Onko tilitoimiston tehtävä pakottaa asiakkaansa sähköistämään?

Voiko tilitoimisto pakottaa asiakkaansa sähköistämään? Pitääkö niin edes tehdä?

Viime vuoden marraskuussa meni monella tilitoimistoyrittäjällä aamukahvi väärään kurkkuun, kun pitkäikäisen ammattilaisohjelmisto Tikonin uusi omistaja tiedotti sen elinkaaren päättymisestä. Tämä asetti tilitoimistoille tiukan kysymyksen: Mitä seuraavaksi? Tutusta ohjelmasta luopuminen ja uuden opettelu on iso asia jo itsessään. Vaihtoehtoja tarkastellessa saattoi ilmetä toinenkin yllätys: Pitääkö meidän samalla opettaa koko asiakaskuntamme sähköiseen taloushallintoon?

Tämä on vaikea, mutta tärkeä aihe.

Sähköistäminen on tie, jota ala on kulkenut pitkään, eikä sen kyseenalaistamisessa ole mieltä. Sähköistämisestä on etua sekä asiakkaalle että tilitoimistolle. Sähköisyys on tätä päivää ja automaatio seuraa perässä.

Mutta millä aikavälillä asiakaskunnan 100 % sähköisyys on realistista?

Sähköistäminen on viime kädessä asiakkaan päätös

Suomi on pienyritysten maa, ja monien tilitoimistojen asiakkaat muodostuvat valtaosin kaikkein pienimmistä mikroyrityksistä. Tilitoimiston asiakaskuntaan mahtuu valtava määrä erilaisia yrityksiä, joiden tarpeet eroavat toisistaan.

Sähköistämisestä on puhuttu jo yli kymmenen vuoden ajan, mutta kaikki mikroyritykset eivät ole ajatuksesta innostuneet. Juuri taannoin uutisoitiin, että Verottaja pohtii maksuttoman taloushallintosovelluksen kehittämistä mikroyritysten käyttöön tämän muuttamiseksi.

Pitäisikö nyt silti olettaa, että asiakkaiden sähköistäminen olisikin yksin tilitoimiston päätös?

Sähköistämiseen liittyy epäilyksiä, vaikka ei pitäisikään

En lähde esittämään olettamuksia niistä syistä, miksi jotkut yritykset karsastavat sähköistämistä. Syitä on varmasti lähes yhtä paljon kuin yrityksiä. Fakta on kuitenkin, ettei sähköistäminen innosta kaikkia ja jos tilitoimisto koittaa pakottaa siihen, reagoivat asiakkaat luultavasti jollakin seuraavista tavoista:

1. Muutos hyväksytään ja siitä lopulta jopa kiitetään.
2. Muutokseen suhtaudutaan nihkeästi, mutta siihen alistutaan ja tästä kaikesta jää asiakkaalle ikävä muisto.
3. Asiakas siirtyy käyttämään toista tilitoimistoa tai lopettaa koko liiketoimintansa. Joka tapauksessa asiakkuus (ja laskutus) päättyy.

On helppo sanoa, mikä näistä skenaarioista on tilitoimiston kannalta edullisin, mutta pakkokeinoja käyttämällä se on varmasti myös epätodennäköisin.

Voisiko toimimalla jotenkin muuten varmistaa, että mahdollisimman moni menisi A-kategoriaan?

Kuinka monta massiivista muutosprojektia on järkevää toteuttaa samanaikaisesti?

Toinen haaste tässä kuviossa on tilitoimiston henkilöresurssit: Riittävätkö yrittäjän ja työntekijöiden aika ja kärsivällisyys samalla:

• opetella itse uuden järjestelmän käyttö
• opastaa kaikki perinteiseen kirjanpitoon tottuneet asiakkaat sähköisyyden pariin?

Toki näin on varmasti moni tehnytkin ja heille nostan myös hattua. Heiltäkin voi silti kysyä, että miten tekisit nyt? Oliko tämä optimaalisin tapa toteuttaa asiakkaiden sähköistäminen?

Olisiko sittenkin ollut kaikkien kannalta edullisempaa toteuttaa muutos kevyemmällä aikataululla?

Tulisiko sähköistämiseen pakottaa vai voidaanko aikatauluista sopia yhdessä?

Kaikkien tilitoimistojen tulisi pyrkiä sähköistämään asiakkaansa, koska se poistaisi paljon käsityötä, nopeuttaisi kirjanpitoa ja mahdollistaisi asiakkaiden monipuolisemman palvelemisen.

Kaikkien tilitoimiston asiakkaiden soisi innostuvan sähköistämisestä. Omaksumalla sähköisyyden helpottuisi oma elämä ja saataisiin parempi näkyvyys yrityksen taloudelliseen tilanteeseen.

Tätä on toisteltu alalla yli vuosikymmenen ajan. Nyt, kun moni tilitoimisto pohtii ohjelmiston vaihtamista, on aihe jälleen ajankohtainen.

Käykö tie 100 % sähköisyyteen pakottamisen kautta vai tulisiko tilitoimiston ja asiakkaan yhteinen päättää siitä yhdessä? Kannattaako koko asiakaskunta sähköistää samaan aikaan, kun vaihdetaan ohjelmistoa?

Ja kuka palvelee niitä, jotka eivät siltikään halua sähköistää?