Haluatko säästää reilusti aikaa hallinnon rutiineissa? Sähköinen ostolaskujen käsittely ja tekoäly auttaa

Tekoälyllä tarkoitetaan koneen kykyä käyttää perinteisesti ihmisen älyyn liitettyjä taitoja, kuten päättelyä, oppimista tai suunnittelemista. Tekoälyn avulla ostolaskujen sähköinen käsittely voi toimia tehtävän ja tilanteen mukaisesti järkevällä tavalla. Järkevä toiminnan taso edellyttää tekoälyltä tiettyjä ominaisuuksia.

Sen on osattava tunnistaa erilaisia tilanteita ja ympäristöjä sekä toimittava muuttuvien tilanteiden mukaan. Tekoälyn haaste on määrittää se taso, missä tekoäly voi aiheuttaa vahinkoa tai tehdä virheen. Tekoäly soveltuu siis ehkäpä parhaiten tilanteisiin, jossa virhemarginaalin voidaan sallia olevan kohtuullinen ja sen virheiden vaikutus ei aiheuta merkittävää työmäärää.

Tekoälyn osalta mielenkiintoinen yrityksen toiminnan osa-alue on taloushallinto, ja siellä erityisesti ostolaskujen sähköinen käsittely. Syinä tähän lienee talousprosessien säännönmukaisuus, sitä ohjaava lainsäädäntö sekä käsittelyyn kuluva varsin rutiinipitoinen työaika

Olemmekin lähestyneet ostolaskujen käsittelyn automaatiota siitä näkökulmasta, että Maestron nykyistä omaa monipuolista ja pitkälle kehitettyä sääntöpohjaista automaatiota voidaan täydentää tekoälyllä. Eli kaikkeen käsittelyyn ei tarvitse tehdä valmiiksi käsittelysääntöjä, kuten tähän asti.

Tekoäly ehdottaa ostolaskulle tiliöinnin sekä laskun käsittelijät.  Näin tekoälyyn perustuva ostolaskujen automaatio hyödyttää paitsi taloushallinnon henkilökuntaa, myös esimerkiksi laskujen tarkastajia merkittävästi säästyneenä työaikana.

Tekoälyllä täydennetty automaatio laajentaa ostolaskujen käsittelyä

Tekoälyn peruslogiikka ostolaskujen käsittelyssä on se, että sille opetetaan laskujen käsittelylogiikat automaattisesti historiadatan ja esimerkkien avulla. Eli tekoälylle syötetään esimerkiksi kuuden kuukauden ajalta vanhoja valmiiksi käsiteltyjä ostolaskuja tiliöinteineen ja laskun tarkastaja- ja hyväksyjätietoineen.

Tekoäly käy nämä laskut yksitellen läpi ja näkee suoraan datasta, miten laskut ovat aiemmin tiliöity ja kenelle ne on lähetetty tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Tekoäly ottaa oppimisprosessissa huomioon ostolaskuista jokaisen pienenkin nyanssin, kuten osoitetiedot, henkilöiden nimet, ostetut palvelut, toimittajatiedon, viitenumerot ja kaikki muutkin tiedot, mitä ostolaskuilla on. Laskutiedon ja tiliöintitiedon perusteella tekoäly rakentaa logiikat, millä perusteella laskut kirjataan kullekin kirjanpidon tilille, tulospaikalle, alv-koodille ja muulle dimensiolle, mitä tiliöinnissä on käytetty.

Kun tekoäly on opetellut logiikat historiadatasta, se on valmis tiliöimään laskuja automaattisesti ohjelman oman automaation apuna. Kun yritykselle tulee uusi ostolasku, jolle ei löydy järjestelmän sisältä automaatiosääntöjä, hoitaa tekoäly laskun tiliöinnin. Toisin sanoen aina käytetään ensisijaisesti MaestroNG:n omaa automatiikkaa, eli sinne perustettuja käsittelypohjia sekä sopimuksia. Jos saapuneelle ostolaskulle ei löydy sääntöä, se lähetetään tekoälyn tiliöitäväksi.

Tiliöinnin ennustamiseen tekoäly hyödyntää kaiken ostolaskun sisältämän tiedon ja tekee ennusteet pohjautuen historian laskujen kautta opitun logiikan perusteella. Tekoälyn ennuste on nähtävissä MaestroNG:n käyttöliittymästä. Lisäksi tekoäly kehittyy automaattisesti jokaisen valmistuneen ostolaskun avulla. Kun ostolasku menee hyväksyntäketjun läpi ja valmistuu kirjanpitoon vietäväksi, tekoälylle palautuu tieto laskun lopullisesta tiliöinnistä.

