ISTO isännöintitoimistossa yksi kirjanpitäjä tekee kolmen työt – kiitos tehokkaan toimintamallin ja Maestron

Isännöintitoimiston taloushallinnolla on paljon lautasellaan. Koko toiminnon tehokkuus riippuu siitä, miten ja millä työkaluilla taloushallintoa hoidetaan. ISTO on kasvanut vuosien saatossa yritysostojen kautta, ja siten taloushallintopäällikkö Niina Tuomainen on päässyt näkemään erilaisten toimintamallien sekä työkalujen hyvät ja huonot puolet. Nyt hän kertoo, miksi ISTOn kirjanpitäjät ovat niin tehokkaita.

”Apua, tuohan on ainakin kaksinkertainen määrä yhtiöitä verrattuna aiempaan työhöni.”

Tämä on lähes jokaisen meillä aloittavan kirjanpitäjän ensireaktio. Sitten rauhoittelen heitä ja kerron, ettei tämä suinkaan tarkoita pitkiä iltoja ja viikonloppuja töissä. Työt tehdään ihan normaalien työaikojen puitteissa, toimintamallimme on vain vähän erilainen.

Mitä taloushallinnon tehokkuus on ja miksi sillä on väliä?

Tehokkuus ei tarkoita meillä jatkuvaa kiireen tunnetta, vaan yksinkertaisesti sitä, että voimme keskittyä työssämme olennaiseen. Se merkitsee myös sitä, että asiat tehdään aina samalla tavalla, riippumatta siitä kuka sen tekee. Tämän vuoksi kuka tahansa kirjanpitäjämme voi tehdä minkä tahansa taloyhtiön tilinpäätöksen, ja lopputulos on aina sama.

Tehokkuudella on väliä, koska se vähentää turhaa työtä. Työaikaa ei mene hukkaan kirjatessa samoja asioita moneen kertaan. Tämän vuoksi yksi ISTOn kirjanpitäjä kykenee hoitamaan kolminkertaisen määrän yhtiöitä, ja tilinpäätöksiäkin yksi kirjanpitäjämme voi tehdä jopa 90. Yrityksen kannalta taloushallinnon tehokkuus on jopa elinehto, sillä liiketoimintamme on kyennyt kasvamaan ilman että hallinto on paisunut samassa suhteessa.

Seuraavaksi kerron syyt tehokkuuteemme.

1.    Olemme tehneet tietoisen valinnan olla tehokkaita

Tämä voi kuulostaa itsestään selvältä, mutta tehokkuus ei synny vahingossa. Tehokkuus vaatii sen, että yritys ja me sen työntekijät haluamme tehdä asiat mutkattomasti ja nopeasti.

Käytännöllisemmällä tasolla pyrkimys tehokkuuteen tarkoittaa halua poistaa työpäivästä ne asiat, jotka hidastavat työntekoa tai ohjaavat sitä sivuraiteille.

2.    Olemme jakaneet vastuut kirjanpitäjien ja isännöitsijöiden välillä tehokkuuden ehdoilla

Meidän toimintamallissamme työnjako kirjanpitäjien ja isännöitsijöiden välillä tehdään sen perusteella, mikä on järkevintä.

Se ei toki tarkoita sitä, että me kirjanpitäjät ottaisimme vastuuta isännöinnistä tai että isännöitsijät tekisivät tilinpäätöksiä. Mutta olemme todenneet, että esimerkiksi yhtiökohtaisten ostolaskujen tiliöinti onnistuu paremmin ja nopeammin isännöitsijöiltä.

3.    Valitsemamme taloushallinnon ratkaisu hoitaa monet työvaiheista automaattisesti

Mahdollisuus jakaa työtehtäviä joustavasti ja moninkertaisten kirjauksien vähentäminen edellyttää toimivia työkaluja. Meillä se on Maestro. Maestro on yhtenäisen alustan päälle rakennettu taloushallinnon kokonaisratkaisu, jossa on yhdessä järjestelmässä kaikki, mitä tarvitsemme. Myös palkanlaskenta.

Yhtenäinen alusta tarkoittaa, että kerran kirjattu tieto on heti nähtävissä kaikkialla. Emme esimerkiksi tee päivittäistasolla kirjanpitoa juuri lainkaan. Tärkein päivittäinen työkalumme on reskontra, ja sieltä tiedot uivat automaattisesti kirjanpitoon.

ISTOn tekemien yrityskauppojen myötä olen päässyt näkemään useimmat isännöintialalla käytettävät ohjelmistot, eikä yksikään niistä ole tarjonnut samaan hintaan yhtä paljon automaatiota kuin Maestro.