Ohjenuora tilitoimisto-ohjelmiston valintaan – ammattilainen tarvitsee ammattilaisen työkalut
Moni tilitoimisto on tilanteessa, jossa se joutuu miettimään vakavasti ohjelmistovalintaansa. Jos pohdit ohjelmistosi vaihtamista, on harkinta hyvä aloittaa palaamalla liiketoimintasi perusvaatimuksiin.
Tilitoimistoliiketoiminnalle on ominaista se, että asiakkaita on paljon ja näiden tarpeet voivat erota toisistaan valtavasti. Tämä asettaa vaatimuksia myös tilitoimiston käyttämille työkaluille. Niillä on kyettävä palvelemaan kaikkia tilitoimiston asiakkaita ja näiden eri tarpeita. Se tarkoittaa myös sitä, etteivät keveät ”yhden koon” ohjelmistoratkaisut välttämättä kanna tilitoimistoa kovinkaan pitkälle. Mitä erilaisempia asiakkaita tilitoimistolla on – tai se tavoittelee asiakkaikseen – sitä kattavammat työkalut se tarvitsee.
Olennaista on, että valittu ratkaisu on sellainen, joka mukautuu käyttäjän tarpeisiin. Sen sijaan, että tilitoimisto joutuisi mukauttamaan tarjoamansa palvelut työkalun tarjoamiin mahdollisuuksiin. Ääriesimerkkeinä mainittakoon controller-tason palveluita ostava kasvuyritys ja perustason palveluita tarvitseva pieni toiminimiyrittäjä. Molempia on kyettävä palvelemaan.
Asiakkaita moneen lähtöön – suurten asiakkaiden suuret tarpeet
Suuremmilla yrityksillä on luonnollisesti usein suuremmat vaatimukset myös ohjelmistoa sekä palvelua kohtaan. Vaatimuksiin kuuluvat ehdottomasti tiedon reaaliaikaisuus ja kattavat raportit. Ohjelmiston on tietysti pidettävä sisällään kaikki ne toiminnot, joita asiakas tarvitsee ja kyettävä tarjoamaan edellytykset reaaliaikaiselle datalle sekä kattaville raporteille.
Mutta yhtä tärkeää on se, että toiminnot toimivat tilitoimiston näkökulmasta niin kuin pitää. Tässä piileekin usein ero eri ohjelmistojen välillä.
Kaikki ohjelmistot sisältävät ainakin nimellisesti samat ominaisuudet, mutta kuinka pitkälle nuo ominaisuudet ovat kehitetty ja miten hyvin ne todellisuudessa palvelevat tilitoimistokäyttäjää? Ammattilaisen työkaluihin liittyy paljon pieniä nyansseja, joita ei kyetä kehittämään parissa vuodessa. Pitempi kehityshistoria tarkoittaa suurella todennäköisyydellä toimivampaa ratkaisua. Varsinkin, jos sitä on vielä kehitetty yhteistyössä tilitoimistojen kanssa.
Esimerkiksi palkanlaskun työkalut ovat sellaisia, joihin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota, sillä niiden soveltuvuudessa erilaisille asiakasryhmille voi olla suuria eroja.
Asiakkaita moneen lähtöön – pienten asiakkaiden palveleminen
Pienet asiakkaat jäävät turhan usein ilman ansaitsemaansa huomiota. Silti monien tilitoimistojen asiakaskunnasta huomattavan osan muodostavat pienet yritykset. Myös pieniä yrityksiä on moneen lähtöön, mutta tilitoimiston näkökulmasta ehkä tärkein ero on se, miten nämä haluavat tulla palvelluiksi. Kaikkia kuitenkin tulee pystyä palvelemaan.
Pitkään toimineet yrittäjät voivat kokea uusien sähköistämiseen liittyvien käytäntöjen opettelun vaikeaksi tai eivät näe sillä mitään arvoa. On kuitenkin tilitoimiston – ja asiakkaan itsensä – etu, että ainakin sähköisyyden vähimmäisvaatimukset tulevat täytetyiksi. Tilitoimiston on kyettävä palvelemaan pientäkin asiakasta läpi tämän siirtymän ja se onnistuu parhaiten siten, että sähköistäminen tehdään vaiheittain. Ohjelmiston on luonnollisesti tuettava kaikkia näitä vaiheita.
Ohjenuora oikealle päätökselle
Ohjelmiston vaihtamista pohtiessa onkin hyvä pitää mielessä myös nämä asiat, vaikka olosuhteet olisivatkin sellaiset, että päätöksen joutuu tekemään suhteellisen nopeasti. Kyseessä on kuitenkin hyvin tärkeä valinta, joka vaikuttaa koko liiketoiminnan tulevaisuuteen.
Koko asia on kuitenkin kiteytettävissä yhteen lauseeseen: Työkalun tulee mukautua käyttäjän tarpeisiin, eikä työkalun tule rajoittaa käyttäjän mahdollisuuksia tehdä kannattavaa liiketoimintaa.
Pitämällä tämän mielessä, löydätte varmasti oman yrityksenne kannalta oikean ratkaisun.
Oletko pohtinut tilitoimisto-ohjelmistosi vaihtamista? Tutustu muiden vaihtajien tarinoihin ja lataa maksuton ”Tilitoimisto-ohjelmiston vaihtajan opas.”
Lataa opas täältä!
Lue myös blogimme: Tilitoimiston kannatavuus ja ohjelmistokustannukset – syökö ohjelmistotalo tilitoimiston eväät?
Antti Viiliäinen
Avainasiakaspäällikkö, Maestro Verso