Me Maestrolla olemme testanneet pidemmän aikaa erilaisia tekoälyratkaisuja, jotka voisivat toimia ohjelman oman automaation rinnalla erilaisten rajapintojen kautta. Nyt tekoälyä ollaankin jo ottamassa käyttöön muutamilla isoista asiakkaistamme osana Maestron ostolaskujen omaa automaatiota. Tekoälykumppaniksemme valikoitui Snowfox.ai.

Miten tekoäly toimii osana Maestro Ostolaskujen nykyistä automaatiota?

• Snowfox AI –tekoäly osaa ennustaa laskun tiliöintiä sekä käsittelijöitä niille laskuille, joille ei olla itse luotu käsittelysääntöä.
• Tekoäly antaa jokaiselle tiliöintiennusteelle luottamusarvoprosentin, mikä kertoo tekoälyn itsevarmuudesta ennustetta kohtaan.
• Jos luottamusarvo on riittävän suuri, lasku voidaan viedä suoraan kiertoon.
• Jos luottamusarvo on liian pieni, saadaan nähtäville ennuste, josta voidaan tarvittaessa korjata tiedot ja lähettää lopuksi laskun kiertoon.
• Ostolaskun tarkastaja voi itse määritellä, mikä luottamusarvo on riittävän hyvä sille, että lasku saa mennä suoraan kiertoon.
• Lue lisää Maestron taloushallinnon kokonaisuudesta täältä.

Miksi tekoälyä tarvitaan?

• Useat asiakkaamme ovat saavuttaneet jo erinomaisia tuloksia nykyisellä sääntöihin perustuvalla automaatiolla.
• Tekoäly auttaa niissä ostolaskuissa, joille ei ole pystytty luomaan käsittelypohjia – eli luo valmiit tiliöintitiedot ja määrittelee käsittelijät.
• Tekoäly on siis lisätoiminnallisuus nykyisen automaation rinnalle ja voi huolehtia niistä laskuista, joihin ei ole tehty käsittelysääntöä.
• Ostolaskujen käsittelyn automaatioastetta voidaan kasvattaa sekä nykyistä automaatiota lisäämällä että tekoälyllä.

Yhteenvetona – automaation ja tekoälyn käyttö ostolaskujen käsittelyssä tarjoaa yrityksille pääsääntöisesti merkittäviä etuja ja säästöjä:

• Kustannustehokkuus: Ostolaskujen käsittelyyn liittyvät manuaaliset työvaiheet kuten laskujen vastaanotto, tietojen syöttö ja tarkistus, ovat työläitä ja aikaa vieviä. Automaatio ja tekoäly pystyy automatisoimaan nämä tehtävät, mikä vähentää lisähenkilöstön tarvetta ja parantaa kustannustehokkuutta.
• Tarkkuus: Manuaalinen ostolaskujen käsittely aiheuttaa usein inhimillisiä virheitä, kuten tietojen kirjoitusvirheitä tai väärinkäsityksiä. Automaatio ja tekoäly pystyvät käsittelemään tietoja nopeasti ja tarkasti, mikä vähentää virheiden riskiä.
• Nopeus: Automaatio ja tekoäly pystyy käsittelemään suuria määriä ostolaskuja nopeasti. Tämä vähentää käsittelyaikaa ja mahdollistaa laskujen nopean hyväksynnän ja maksun, mikä voi parantaa liiketoiminnan tehokkuutta.
• Joustavuus: Tekoälyyn perustuva ostolaskujen käsittely voidaan helposti räätälöidä vastaamaan yrityksen tarpeita ja prosesseja. Esimerkiksi yritys voi määrittää tekoälyn käyttämät säännöt laskujen tarkistamiseen ja hyväksymiseen.

Automaation ja tekoälyn käyttö ostolaskujen käsittelyssä parantaa yrityksen tehokkuutta, tarkkuutta ja kustannustehokkuutta. Samalla se vähentää hallinnon kuormaa, vähentää turhia rutiineja merkittävästi ja vapauttaa työaikaa esimerkiksi yrityksen toiminnan kehittämiseen.

Yhteyshenkilösi Maestrolla

Jesse Järvinen
Avainasiakaspäällikkö
P. 0207 505 649
jesse.jarvinen@maestro.fi