Marjatta-Säätiö: Iloitsemme Maestron joustavuudesta

Monialasäätiö iloitsee Maestron joustavuudesta

Marjatta-Säätiö – entinen Vanhusten Kotiapusäätiö –  on 40 vuotta sitten perustettu, voittoa tavoittelematon säätiö, joka tuottaa palveluja vantaalaisille vanhuksille. Havukosken palvelukeskukseen sijoittuvissa neljässä talossa on vuokra-asuntoja, 37-paikkainen vanhainkoti, kaksi 12-paikkaista ryhmäkotia, päivätoimintaa ja yhteistiloja sekä ulkopuolisille (HUS B4) vuokrattuja tiloja. Asuntojen lisäksi tarjolla on ateria-, hoito-, siivous- ja kuntoutuspalveluja. Asukkaita on yhteensä 180. Palkkaa säätiö maksaa kuukausittain keskimäärin noin 100 henkilölle, joista 85 on vakituisia työntekijöitä. Lisäksi säätiö hoitaa Kiinteistö Oy Havukosken palvelutalon ja Salonsaaren lomakylän kirjanpidon.

Eroon muistinvaraisista tiedoista

Muutama vuosi sitten säätiön taloutta hoidettiin vielä hajanaisella ja vanhanaikaisella järjestelmällä. Taloushallinto nojasi monin paikoin pitkäaikaisten työntekijöiden muistiin.

– Käsityöskentelyyn käytettiin kauheasti aikaa. Silloin oli myös jo tiedossa, että osa toiminnasta tullaan yhtiöittämään. Oli selvää, ettei vanhalla järjestelmällä pystytä tekemään konsernitilinpäätöksiä, kertoo jutun kirjoittamisen aikaan talouspäällikkönä toiminut Minna Roine. Hän tuli säätiöön kolme vuotta sitten tilitoimistosta, joten hän tunsi useita ajanmukaisempia kirjanpito-ohjelmistoja ja tiesi, mihin ne pystyvät.

Loppuvuonna 2010 järjestetyssä koulutustilaisuudessa säätiön henkilökunta tapasi muutamia kollegoja, jotka suosittelivat heille Maestroa.

– Otimme yhteyttä Maestroon. Yhteyshenkilömme siellä oli Raila Suomalainen, joka puhui kanssamme samaa kieltä. Sillä oli iso merkitys asian etenemiselle, myöntää Minna Roine.

Kattava ratkaisu, jossa on laajennusvaraa

Maestrolla oli ennestään palvelutalo-asiakkaita, joten Kotiapusäätiössä uskallettiin luottaa siihen, että ohjelmistot voisivat toimia heilläkin. Järjestelmä otettiin käyttöön viime vuonna varsin ripeässä tahdissa. Vanhusten Kotiapusäätiö hoitaa nyt Maestrolla palkanlaskennan, kirjanpidon, osto- ja myyntireskontran, sähköisen ostolaskujen käsittelyn, vuokralaskutuksen ja isännöinnin. Lisäksi työvuoro-ohjelmasta on liittymä Maestroon, niin että tiedot siirtyvät palkanlaskentaan kätevästi sähköisesti.

Järjestelmää käytetään Maestron konesalista, koska yksi järjestelmän uusimisen tavoitteista oli päästä eroon tekniikan ylläpidosta ja päivityksistä. Nyt ne hoituvat huolettomasti Maestron toimesta samoin kuin varmuuskopiointikin.

– Olemme olleet erittäin tyytyväisiä. Käyttöönotto on mennyt aika näppärästi, vaikka siinä jonkin verran käsityötä olikin. Ohjelmisto on vastannut odotuksia, jos toki sellaistakin on vielä, mitä pitää yhteistyöllä Maestron kanssa viedä eteenpäin, kuvailee talouspäällikkö Roine.

Paljon tietoa käytettävissä

– Takaisin entiseen ei enää olisi paluuta, Minna Roine hymyilee. – Uskon, että tulemme saamaan vielä enemmän irti ohjelmista, kunhan tulemme enemmän sinuiksi sen kanssa.

– Esimerkiksi vuokranvalvonnassa on vielä paljon mahdollisuuksia. Nyt teemme ohjelmalla vuokranvalvonnan ja sopimukset, mutta sinne saa esimerkiksi huoneistokohtaisia tietoja sitä mukaa, kuin remontteja tehdään. Sillä tavoin saadaan kaikki mahdollinen tieto samaan ohjelmaan, jossa se on aina helposti käytettävissä.

Maestron suurimmaksi hyödyksi Minna Roine luonnehtiikin tiedonhallintaa: Nyt kaikki tieto on yhdessä paikassa, helposti hallittavissa, eikä katoa vaikka joku lähtisi lomalle.

– Lisäksi Maestro säästää valtavasti työaikaa, kun lähetämme kahdesti kuukaudessa sata palkkalipuketta. Niiden kuorittaminen vanhaan tapaan oli ajan haaskausta, samoin entinen ostolaskujen käsittely. Sähköinen ostolaskujen käsittely säästää meille myös paljon aikaa, toteaa Minna Roine.

Ei mitään avaruustiedettä

– Mielestäni työnteon ei pitäisi olla mitään avaruustiedettä, mutta ei sellaistakaan, että tietoa kaivetaan 20 vuotta vanhasta mapista. Maestrolla tiedon hallinta on läpinäkyvää ja helppoa.

Ohjelmiston käyttöä tullaan Vanhusten Kotiapusäätiössä myös kehittämään ja tehostamaan edelleen.

– Palkanlaskennassa on osa-alueita, joita emme vielä käytä. Tulemme myös sähköistämään myyntilaskutuksen, sanoo Minna Roine, jonka mielestä Maestro on tuonut tiedonhallinnan ja ajansäästön lisäksi myös uusia mahdollisuuksia toimintojen tehostamiseen.