Kemiläinen Tilikontrolli halusi luotettavan korvaajan Tikonille

Kemiläinen Tilikontrolli Ky oli käyttänyt Tikonia 1990-luvun alusta saakka. 90 % Tilikontrollin asiakkaista käyttää perinteisen kirjanpidon palveluita ja noin puolet asiakkaista on yksinyrittäjiä, joilla ei ole tarvetta useimmille sähköisen taloushallinnon palveluille. Vaihtamisen tultua ajankohtaiseksi haluttiin Tikonin tilalle luotettava kokonaisratkaisu, jolla he kykenevät jatkossakin palvelemaan kaikkia asiakkaitaan. Heidän valintansa osui Maestroon.

Auktorisoitu tilitoimisto Tilikontrolli Ky on palvellut pieniä ja keskisuuria yrityksiä Kemin seudulla vuodesta 1987. Toiminnanjohtaja Aulikki Roivaisen lisäksi yrityksessä työskentelee neljä kirjanpitäjää. Yrityksessä oli käytetty Tikonia 90-luvun alusta saakka, eikä vaihtamista pohdittu.

Kun ohjelmiston ylläpidon lopettamisesta tiedotettiin, oli korvaajan etsiminen kuitenkin edessä.

Vaihtoehtoja kartoitettiin tarkasti, lopulta Maestro vakuutti eniten

Kun Tikonin kohtalo oli selvä, aloitti Roivainen vaihtoehtojen selvittämisen. Vaatimuksena oli löytää:

• Ammattilaiskäyttöön suunniteltu kokonaisratkaisu, joka sisältää palkanlaskun ja jolla kyetään hoitamaan kaikki nykyiset asiakkaat.
• Ratkaisu, jonka tuotekehitystä on tehty pitkään.
• Toimittaja, joka ei ole samalla tilitoimiston kilpailija ja joka ei asetu tilitoimiston sekä tämän asiakkaan väliin.

Roivainen tutki toimittajien verkkosivuja, luki Taloushallintoliiton ohjelmistovertailua ja haastatteli myyjiä. Lopulta pöydällä oli kolme vaihtoehtoa, joista Roivainen valitsi Maestron.

”Vaatimusten täytyttyä pyrin arvioimaan vaihtoehtoja ohjelmiston käytettävyyden, hinnoittelun selkeyden ja toimittajan palvelualttiuden perusteella. Näistähän ei varmuudella tiedä ennen käyttökokemuksia, mutta Maestro tuntui parhaalta. Lisäksi Antti Viiliäinen myyjänä vakuutti omalla palveluhalukkuudellaan. Se oli lopullinen ratkaiseva tekijä Maestron puolesta”, Roivainen kertoo.

Ohjelmiston vaihtaminen työllistää, mutta Maestro tukee prosessissa

Tilikontrollin suunnitteli aluksi toteuttavansa vaihdon kolmessa kuukaudessa, mutta lopulta vaihtaminen juoksevien töiden ohessa aiheutti sen verran lisätyötä, että alkuperäisen suunnitelman mukaista aikataulua on pidennetty kahdella kuukaudella. Kaikki kirjanpitoa lukuun ottamatta on kuitenkin jo siirretty Maestroon.

”Suunnitteluvaiheessa meillä ei ollut kokemusta vaihtamisesta, joten sen vaatimaa aikaa oli hieman hankala arvioida. Sen vuoksi aikataulut ovat vähän eläneet. Työmäärä pääsi myös yllättämään. Maestrolaiset ovat kyllä hyvin tukeneet meitä tässä projektissa”, Roivainen sanoo.

Työkalujen toimivuudelle on kovat vaatimukset

Monista tilitoimistoista poiketen, Tilikontrolli Ky:ssä kirjanpitäjillä ei ole nimettyjä asiakkuuksia. Tämän vuoksi yritykseen on syntynyt selkeä työskentelyprosessi, joka on kaikille työntekijöillä sama. Näin Tilikontrolli on voinut varmistaa, että jokainen asiakas saa aina tasavertaista palvelua, riippumatta lomista tai sairastumisista. Samalla se tasaa työmääriä työntekijöiden välillä.

Työkalun vaihtumisella on luonnollisesti vaikutus vakiintuneisiin työprosesseihin.

”Palkkoja ja laskutusta teemmekin jo Maestrolla ja niiden osalta muutos on mennyt hyvin. Maestro on oikein looginen käyttää. Kirjanpitoa emme vielä ole siirtäneet Maestroon”, Roivainen kertoo.

Tilikontrollilaiset suhtautuvat positiivisesti tulevaisuuteen

Aulikki Roivainen ja Tilikontrolli Ky:n muut työntekijät eivät olisi halunneet vaihtaa tilitoimisto-ohjelmistoa, mutta olosuhteet pakottivat siihen. Maestro on kuitenkin osoittautunut heidän mielestään luotettavaksi korvaajaksi Tikonille ja he suhtautuvat positiivisesti tulevaan yhteistyöhön.

”Maestron ohjelmisto oli yksi harvoista, joka kykeni vastaamaan meidän tarpeisiimme. Pitkä tuotekehityshistoria ja asiantuntevat työntekijät vakuuttivat meidät siitä, että Maestro on luotettava korvaaja Tikonille. Heidän palveluasenteensa ja ammattitaitonsa sekä tuotekehitykseen tehtävät panostukset lupaavat hyvää myös tulevaisuudelle”, Roivainen toteaa lopuksi.