaan, on suuri merkitys rengaskaluston elinkaareen. Ja jos tätä hoidetaan systemaattisesti, voidaan puhua hyvin merkittävästä asiasta, joka vaikuttaa laskevasti sekä polttoaineen kulutukseen että huoltoon käytettyihin euroihin per ajettu kilometri. Varsinkin, jos kalustoa on paljon”, hän jatkaa.

Alihankkijoiden rooli kuljetusalalla

Oman kaluston sekä henkilöstön lisäksi Kantola & Koramon kaltaiset isommat toimijat hyödyntävät säännöllisesti alihankkijoita. Osa alihankkijoista on vakituisia alihankkijoita, joiden kalusto on varusteltu Kaukokiidon teippauksilla ja ainoastaan ajoneuvon hytistä erottaa, ettei kyseessä ole K&K:n oma kalusto. Loput alihankkijat etsitään keikkatyöläisinä kuljetusringeistä. ”Meillä on omaa kalustoa 100 ajoneuvoa, jota täydennetään alihankkijoiden kalustolla. Liiketoiminnastamme huomattava osa muodostuu alihankkijoiden kautta tehtävästä työstä”, Anttila kertoo. 

”Alihankkijoilla on tärkeä rooli oman toiminnan tasaamisessa. Usein meiltä saatetaan esim. tilata kuljetus normaalien reittiemme ulkopuolelle, josta meillä ei ole mitään takaisin tuotavaa. Tällaisia pyrimme ohjaamaan sellaisille alihankkijoille, joilla on kuljetettavaa myös takaisinpäin”, hän jatkaa.

Alihankkijoihin ei kohdistu samanlaista seurantaa kuin omaan kalustoon tai henkilöstöön, vaan näitä mitataan ja näille maksetaan puhtaasti suoritepohjaisesti perustuen rahtikirjojen määrään sekä kuljetettaviin kilometreihin.

Saku Haataja on Kantola & Koramon alihankkijana liikennöivän S Haataja Oy:n toimitusjohtaja ja yksi kuljettajista. Yritys työllistää 7,5 henkeä täysipäiväisesti ja heidän kalustonsa muodostuu kahdesta yhdistelmäajoneuvosta, yhdestä jakeluautosta sekä yhdestä pakettiautosta. Yritys toimii Kantola & Koramon vakituisena alihankkijana ja hoitaa pääsääntöisesti jakelua Kuusamon alueella.

98 % yrityksen laskutettavasta työstä tulee toimeksiantona suoraan yhteistyökumppanin ajojärjestelijöiltä. Yhteistyö yritysten välillä on alkanut jo 2000-luvun alussa yhden jakeluauton osalta ja nykymallilla on toimittu vuodesta 2013.

”Teemme Kantola & Koramolle elintarvikejakelua sekä kappaletavarakuljetuksia Kuusamon alueella. Kappaletavaran osalta käytämme Kaukokiidon laitteita kuljetuksien kirjaamiseen ja laskutukseen. Elintarvikejakelussa ei tällaista järjestelmää vielä ole, joten ne laskutetaan käsin rahtikirjojen perusteella”, Haataja avaa.

”Nykyisen yhteistyökuvion aloittaminen tuli ehdotuksena Kantola & Koramon toimitusjohtajalta Ville Koramolta. Tuolloin yrityksemme työllisti itseni lisäksi kolme kuljettajaa, joten tämä kuvio on auttanut meitä kasvamaan. Potentiaalia voisi olla laajemmallekin yhteistyölle, mutta sen esteenä on lähinnä pula kuljettajista meidän päässämme”, Haataja kertoo yhteistyöstä Kantola & Koramon kanssa.

S Haataja Oy:n kaltaiset alihankkijat toimivat Kantola & Koramon liiketoiminnan jatkeina alueilla, joilla yrityksellä itsellään ei ole mahdollisuutta toimi kustannustehokkaasti.

Muutokset taloudellisessa tilanteessa

Kuljetusala kulkee vahvasti valmistavan teollisuuden ja viennin vanavedessä, joten näissä tapahtuvat muutokset näkyvät nopeasti myös kuljetusalalla. Viimeisimmät Kuljetusbarometrit ovat ennakoineet kasvun tasaantumista ja tämän allekirjoittaa myös Tuomas Anttila.

