Miten teillä sujuu ostolaskujen käsittely?

Kysy lisää!

Etsitkö toimivampaa ratkaisua nykyiselle ostolaskujärjestelmällesi?

Onko ostolaskujen käsittely teillä hankalaa? Viekö se paljon aikaa? Kuinka paljon maksatte korkoja, koska laskujen käsittely ei ole hallinnassa? Saatteko ihmiset tarkastamaan laskut, ennen kuin käteisalennukset ovat menneet? JA – miten laskujen käsittelyn voisi automatisoida mahdollisimman pitkälle?

Yrityksissä ollaan harmittavan usein tilanteessa, jossa henkilöstöä ei voisi vähempää kiinnostaa ostolaskut, niiden tarkastaminen tai hyväksyminen.

Asiaa ei välttämättä koeta omaksi tai tärkeäksi – pikemminkin turhaksi pakkopullaksi, johon menee tolkuttoman paljon työaikaa.

Lymyileekö yrityksessäsi aikasyöppö ja rahareikä?

Suomi on täynnä ostolaskujen käsittelyjärjestelmiä, jotka ovat sekä vanhahtavia että kalliita ylläpitää. Vanhan järjestelmän käytön raskaus onkin yksi suurimmista henkilöstön aikasyöpöistä – ja sitä kautta iso rahareikä.

Vertaa tätä 10 kohdan listaa oman yrityksesi tilanteeseen:

  1. Saatko kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan hyväksyä napin painalluksella?
  2. Saatko määriteltyä hyväksymiskierron toimittajakohtaisesti etukäteen valmiiksi? Käsittely nopeutuu, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle.
  3. Saatko tehtyä tiliöinnin myös automaattisesti ja toimittajakohtaisesti?
  4. Siirtyvätkö hyväksytyn ostolaskun tiedot automaattisesti ostoreskontraan?
  5. Voitko hyväksyä ostolaskut mobiilisti?
  6. Kuinka paljon yrityksessäsi jää käteisalennuksia hyödyntämättä kuukausitasolla?
  7. Entä kuinka paljon yrityksessäsi maksetaan turhia korkokuluja viivästyneistä ostolaskuista?
  8. Kuinka nykyisessä järjestelmässä muistutetaan hyväksyjiä ja tarkastajia, jos laskun käsittely on unohtunut?
  9. Löydätkö haluamasi laskun järjestelmästä helposti, jos etsit tietyn toimittajan laskuja tai tietyn hyväksyjän hyväksymiä laskuja?
  10. Osaako nykyinen järjestelmä tunnistaa usein toistuvia laskuja, ja hyväksyä sen automaattisesti? Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat vaikkapa puhelinlaskut, sähkölaskut ja vuokralaskut.

Mitä se aiheuttaa?

Jos laskujen käsittely koetaan vaikeaksi, laskujen tarkastusta ja hyväksyntää helposti siirretään tarpeettomasti – ja näin laskujen käsittelyajat venyvät turhaan.

Lisäksi – laskujen hyväksyjillä ei useinkaan ole riittävää tietoa edes siitä, mitä laskuja lojuu kierrossa, mitä on tulossa maksuun ja kuinka paljon laskuja on myöhässä – tai kuinka paljon laskuja jumittuu aina saman henkilön pöydälle – ja miksei hyväksymiskierto ole edennyt, onkohan hyväksyjä lähtenyt lomille?

Tuleeko kalliiksi?

On päivänselvää, että kaikki tällainen turha sählääminen laskujen kanssa käy yritykselle huomaamatta tyyriiksi esimerkiksi turhien korkokulujen ja hyödyntämättömien käteisalennusten vuoksi. Mutta entä kun tähän lasketaan vielä päälle vanhan raskaan järjestelmän ylläpitokulut – joita maksellaan ikäänkuin vanhasta tottumuksesta?

Ohjelmistopäivitykset joudutaan ostamaan erikseen, ja asiakaspalvelun tuki maksaa usein lisää siihen päälle. Ja kaiken kukkuraksi laskujen käsittely voidaan tehdä vain siinä omalla työasemalla – ei puhettakaan siitä että järjestelmä olisi mobiilikäyttöinen?

Yksi suurimmista kulueristä ostolaskujen käsittelyssä on ihmisten tekemät virheet ja hidastelu käsittelyprosessissa. Inhimillisiä virheitä syntyy helposti esimerkiksi käsittelijävalinnoissa, käsin tehtävässä tiliöinneissä sekä automaation puutteesta johtuvasta muusta – turhasta – käsityöstä.

Maestrolla saat 4 isoa helpotusta hallintosi arkeen

Maestro tarjoaa käyttöösi modernin ostolaskujen käsittelyn, jossa vastaanotat yrityksesi kaikki laskut sähköisinä. Se on helppokäyttöinen ja helppo omaksua läpi koko organisaation – ja luonnollisesti mobiilikäyttöinen. Mutta ennen kaikkea siinä on pisimmälle viety automaatio, joka nopeuttaa käsittelyprosessia merkittävästi, ja tuo samalla isoja säästöjä päivittäisessä käytössä.

Hyväksyntä yhdellä klikkauksella tai automaattikiertoon

Maestrolla saat kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan tarvittaessa hyväksyä yhdellä napin painalluksella. Jos lasku vaatii hyväksymis- ja tarkastuskiertoa, se voidaan määritellä toimittajakohtaisesti etukäteen valmiiksi.

