Paljonko teillä voitaisiin säästää työaikaa ostolaskujen automatisoinnilla?

Mikäli yrityksen liiketoimintaa halutaan johtaa tiedolla, on ostolaskujen käsittelyn tehokkuudella valtava merkitys. Jos tieto kuluista ei kulkeudu kirjanpitoon reaaliajassa, ei kokonaiskuva yrityksen taloudellisesta tilasta ole myöskään reaaliaikainen.

Vaikka ostolaskujen käsittelyssä käytettävät sovellukset ovat helpottaneet työtä ja vähentäneet siihen kuluvaa aikaa, monet työvaiheet joudutaan silti tekemään manuaalisesti. Maestron avulla ostolaskujen käsittelyprosessi voidaan laskutyypistä riippuen automatisoida kokonaan tai lähes kokonaan. 

Paljonko automatisointi säästää työaikaa?

Laskujen määrästä riippuen automatisoinnin lopputuloksena työaikasäästö vuodessa voi olla muutamista päivistä yli sataan päivään. Miten tämä on mahdollista? Kirjoitimme lyhyen oppaan aiheesta – voit ladata sen alla olevasta linkistä. Oppaassa kerromme selkeästi ja ytimekkäästi, kuinka voit vaikkapa vaiheittain toteuttaa ostolaskujen automatisoinnin.

Ennen automaatiota – tunnista erilaiset ostolaskut

Ostolaskut voidaan jakaa karkeasti kolmeen kategoriaan.

• Säännöllisesti toistuvat laskut – näiden käsittely voidaan automatisoida 100%:sti
• Tuotelaskut, jotka liittyvät esimerkiksi tarvikkeisiin, raaka-aineisiin ja tuotannolliseen toimintaan – näiden käsittely voidaan automatisoida 70%
• Satunnaiset laskut, esimerkiksi kertaluontoiset materiaali- ja palvelulaskut ja korjaustoimenpiteet – näiden käsittely voidaan automatisoida 40%:sti.

Miten pääset alkuun automatisoinnissa?

1. Aloita säännöllisesti toistuvista ostolaskuista.
2. Automatisoi aluksi ainakin tiliöinti ja laskujen kierto.
3. Testaa myös automaattista tarkastusta ja hyväksyntää.
4. Laajenna automaation käyttöä myös tuote- ja satunnaisiin laskuihin.

Muutama esimerkki konkreettisesta ajansäästöstä asiakkaillamme

• Suuri autoliike, ajansäästö 139 työpäivää
  • Automatisoitu 22% ostolaskujen käsittelystä
  • Lähes 57 000 sähköistä laskua vuodessa
• Suuri rengasliike, ajansäästö 25 työpäivää
  • Automatisoitu 16% ostolaskujen käsittelystä
  • Lähes 14 000 sähköistä laskua vuodessa
• Keskikokoinen hoiva-alan yritys, ajansäästö 21 työpäivää
  • Automatisoitu 41% ostolaskuista
  • Lähes 5 000 sähköistä laskua vuodessa