Tilitoimistoyrittäjä, nosta kirjanpitäjäsi hiljaisesta puurtajasta osaavaksi konsultiksi
Digitalisaatio tulee, kilpailutilanne kiristyy kiristymistään, ja vielä asiakkaidenkin tarpeet muuttuvat – yleensä kasvusuuntaisesti. Tässä lienee tilitoimistoille haastetta kylliksi yrittää pitää kaikki pallot ilmassa ja samaan aikaan laajentaa palveluitaan enemmän konsultoivampaan rooliin.
Miksi tilitoimiston pitää toimia konsulttina?
Tilitoimiston asiakkaan on myös pystyttävä vastaamaan samoihin haasteisiin, joten on selvää että tilitoimiston on vastattava huutoon ja kyettävä jatkossa tarjoamaan enemmän konsulttiapua kuin sitä perinteistä kirjanpidon rutiinikirjausta.
Pulma on vain siinä, että tilitoimiston osaavien ammattilaisten aika kuluu edelleen liiaksi väärissä asioissa. Päivittäiset rutiinit vievät niin paljon aikaa, ettei mihinkään konsultoinnin tapaiseenkaan jää juuri aikaa. Miksi? Kun aitoa halua asiakkaan auttamiseen kuitenkin jokaisella kirjanpitäjällä on.
Kirjanpitäjän työkaluistahan siinä on usein kyse – eli siitä tilitoimiston käyttämästä tilitoimistojärjestelmästä. Tai varsin usein, monesta sellaisesta.
Konsultointi alkaa työkaluista
Nykyaikainen tilitoimisto tarvitsee kirjanpitäjilleen ammattilaisen tehotyökalut. Sellaiset, jotka on suunniteltu tehokkaaseen laskentapalvelun tuottamiseen. Taatakseen asiakkailleen tehokkaan ja laaja-alaisen palvelun, tilitoimisto ajautuu vuosien saatossa monen eri järjestelmän viidakkoon. Asiakkaan kannalta tässäkin on puolensa, kun taas kirjanpitäjän kannalta kovin tehokasta se ei ole.
Ohjelmistohankinnan yhteydessähän tilitoimisto tekee lopulta päätöksen myös kirjanpitäjiensä työhyvinvoinnista – jopa ergonomiasta. Ja niissä kuuluisissa loppupeleissä se päätös vaikuttaa myös siihen, joutuuko kirjanpitäjäsi tekemään vain niitä rutiinikirjauksia vai onko hänellä mahdollisuus nousta kammion pimennosta konsultoinnin parrasvaloihin.
Sikäli kun käytössä on useita järjestelmiä, kirjanpitäjän teknistä osaamista on pidettävä jatkuvasti yllä moneen eri suuntaan – kukin osa-alue kun päivittyy omia aikojaan. Osaamistason ylläpitämisen lisäksi monen eri järjestelmän välillä liikkuminen kasvattaa huomaamatta kirjanpitäjän työtaakkaa, ja vähentää väistämättä työn tekemisen joustavuutta ja sitä kautta tehokkuutta.
Kirjanpitäjän tehotyökalut ja asiakkaan työkalupakki oltava erillään
Moni tilitoimistojärjestelmien ohjelmistotoimittaja on suunnitellut järjestelmänsä niin, että samaan ratkaisuun on yritetty mahduttaa sekä kirjanpitäjän ammattilaisen työkalut että tilitoimiston asiakkaalle helpot loppukäyttäjätyökalut. Tällainen lopputulos on huono sekä kirjanpitäjän että asiakkaan kannalta.
Jos järjestelmän suunnittelussa kumarretaan asiakkaan suuntaan, yleensä kirjanpitäjälle samalla pyllistetään. Eli järjestelmä voi tuntua loppuasiakkaasta helpohkolta, mutta samalla kirjanpitäjän työkalun käytön tehokkuus kärsii. Kirjanpitäjä joutuu seilaamaan näppäimistön ja hiiren välillä, kun todellinen tehokäyttö toimii vain näppäinkäyttöisenä. Nykyaikaisella tilitoimistolla on järjestelmässään toki oltava työkalut omille asiakkailleen – niille jotka haluat hoitaa asiansa sähköisesti, kuten vaikkapa ostolaskujen tai kuittien käsittely mobiilisti. Nämä vain on suunniteltava kokonaan asiakkaille, ei niin että ne yritetään sisällyttää kirjanpitäjän tärkeimpään työkaluun.
Mistä ne pienet työajan säästön pienet purot koostuvat?
Kirjanpitäjän työn tehostaminen on siis aivan avainasia. Säästyneen työajan voi käyttää asiakasmäärän kasvattamiseen – tai sitten siihen asiakkaan liiketoiminnan miettimiseen ja tehostamiseen. Tai miksei molempiin? Jos tilitoimistojärjestelmä on niin tehokas että sillä yksi kirjanpitäjä voi hoitaa jopa 40-50 asiakasta yksin, on kristallinkirkasta että tilitoimisto voi keskittyä molempiin.
Lienee päivänselvää, että osa kirjanpitäjän työstä on jatkossakin rutiinikirjausten tekemistä. Ja eiväthän kaikki kirjanpitäjät ole luonteeltaan synnynnäisiä konsultteja, eivätkä sellaisiksi välttämättä haluakaan. Toisille taas asiakkaan kanssa keskusteleminen ja yrityksen tilanteen analysointi on hyvinkin luontevaa ja miellyttävää, joten miksi et antaisi heille siihen mahdollisuutta. Kun käytössäsi on monipuolinen, ajantasainen järeän tason ammattilaistyökalu, kirjanpitäjäsi roolia on helppo muuttaa lähemmäs konsultointia ja sitä asiakkaan todellista auttamista.
Tilitoimistosi tulevaisuuden liiketoiminta kun tulevaisuudessa on yhä kasvavissa määrin aivan jotain muuta kuin lakisääteisten velvotteiden täyttämistä.