Käsittely nopeutuu merkittävästi, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle sekä valmiiksi mietittyyn käsittelyprosessiin.

Tiliöinti automaattisesti

Maestrossa toimittajakohtaisten laskujen tiliöinti voidaan räätälöidä etukäteen valmiiksi erilaisilla tiliöintipohjilla. Tiliöintipohjissa on valmiina kirjanpidon tilit, laskentakohteet sekä rivisummat.

Maestro ehdottaa automaattisesti uudelle laskulle valitun tiliöintipohjan mukaista tiliöintiä.

Kirjanpito automaattisesti ajan tasalla

Kun ostolasku on kiertänyt hyväksytysti prosessin läpi, tiedot siirtyvät luonnollisesti automaattisesti ostoreskontraan. Niinpä kirjanpito ja raportointi ovat aina ajan tasalla.

Oikeuksia ja rajoituksia sopivasti

Maestrossa voidaan luonnollisesti määritellä myös pitkälle mietittyjä käyttöoikeuksia sekä yksittäisille käyttäjille että käyttäjäryhmille. Hyväksymisrajoilla voidaan estää käyttäjää myös hyväksymästä laskuja, joiden loppusumma ylittää sallitun rajan.

Varahenkilöasetuksilla voidaan joustavasti määritellä käsittelijöille varahenkilöt esimerkiksi lomien ajaksi. Ja käsittelyprosessia voidaan nopeuttaa ennalta nimeämällä laskuille oletuskäsittelijöitä vaikkapa toimittajien tai laskentakohteiden mukaan.

Maestrolla saat ostolaskujen käsittelyn kuntoon mutkattomasti – ja ilman piilokuluja!

Maestrolla saat ostolaskujen käsittelysi kerralla kuntoon – ja todella vaivattomasti. Aikaa ei kulu pitkiin ja puuduttaviin määrittelyihin ja käyttöönottoprojekteihin. Maestro integroituu nykyiseen taloushallinnon järjestelmääsi joustavan rajapinnan kautta.

Hoidamme palvelun käyttökuntoon avaimet käteen-palveluna. Budjetti pitää jatkossakin, sillä piilokuluja ei ole – jatkossa sinulla on vain yksi hinta, joka pitää sisällään kaiken.

Pistä vauhtia ostolaskujesi käsittelyyn – luonnollisesti mobiilisti!

Maestro on naurettavan helppo käyttää – niin helppo että lähes jokainen osaa käyttää sitä ilman erillistä opastusta – heti ensimmäisestä kerrasta alkaen. Lisäksi laskut voit luonnollisesti hyväksyä kännykälläsi missä ja milloin tahansa – työmaalla, kaupan kassajonossa, työmatkalla tai vaikkapa lomalla, jos tarve sitä vaatii – muutamassa sekunnissa!

Kenelle Maestro sopii?

 

Maestro sopii kaiken kokoisille organisaatioille.

 

Se säästää työaikaa, vaikka laskuja organisaatiossasi käsittelisi vain yksi ihminen. Ja mitä useampi henkilöstöstä osallistuu laskujen tarkastukseen ja hyväksyntään, sitä enemmän aikaa säästyy.

 

Isommissa organisaatioissa laskujen käsittelyä nopeuttaa monipuoliset automatisoidut toiminnot – laskuille voidaan määritellä valmiiksi esimerkiksi sopiva hyväksymis- ja tarkastuskierto, tai toimittajakohtainen tiliöintimalli.

Kulupuskuriautomaatio nopeuttaa tekemistä autokaupassa

 

MaestroNG Ostolaskuihin on autokauppatoimialaa varten toteutettu automaatio, jolla vähennetään ostolaskujen rutiininomaisiin tiliöinteihin ja rekisteritunnuksien tallennukseen vaadittavaa manuaalista työtä.

 

Automaatio hoitaa laskun tunnistamisen toimittajan, laskun viitetiedon sekä ostajan perusteella. Verkkolaskusanoman tiliöintiehdotukset hyödynnetään automaattisesti, ja tiliöinti hoituu automaattisesti laskurivitasolla.

 

Verkkolaskusanomalta tunnistetaan myös rekisteritunnus automaattisesti.Ostolaskuissa on tiliöintirivikohtainen kenttä, johon rekisteritunnustieto tuodaan automaattisesti. Rekisteritunnus siirtyy laskun tietojen mukana ostoreskontraan sekä kirjanpitoon, jolloin sitä voidaan hyödyntää autoverolaskennassa.

 

Oston tiliöintitiedot rekisteritunnuksineen voidaan hyödyntää autokaupan myynnin järjestelmässä esimerkiksi katteen laskemisessa.

Ota yhteyttä!

Jätä tästä yhteystietosi,  niin otamme sinuun yhteyttä! Soitamme sinulle, ja voimme sopia esittelystä joko tulemalla paikan päälle tai vaikkapa lyhyellä puolen tunnin etäesittelyllä oman tietokoneesi kautta.

Jätä tästä yhteystietosi

 

Yhteyshenkilösi Maestrolla:

Jesse Järvinen
Avainasiakaspäällikkö
P. 0207 505 649
jesse.jarvinen(a)maestro.fi

Jaa LinkedInissä
Jätä yhteydenottopyyntö