Kasvu on tosiaan hidastunut ja se näkyy pienenä epävarmuutena alalla. Mutta edelleen puhutaan kuitenkin kasvusta, joten mihinkään toimenpiteisiin se ei ole johtanut”, hän toteaa. 

”Yleiset taloudellisen tilanteen muutokset näkyvät nopeasti myös meillä ja tämän seuraamiseen seuraan itse yleisiä talouden tilanteen indikaattoreita: Bruttokansantuotteen muutoksia, rakennuslupien määrää sekä viennin kehitystä”, Anttila mainitsee. ”Meillä Pohjois-Suomessa on erikoisuutena se, että Lappiin suuntavien matkailijoiden määrä näkyy suurena elintarvikekuljetusten määränä.”, hän jatkaa.

Mikäli taloudellisessa tilanteessa tapahtuu muutoksia suuntaan tai toiseen, on ensimmäinen keino vastata siihen muutokset ulkopuolisten tahojen hyödyntämisessä ja oman kaluston sekä henkilöstön käytön optimointi. Viimeisenä keinona sopeuttamistoimet tai vaihtoehtoisesti investoinnit – riippuen siitä, mihin suuntaan talous kehittyy.

”Kovin herkästi toimenpiteisiin ei muutosten vuoksi ryhdytä. Hienosäätöä ulkopuolisten kumppanien käytön suhteen tehdään jatkuvasti, mutta se liittyy enemmän sesonkien vaihteluun. Toki suureen kasvuun tai laskuun pitäisi reagoida myös organisaation sisäisillä toimenpiteillä kasvattamalla tai vähentämällä kapasiteettia, mutta nyt ei ole näköpiirissä kumpaakaan”, Anttila pohtii.

Ala tänä päivänä ja tulevaisuudessa

HCT-rekat

Vuoden 2019 alusta vapautui erikoispitkien HCT-rekkojen käyttö Suomen tieliikenteessä. Aiemminkin näillä on saanut tehdä erityisluvalla kuljetuksia, mutta nyt niillä voidaan liikennöidä ilman lupamenettelyä. Erikoispitkillä kuljetuksilla pystytään pienentämään polttoainekulutusta ja sen myötä myös kuljetusten ympäristövaikutuksia, mutta niiden soveltuvuudesta Suomen teille on vielä epävarmuutta.

”Hankimme joitakin HCT-rekkoja ja niitä on testailtu pitkillä reiteillä ihan menestyksekkäästi. Ennen isompia investointeja on kuitenkin vielä tarkasteltava, mille reiteille nämä soveltuisivat ja sopivatko ne ylipäätään muuhun kuin terminaalien väliseen liikennöintiin”, Anttila pohtii. ”Varmasti niiden määrä tulee kasvamaan, mutta sitä, missä suhteessa ne lisääntyvät, on vielä vaikea arvioida. Yleinen tunnelma alalla näiden suhteen on odottava”, hän jatkaa.

Kabotaasi

Suomessa ja Euroopassa yleensä alalla on pitkään puhuttanut myös kabotaasi, jolla tarkoitetaan maidenvälistä liikennöintiä, jossa toisesta maasta peräisin oleva kuljettaja ja kalusto tuo maahan rahtia ja sen jälkeen kuljettaa rahtia kohdemaan sisällä välttääkseen kaluston ajattamisen tyhjänä. Tämä on osaltaan ympäristökysymys, mutta siihen liittyy myös turvallisuus- ja palkkaongelmia. Eri maista peräisin olevassa kalustossa on suurta vaihtelua ja samoin on kuljettajien palkkauksessa.

Tämä johtaa vaihtelevuuteen myös liikenneturvallisuudessa ja saattaa polkea hintoja alalla. ”Meillä pohjoisessa ei kabotaasi juurikaan näy, mutta eteläisemmässä Suomessa se on tietysti iso asia ja tulee varmasti kasvamaan myös tulevaisuudessa, ellei tilanteeseen saada selkeyttä. Pelisääntöjen on oltava samat kaikille – hintoja ei voi polkea maksamalla Suomen tasoa huomattavasti alhaisempia palkkoja ja Suomen olosuhteissa ei voi ajella esim. olosuhteisiin sopimattomilla renkailla ympäri vuotta”, Anttila toteaa asiasta.

