10 kysymystä ostolaskujen käsittelystä

Nykypäivänä lienee kaikille päivänselvää, että ostolaskut kannattaa käsitellä sähköisesti – manuaalinen käsittely ja arkistointiin kuluva aika kun on moninkertainen sähköiseen käsittelyyn verrattuna.

Ostolaskujen sähköinenkin käsittely on silti valitettavan usein prosessi, jossa on monta vaihetta ja johon moni ei halua tarttua. Kyseessähän on asia, joka ei tuo taloon rahaa, joten se siirtyy usein prioriteeteissa viimeiseksi. Prosessi on monimutkainen, tarkastaminen voi olla hankalaa ja hyväksyntä tarvitaan monelta taholta. Kun ostolaskua käsittelevä henkilö kokee sen hankalaksi ja epämiellyttäväksi, hidastaa vastahakoisuus laskujen käsittelyä entisestään.

Mutta ostolaskujen käsittelyn pitkittyessä se usein maksaa yritykselle vielä enemmän – joko suoraan viivästymismaksujen ja korkojen muodossa tai epäsuorasti niihin käytettävän ylimääräisen ajan kautta.

Miten teillä sujuu ostolaskujen käsittely? Saatteko ihmiset tarkastamaan laskut, ennen kuin käteisalennukset ovat menneet?

Katso tästä 10 kohdan tarkistuslista ostolaskujen käsittelystä, ja vertaa sitä oman yrityksesi nykyiseen tilanteeseen:

1. Saatko kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan hyväksyä napin painalluksella?
2. Saatko määriteltyä hyväksymiskierron toimittajakohtaisesti etukäteen valmiiksi? Käsittely nopeutuu, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle.
3. Saatko tehtyä tiliöinnin myös automaattisesti ja toimittajakohtaisesti?
4. Siirtyvätkö hyväksytyn ostolaskun tiedot automaattisesti ostoreskontraan?
5. Voitko hyväksyä ostolaskut mobiilisti?
6. Kuinka paljon yrityksessäsi jää käteisalennuksia hyödyntämättä kuukausitasolla?
7. Entä kuinka paljon yrityksessäsi maksetaan turhia korkokuluja viivästyneistä ostolaskuista?
8. Kuinka nykyisessä järjestelmässä muistutetaan hyväksyjiä ja tarkastajia, jos laskun käsittely on unohtunut?
9. Löydätkö haluamasi laskun järjestelmästä helposti, jos etsit tietyn toimittajan laskuja tai tietyn hyväksyjän hyväksymiä laskuja?
10. Osaako nykyinen järjestelmä tunnistaa usein toistuvia laskuja, ja hyväksyä sen automaattisesti? Esimerkkejä tällaisista laskuista ovat vaikkapa puhelinlaskut, sähkölaskut ja vuokralaskut.

Maestrolla tästä viimeisestä toiminnosta käytetään termiä ’sopimuksiin vertaaminen’.

Mittausten mukaan sähköisen ostolaskun käsittelyn eri vaiheisiin kuluu noin 1 minuutti per työvaihe – esimerkiksi tarkistus, maksaminen ja tiliöinti. Tämä aika luonnollisesti kertaantuu laskujen määrällä, ja vuositasolla siitä muodostuu merkittävä työmäärä, jonka voisi käyttää tuottavampaankin työhön.

Ja kun arvioiden mukaan noin 40% laskuista on sellaisia säännöllisesti toistuvia laskuja, joissa ei tarvita käyttäjän hyväksyntää, ajansäästö voi todellisuudessa olla hyvinkin iso.

Pelkästään siis jo sopimuksiin vertaaminen nopeuttaa laskujen kiertoa, poistaa laskun käsittelijöiltä toistuvan rutiinityön ja kasvattaa ostolaskujen käsittelyn automaatioastetta – ja säästää siis merkittävästi työaikaa.