Helppoa ajansäästöä ostolaskujen automatisoinnilla

Mikäli yrityksen liiketoimintaa halutaan johtaa tiedolla, on ostolaskujen käsittelyn tehokkuudella valtava merkitys. Jos tieto kuluista ei kulkeudu kirjanpitoon reaaliajassa, ei kokonaiskuva yrityksen taloudellisesta tilasta ole myöskään reaaliaikainen.

Vaikka ostolaskujen käsittelyssä käytettävät sovellukset ovat helpottaneet työtä ja vähentäneet siihen kuluvaa aikaa, monet työvaiheet joudutaan silti tekemään manuaalisesti.

Maestron avulla ostolaskujen käsittelyprosessi voidaan laskutyypistä riippuen automatisoida kokonaan tai lähes kokonaan.

Paljonko automatisointi todella säästää työaikaa?

Laskujen määrästä riippuen automatisoinnin lopputuloksena työaikasäästö vuodessa voi olla muutamista päivistä yli sataan päivään. Miten tämä on mahdollista?

Kirjoitimme lyhyen oppaan aiheesta – voit ladata sen alla olevasta linkistä. Oppaassa kerromme selkeästi ja ytimekkäästi, kuinka voit vaikkapa vaiheittain toteuttaa ostolaskujen automatisoinnin. Oppaan lopussa on todellisia, mitattuja esimerkkejä asiakkaidemme saavuttamista säästöistä. 

Ennen automaatiota – tunnista erilaiset ostolaskut

Ostolaskut voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan:

• Säännöllisesti toistuvat laskut –  voidaan automatisoida 100%:sti
• Tuotelaskut –  voidaan automatisoida 70%:sti
• Satunnaiset laskut – voidaan automatisoida 40%:sti.

Säännöllisesti toistuvia laskuja ovat tyypillisesti puhelinlaskut, kiinteistön huolto, vuokrakulut ja vakuutukset. Tuotelaskut puolestaan liittyvät yrityksen tuotannolliseen toimintaan, joiden sisältö saattaa vaihdella mutta toimittaja pysyy samana.

Kaikille yrityksille tulee myös satunnaisia laskuja, joissa toimittaja kuitenkin on usein sama. Näitä ovat esimerkiksi äkilliset ja kertaluonteiset materiaali- ja palvelulaskut, kuten korjaustoimenpiteet, lukkosepän palvelut tai vaikkapa markkinointimateriaalin painatukset.

Miten pääset alkuun automatisoinnissa?

1. Aloita säännöllisesti toistuvista ostolaskuista.
2. Automatisoi aluksi ainakin tiliöinti ja laskujen kierto.
3. Testaa myös automaattista tarkastusta ja hyväksyntää.
4. Laajenna automaation käyttöä myös tuote- ja satunnaisiin laskuihin.

Paljonko teillä säästyisi työaikaa?

Ostolaskujen käsittelyssä aikaa menee useaan eri vaiheeseen. Eniten aikaa kuluu usein tiliöinteihin, tämän lisäksi käsittelijöiden ja tarkastajien työhön, laskun hyväksymiseen sekä usein myös käsittelijöiden muistutteluun.

Kaikkeen tähän menee todellisten mittausten mukaan aikaa 5-15 minuuttia per lasku, vaikka kaikki laskut saapuisivatkin yritykseen sähköisinä. Oppaassamme ajansäästöt on laskettu varovaimmilla aika-arvioilla, eli niin että laskun käsittelyyn kuluu kaikkinensa viisi minuuttia.