Alan trendit lyhyellä ja pitkällä tähtäimellä

Digitalisaatio on toimialariippumattomasti ollut suuri liiketoimintatrendi jo useamman vuoden ajan. Kuljetusala ei ole tästä poikkeus. Käytännössä tämä tarkoittaa seuranta- sekä kirjaamisvälineiden kehittymistä ja datan siirtoa näistä yhä reaaliaikaisempaan raportointiin. Automaation odotetaan korvaavan yhä useammat käsin tehtävät kirjaukset sekä datan tulkinnat ja ajot raportointiin.

Läpinäkyvyys organisaation toimintaan on häilyvä tavoitetila tulevaisuudelle, vaikka siihen onkin vielä pitkä matka.

Työvälineet ja raportointi kehittyvät pikkuhiljaa koko ajan ja samalla organisaatio kehittyy ja tehostuu. Meillä on tavoitteena olla täysin paperiton 2019 loppuun mennessä, jota pidämme merkittävänä välietappina tällä tiellä. Työ itsessään kuitenkin pysyy toki päällisin puolin samana, edelleen kuljetetaan tavaraa paikasta toiseen maantietä pitkin”, Anttila naurahtaa.

Vastuullisuus on myös asia, jota yrityksiltä odotetaan yhä enemmän. ”Vastuullisuus sekä ympäristön että lainsäädännön osalta ovat asioita, joihin halutaankin panostaa, koska se on tietysti kaikkien organisaatioiden ja yksilöiden asia”, hän toteaa.

Tuomas Anttila toteaa, että vaikka vielä alaan ei kohdistu suuria vaatimuksia hiilijalanjäljen pienentämiseen, voidaan näiden vaatimusten nostavan ääntään lähivuosina. ”Merkittävin, miksei vaatimuksia vielä ole esitetty enempää, on ettei Suomessa ole maantiekuljetuksille vaihtoehtoja. On kuitenkin odotettavissa, että 5 – 10 vuoden sisällä asiakkaiden suunnasta tulevat vaatimukset tulevat kasvamaan”, Anttila sanoo.

”Toinen merkittävä syy on, ettei dieselkäyttöisille kuljetusajoneuvoille ole vielä selvää jatkajaa tiedossa. Mielenkiinnolla kuitenkin odotan, että millä polttoaineella kuljetukset tulevaisuudessa kulkevat. Vai huomioidaanko muuttuvat ympäristövaatimukset jollakin kompensaatiomallilla. Tällä hetkellä vaihtoehtoisilla polttoaineilla kulkevat ajoneuvoja ei kuitenkaan vielä pystytä laajalti hyödyntää pitkän matkan kuljetusliikenteessä”, hän jatkaa.

Pitkällä aikavälillä kaluston käyttämä polttoaine tulee kuitenkin muuttumaan. Teknologia, tuotantovolyymit, jakeluverkostot sekä kustannustehokkuus ovat kuitenkin käytännön esteitä dieselin korvaamiselle kokonaan polttoaineena kovinkaan lyhyellä aikavälillä. Tulevaisuudessa teillä tullaan varmasti kuitenkin näkemään niin biopolttoaineilla, biokaasulla kuin sähköllä toimivaa kuljetuskalustoa.

Teknologian murroksen varaan ei alalla kuitenkaan yksin nojata, vaan toimenpiteitä ja parannuksia on tehtävä lyhyelläkin aikavälillä.

Käytännön tasolla uskon, että läpinäkyvyyttä parantamalla pystymme parantamaan myös vastuullisuutta kaikkiin suuntiin. Ajotavan seurannalla ja kaluston optimoinnilla voimme vaikuttaa polttoainekulutukseen. Työtyytyväisyyttä, -tehoa sekä työntekijöiden hyvinvointia seuraamalla pystymme asettamaan vaatimukset kohtuulliselle tasolle ja palkitsemaan reilusti onnistumisista”, Anttila toteaa keskustelun päätteeksi.

 

Haluaisitko lisätietoja aiheesta? Jätä tästä yhteystietosi, niin otamme yhteyttä!

Yhteydenottopyyntö etusivulta

Edellinen artikkeli

Maestro mukana eCommerce and ShopTech -messuilla Messukeskuksessa

Seuraava artikkeli

Toimialakatsaus: Taloushallinto kuljetusalan yrityksessä 2019

Jaa LinkedInissä
Jätä yhteydenottopyyntö