Miten teillä sujuu ostolaskujen käsittely?

Ostolaskujen käsittely on prosessi, jossa on monta vaihetta ja johon moni ei halua tarttua. Kyseessähän on asia, joka ei tuo taloon rahaa, joten se siirtyy usein prioriteeteissa viimeiseksi. Prosessi on monimutkainen, tarkastaminen voi olla hankalaa ja hyväksyntä tarvitaan monelta taholta. Kun ostolaskua käsittelevä henkilö kokee sen hankalaksi ja epämiellyttäväksi, hidastaa vastahakoisuus laskujen käsittelyä entisestään. Kuulostaako tutulta?

Laskun saapuessa taloushallinnon pöydälle paperisena tai sähköisenä sen sisältö tulee ensin tarkistaa, ettei tule hyväksyneeksi aiheettomia laskuja. Seuraavaksi se tulee hyväksyttää kaikilla  henkilöillä, joiden olisi myöskin hyvä tarkistaa sen sisältö.

Hyväksyjiä voi olla useita ja jos hyväksyminen viivästyy jonkin henkilön kohdalla, käy helposti niin, että eräpäivä liukuu ohitse ja pian saapuukin maksumuistutus viivästyskoron kera.

Kun laskuja on kuukaudessa lukuisia ja sama toistuu joka kierroksella, on selvää, että kalliiksi tulee.

Matala prioriteetti ja hankalat työkalut

Juuri kukaan ei varmasti tee asioita tarkoituksella hankalalla tavalla tai viivästytä asioiden etenemistä tieten tahtoen. Syy, miksi pullonkauloja hyväksymiseen syntyy, on usein prosessissa itsessään.

Pedantilla hyväksyjällä ei ole tarpeeksi tietoa kierrossa olevista laskuista ja niiden maksamisen statuksesta. Epätietoisuus hidastaa hyväksymistä. Ja sitä, joka ei pidä ostolaskuja tärkeinä, hidastaa toimeen tarttumisen hankaluus.

Prosessia voi hidastaa myöskin käytettävä työkalu. Jos käytössä on vanhahtava järjestelmä, jonka käyttöä kavahdetaan sen kankeuden vuoksi ja joka tarjoaa käyttäjälleen liian vähän tietoa hyväksyttävistä laskuista, ollaan lähellä ongelman juurisyytä.

Tällaisessa järjestelmässä voi lisäksi olla korkeat ylläpitokustannukset, joita maksetaan vanhasta tottumuksesta ja jotka nostavat ostolaskujen käsittelyn kustannuksia entisestään.

Ostolaskut helposti hoitoon

Vaikka ostolaskujen käsittelyn ongelmat aiheuttaisivat harmaita hiuksia yrityksessä, ei kannata murtua taakan alla ja heittää kirvestä kaivoon. Maestro nimittäin tarjoaa ostolaskujen käsittelyyn erinomaisen ja helppokäyttöisen sovelluksen, joka ratkaisee läpinäkyvyyteen, kierrättämiseen ja hyväksymiseen liittyvät haasteet yrityksessä.

Sovellus on käytettävissä kaikilla laitteilla kännykästä lähtien, ja halutessanne toistuville laskuille voidaan määrittää myös hyväksymis- ja tarkastuskierto. Hyväksyminen onnistuu kännykällä ajasta ja paikasta riippumatta ja vie aikaa vain sekunteja.

Hauskaa se ei ostolaskujen käsittelystä tee, mutta ainakin siitä tulee helppoa.

Kuinka Maestro tuo 5 isoa helpostusta hallintosi arkeen?

Maestro tarjoaa käyttöösi modernin ostolaskujen käsittelyn, jossa vastaanotat yrityksesi kaikki laskut sähköisinä. Se on helppokäyttöinen ja helppo omaksua läpi koko organisaation – ja luonnollisesti mobiilikäyttöinen. Mutta ennen kaikkea siinä on pisimmälle viety automaatio, joka nopeuttaa käsittelyprosessia merkittävästi, ja tuo samalla isoja säästöjä päivittäisessä käytössä.

1. Hyväksyntä yhdellä klikkauksella tai automaattikiertoon

Maestrolla saat kaikki laskut – paperilaskut, sähköiset laskut sekä verkkolaskut – sähköisesti yhteen järjestelmään, jossa ne voidaan tarvittaessa hyväksyä yhdellä napin painalluksella. Jos lasku vaatii hyväksymis- ja tarkastuskiertoa, se voidaan määritellä toimittajakohtaisesti etukäteen valmiiksi. Käsittely nopeutuu merkittävästi, kun lasku ohjautuu automaattisesti oikealle tarkastajalle ja käsittelijälle sekä valmiiksi mietittyyn käsittelyprosessiin.

2. Tiliöinti automaattisesti

Maestrossa toimittajakohtaisten laskujen tiliöinti voidaan räätälöidä etukäteen valmiiksi erilaisilla tiliöintipohjilla. Tiliöintipohjissa on valmiina kirjanpidon tilit, laskentakohteet sekä rivisummat. Maestro ehdottaa automaattisesti uudelle laskulle valitun tiliöintipohjan mukaista tiliöintiä.

3. Kirjanpito automaattisesti ajan tasalla

Kun ostolasku on kiertänyt hyväksytysti prosessin läpi, tiedot siirtyvät luonnollisesti automaattisesti ostoreskontraan. Niinpä kirjanpito ja raportointi ovat aina ajan tasalla.

4. Automatisoinnilla voi säästää reilusti työaikaa

Maestron avulla ostolaskujen käsittelyprosessi voidaan automatisoida – laskutyypistä riippuen – kokonaan tai lähes kokonaan. Eikä automaatioon tarvita erillisiä ohjelmistorobotteja tai muita kolmannen osapuolen ratkaisuja – kaikki vaaditut ominaisuudet löytyvät sovelluksesta itsestään.

• Säännöllisesti toistuvat laskut –  voidaan automatisoida 100%:sti
• Tuotelaskut –  voidaan automatisoida 70%:sti
• Satunnaiset laskut – voidaan automatisoida 40%:sti.

5. Oikeuksia ja rajoituksia sopivasti

Maestrossa voidaan luonnollisesti määritellä myös pitkälle mietittyjä käyttöoikeuksia sekä yksittäisille käyttäjille että käyttäjäryhmille. Hyväksymisrajoilla voidaan estää käyttäjää myös hyväksymästä laskuja, joiden loppusumma ylittää sallitun rajan.

Varahenkilöasetuksilla voidaan joustavasti määritellä käsittelijöille varahenkilöt esimerkiksi lomien ajaksi. Ja käsittelyprosessia voidaan nopeuttaa ennalta nimeämällä laskuille oletuskäsittelijöitä vaikkapa toimittajien tai laskentakohteiden mukaan.