Paljonko ostolaskujen automatisoinnilla voi säästää työaikaa? Minkälaisia laskuja voidaan automatisoida?
Ostolaskujen käsittely on rutiininomaista manuaalista työtä, josta ei nauti juuri kukaan. Riippumatta siitä, kuinka monta ihmistä tiliöi ja tarkastaa ostolaskuja yrityksessä, ei työ välttämättä nopeudu tai virheiden mahdollisuus vähene – pikemminkin päinvastoin.
Mikäli yrityksen liiketoimintaa halutaan johtaa tiedolla, on ostolaskujen käsittelyn tehokkuudella kuitenkin valtava merkitys. Jos tieto kuluista ei kulkeudu kirjanpitoon reaaliajassa, ei kokonaiskuva yrityksen talou- dellisesta tilasta ole myöskään reaaliaikainen.
Ostolaskujen käsittelyssä käytettävät sovellukset ovat helpottaneet työtä ja vähentäneet siihen kuluvaa aikaa. Usein monet työvaiheet joudutaan silti tekemään manuaalisesti.
Maestro Ostolaskut on erilainen.
Sen avulla ostolaskujen käsittelyprosessi voidaan automatisoida – laskutyypistä riippuen – kokonaan tai lähes kokonaan. Automaatioon ei siis tarvita erillisiä ohjelmistorobotteja tai muita kolmannen osapuolen ratkaisuja – kaikki vaaditut ominaisuudet löytyvät sovelluksesta itsestään.
Maestrossa laskujen automaattinen käsittely on läpinäkyvää. Voit itse määritellä sääntöjen avulla, miten erilaiset laskut tiliöidään ja ketkä niitä tarkastavat ja hyväksyvät. Tiedetään miten kukin lasku tullaan käsittelemään, kun sääntö on tehty itse.
Paljonko automatisointi sitten todellisuudessa voi säästää työaikaa? Entä miten ostolaskujen automatisoinnissa pääsee alkuun? Kirjoitimme aiheesta oppaan. Oppaassa kerromme selkeästi ja ytimekkäästi, kuinka voit vaikkapa vaiheittain toteuttaa ostolaskujen automatisoinnin. Oppaan lopussa on todellisia, mitattuja esimerkkejä asiakkaidemme saavuttamista säästöistä.
Laskujen määrästä riippuen automatisoinnin lopputuloksena työaikasäästö vuodessa voi olla muutamista päivistä yli sataan päivään. Miten tämä on mahdollista?
Paljonko teillä säästyisi työaikaa?
Ostolaskujen käsittelyssä aikaa menee useaan eri vaiheeseen. Eniten aikaa kuluu usein tiliöinteihin, tämän lisäksi käsittelijöiden ja tarkastajien työhön, laskun hyväksymiseen sekä usein myös käsittelijöiden muistutteluun.
Kaikkeen tähän menee todellisten mittausten mukaan aikaa 5-15 minuuttia per lasku, vaikka kaikki laskut saapuisivatkin yritykseen sähköisinä. Oppaassamme ajansäästöt on laskettu varovaimmilla aika-arvioilla, eli niin että laskun käsittelyyn kuluu kaikkinensa viisi minuuttia.
Lataa opas täältä
Mihin luvut perustuvat?
Vuonna 2020 Maestron pilvipalvelussa käsiteltiin 2955 asiakasyrityksemme ostolaskuja, yhteensä 1,4 miljoonaa laskua. Analysoimme laskutyypit yhdessä asiakkaidemme kanssa, ja otimme esimerkkilaskelmiin mukaan yhden ison autokauppa-asiakkaamme, ison rengasalan asiakkaan sekä keskisuuren hoiva-alan yrityksen.
Ostolaskujen käsittelyssä aikaa menee useaan eri vaiheeseen. Eniten aikaa kuluu usein tiliöinteihin, tämän lisäksi käsittelijöiden ja tarkastajien työhön, laskun hyväksymiseen sekä usein myös käsittelijöiden muistutteluun.
Kaikkeen tähän menee todellisten mittausten mukaan aikaa 5-15 minuuttia per lasku, vaikka kaikki laskut saapuisivatkin yritykseen sähköisinä. Oppaassamme ajansäästöt on laskettu varovaisimmilla aika-arvioilla, eli niin että laskun käsittelyyn kuluu kaikkinensa viisi minuuttia.
