Toiminnanohjausjärjestelmän ja verkkokaupan vaihtaminen toi tehokkuutta ja kannattavuutta Vaunu-aitan liiketoimintaan

Vaunu-aitta on Helsingin Ruoholahdessa toimiva lastentarvikeliike. Yrityksellä on yksi kivijalkaliike sekä verkkokauppa, joiden lisäksi he tekevät tukkukauppaa muille lastentarvikeliikkeille. Liiketoiminnan monimuotoisuuden vuoksi heidän järjestelmätarpeensa eivät ole yksinkertaisia. Vaunuaitalla aiemmin käytössä olleesta ERP:stä loppui valmistajan tuki, joten järjestelmän vaihtaminen oli väistämättä edessä.

”Aiempi ERP palveli meitä kauan ja siihen oli kehitelty integraatioita vuosien varrella tehostamaan verkkokaupasta saapuvien tilausten käsittelyä. Järjestelmässä oli kuitenkin myös paljon puutteita, joten vaihtaminen olisi varmasti ollut edessä muutenkin. Tuen loppuminen vain vauhditti päätöstä”, kertovat Vaunu-aitan logistiikkapäällikkö Kristian Johansson sekä verkkokauppapäällikkö Janne Kotilainen.

Edellinen kokonaisuus oli rakennettu siten, että ERP keskusteli verkkokaupan kanssa. Tämän saavuttamiseksi oli heille tehty käsityönä paljon integraatioita erillisillä alustoilla toimivien ratkaisuiden välille. Tätä toivottiin myös tulevalta ratkaisulta. Aitoa kassajärjestelmää heillä ei aiemmin ollut, vaan se oli rakennettu räätälöinnillä ERP:n. Maestro kykeni tarjoamaan heille osana kokonaisuutta myös kassajärjestelmän.

Katso tästä logistiikkapäällikkö Kristian Johanssonin video hankinnan taustoista, yhteistyöstä Maestron kanssa, ja siitä, mitä hyötyjä Maestrosta on saatu:

Ajatuksesta suunnitelmaksi – ”Maestro oli selkeä valinta”

Alun harkintavaiheessa pöydällä oli viisi mahdollista ratkaisua sekä toimittajaa. Näistä kaksi putosi nopeasti pois harkinnasta ja lopullinen valinta tehtiin kolmen vaihtoehdon väliltä. Maestro osoittautui selkeästi parhaimmaksi valinnaksi, koska oli vaihtoehdoista ainoa, joka pystyi ratkaisemaan kaikki Vaunu-aitan tarpeet yhdellä alustalla.

”Meille oli tärkeää saada samankaltainen mutta ajanmukainen ja paremmin toimiva kokonaisuus kuin meillä oli aiemmin. Olimme varautuneet siihen, että tämä vaatisi integraatioiden rakentamista uudestaan. Mutta Maestro pystyikin tarjoamaan yhdellä alustalla kaiken tarvitsemamme”, Johansson kertoo.

Koska Maestro pystyi tarjoamaan kaiken tarvittavan yhdellä alustalla, vältyttiin turhilta integraatioilta ja Vaunu-aitta sai heidän tarpeensa täyttävän kokonaisratkaisun.

Verkkokauppa ja ERP – dynaaminen duo

”Tässä vaiheessa tuli puheeksi myös verkkokauppa. Meidän suunnitelmiimme ei aluksi kuulunut verkkokaupan vaihtaminen. Mutta osana suosituksiaan Maestro osasi kertoa meille, että koska myös verkkokaupastamme on tuki loppumassa parin vuoden päästä, kannattaa se vaihtaa samalla. Tämä osoittautui ehdottomasti oikeaksi päätökseksi”, Janne Kotilainen kertoo omalta osaltaan.

Näin toimiessa pystyttiin varmistamaan, että kaikki tiedot voidaan syöttää kertakirjauksilla ja tieto liikkuu eri työkalujen välillä saumattomasti – verkkokauppa ja kassajärjestelmä keskustelevat varastonhallinnan, tilaustenhallinnan sekä taloushallinnon välillä.

”Kokonaisuuden toimivuuden kannalta oli ehdottomasti järkevää vaihtaa molemmat samalla kertaa. Jos lähtisimme hankkeeseen nykyisellä ymmärryksellä, olisimme ottaneet verkkokaupan mukaan projektiin alusta lähtien”, Kotilainen toteaa.

Raportoinnista tietoa liiketoiminnan tueksi

Kokonaisuuden uusiminen on mahdollistanut kattavamman raportoinnin ja liiketoiminnassa tapahtuvien muutosten ennakoinnin. Maestron ratkaisuista itsestään saadaan hyvin raportteja ja niitä voidaan jatkojalostaa myös kolmannen osapuolen ratkaisuilla.

”Raportoinnin parantuminen on ollut suuri muutos jo tässä vaiheessa. Ja mielestämme olemme ehtineet päästä vasta alkuun sen suhteen. Uskon, että tulevaisuudessa pystymme Maestron ratkaisuista saatavan tiedon perusteella suunnittelemaan liiketoimintaamme tehokkaammin ja parantamaan kannattavuuttamme huomattavasti. Tästä kehityksestä ja sen suomista mahdollisuuksista olemme erityisen innoissamme”, Johansson kertoo.

Liiketoimintaa aidosti tukeva ja kannattavuutta parantava ratkaisu

Projektin jälkeinen elämä Vaunuaitalla on sujuvampaa ja kiitosta tapahtuneesta kehityksestä on sadellut myös henkilökunnalta: ”Nyt kun toimitus saatiin valmiiksi, on kokonaisuus toiminut luvatusti ja jopa ylittänyt odotukset. Työntekijät ovat kiitelleet, kuinka heidän elämänsä on helpottunut uusien työvälineiden myötä. Se, että samat tiedot ovat kaikkien käytettävissä työtehtävästä riippumatta on ollut suuri parannus – tämän mahdollisti yhtenäinen alusta.

Ja jälkikäteen ajateltuna verkkokaupan vaihtaminen ERP:n yhteydessä oli ehdottomasti oikea päätös.” Johansson ja Kotilainen kertovat yhdessä.

”Maestrolla pysyi toimituksen ohjat hyvin käsissä ja he osasivat aikatauluttaa toimituksen kaikki vaiheet hienosti. Meillä oli koko ajan tiedossa, mitä meiltä odotettiin, ja Maestro hoiti oman päätynsä sovitusti”, Johansson ja Kotilainen kommentoivat toimitusta.

Uudet ratkaisut mahdollistivat liiketoiminnan arjen paremman toimivuuden ja raportoinnin parantuminen avasi myös uusia mahdollisuuksia liiketoiminnan kehittämiseen tiedolla.