Talouspäällikkö huokaa – balladi ostolaskujen käsittelyn vaikeudesta

Ostolaskujen käsittely on prosessi, jossa on monta vaihetta ja johon moni ei halua tarttua. Kyseessähän on asia, joka ei tuo taloon rahaa, joten se siirtyy usein prioriteeteissa viimeiseksi. Prosessi on monimutkainen, tarkastaminen voi olla hankalaa ja hyväksyntä tarvitaan monelta taholta. Kun ostolaskua käsittelevä henkilö kokee sen hankalaksi ja epämiellyttäväksi, hidastaa vastahakoisuus laskujen käsittelyä entisestään. Kuulostaako tutulta?

Laskun saapuessa taloushallinnon pöydälle paperisena tai sähköisenä sen sisältö tulee ensin tarkistaa, ettei tule hyväksyneeksi aiheettomia laskuja. Seuraavaksi se tulee hyväksyttää kaikilla ao. henkilöillä, joiden olisi myöskin hyvä tarkistaa sen sisältö.

Hyväksyjiä voi olla useita ja jos hyväksyminen viivästyy jonkin henkilön kohdalla, käy helposti niin, että eräpäivä liukuu ohitse ja pian saapuukin maksumuistutus viivästyskoron kera.

Kun laskuja on kuukaudessa lukuisia ja sama toistuu joka kierroksella, on selvää, että kalliiksi tulee.

Matala prioriteetti ja hankalat työkalut

Juuri kukaan ei varmasti tee asioita tarkoituksella hankalalla tavalla tai viivästytä asioiden etenemistä tieten tahtoen. Syy, miksi pullonkauloja hyväksymiseen syntyy, on usein prosessissa itsessään.

Pedantilla hyväksyjällä ei ole tarpeeksi tietoa kierrossa olevista laskuista ja niiden maksamisen statuksesta. Epätietoisuus hidastaa hyväksymistä. Ja sitä, joka ei pidä ostolaskuja tärkeinä, hidastaa toimeen tarttumisen hankaluus.

Prosessia voi hidastaa myöskin käytettävä työkalu. Jos käytössä on vanhahtava järjestelmä, jonka käyttöä kavahdetaan sen kankeuden vuoksi ja joka tarjoaa käyttäjälleen liian vähän tietoa hyväksyttävistä laskuista, ollaan lähellä ongelman juurisyytä.

Tällaisessa järjestelmässä voi lisäksi olla korkeat ylläpitokustannukset, joita maksetaan vanhasta tottumuksesta ja jotka nostavat ostolaskujen käsittelyn kustannuksia entisestään.

Ostolaskut helposti hoitoon

Vaikka ostolaskujen käsittelyn ongelmat aiheuttaisivat harmaita hiuksia yrityksessä, ei kannata murtua taakan alla ja heittää kirvestä kaivoon. Maestro nimittäin tarjoaa ostolaskujen käsittelyyn erinomaisen ja helppokäyttöisen sovelluksen, joka ratkaisee läpinäkyvyyteen, kierrättämiseen ja hyväksymiseen liittyvät haasteet yrityksessä.

Maestron Ostolaskut -sovellus saadaan integroitua nykyiseen taloushallinnon järjestelmäänne joustavan rajapinnan kautta ja koko toimitus tehdään avaimet käteen -periaatteella, jolloin vaivattomuus teidän päässänne on taattu.

Sovellus on käytettävissä kaikilla laitteilla kännykästä lähtien, ja halutessanne toistuville laskuille voidaan määrittää myös hyväksymis- ja tarkastuskierto. Hyväksyminen onnistuu kännykällä ajasta ja paikasta riippumatta ja vie aikaa vain sekunteja.

Hauskaa se ei ostolaskujen käsittelystä tee, mutta ainakin siitä tulee helppoa.

Miksi ostolaskujen käsittely on niin kallista? Lue toinen kirjoitukseni aiheesta täältä.

Kuinka Maestro tuo 4 isoa helpostusta hallintosi arkeen?

Maestro tarjoaa käyttöösi modernin ostolaskujen käsittelyn, jossa vastaanotat yrityksesi kaikki laskut sähköisinä. Se on helppokäyttöinen ja helppo omaksua läpi koko organisaation – ja luonnollisesti mobiilikäyttöinen. Mutta ennen kaikkea siinä on pisimmälle viety automaatio, joka nopeuttaa käsittelyprosessia merkittävästi, ja tuo samalla isoja säästöjä päivittäisessä käytössä.

Haluatko tietää lisää?

Jätä tästä yhteystietosi, niin otamme sinuun pian yhteyttä. Keskustellaan tarkemmin yrityksenne tilanteesta sekä tarpeista ja sovitaan esittelystä joko teillä paikan päällä tai lyhyellä puolen tunnin etäesittelyllä oman tietokoneesi kautta.