Sähköinen- ja perinteinen kirjanpito sekä palkanlaskenta saivat RS-Tili Ky:n valitsemaan Maestron
RS-Tili Ky on vuonna 1989 perustettu kolmen hengen tilitoimisto Kauhajoella. Yrityksen palveluihin kuuluvat kirjanpidon lisäksi reskontra, laskutus, palkanlaskenta ja yritysjohdon palvelut. Kun uutinen Tikonin elinkaaren päättymisestä julkaistiin, oli RS-Tili käyttänyt ohjelmaa jo kolmen vuosikymmenen ajan. Todettuaan, että vaihtaminen oli väistämättä he edessä, päätyivät he valitsemaan Maestron Tikonin korvaajaksi.
Raija Saarivirta-Kut on RS-Tilin omistaja ja toimitusjohtaja sekä yksi kirjanpitäjistä. Hän kertoo vaihtamisen jännittäneen, mutta asiaa lähestyttiin käytännönläheisesti.
”Tieto Tikonin käytön loppumisesta tuli lopulta pienenä järkytyksenä, sillä se tapahtuikin aiemmin ilmoitettua nopeammin. Aloimme etsiä korvaajaa ajatuksella, että tarvitsemme tilalle ratkaisun, joka olisi kyvykkyyksiltään vähintään yhdenvertainen Tikonin kanssa – mieluummin parempi”, Saarivirta-Kut kertoo.
Maestro löytyi Tili- ja veropäiviltä
RS-Tilin tärkeimmät vaatimukset uudelle ohjelmistolle olivat, että sen avulla on kyettävä tarjoamaan asiakkaille kaikki samat palvelut kuin aiemminkin. Käytännössä tämä tarkoitti sähköisten palveluiden lisäksi perinteistä kirjanpitoa sekä palkanlaskentaa. Koska myös raportointi ja yritysjohdon konsultointi ovat osa RS-Tilin palveluita, vaadittiin myös liittymää käytössä olevaan raportointityökaluun.
Saarivirta-Kut törmäsi Maestroon Taloushallintoliiton järjestämässä Tili- ja veropäivät 2020 –tapahtumassa ja neuvottelut alkoivat pian sen jälkeen.
”Maestro ei ollut meille aiemmin kovinkaan tuttu. Tavattuamme heidät T&V:ssä totesimme kuitenkin nopeasti, että heidän ohjelmistonsa oli juuri sitä, mitä haimme. Myös Maestron ihmisistä välittyi tunne, että heille on tärkeää tarjota hyvää palvelua. Maestro oli lopulta helppo valinta, sillä varteenotettavia vaihtoehtoja ei oikeastaan ollut”, Saarivirta-Kut muistelee.
Ohjelmiston vaihtaminen projektoitiin huolella
Ohjelmiston vaihdossa RS-Tilille oli tärkeää, ettei liiketoiminta keskeydy vaihtamisen vuoksi. Siksi vaihtaminen päätettiin projektoida huolellisesti ja asiakkaiden siirtämisessä Tikonista Maestroon noudatettiin selkeää ohjenuoraa, ja siirrot tehtiin tilinpäätösten ehdoilla.
Saarivirta-Kut kertoo, että eniten vaihtamisessa jännitti siihen kuluva aika, mutta lopulta sitä meni vähemmän kuin odotettiin. Tässä auttoi osaltaan Maestrolta saatu henkilökohtainen tuki ja palvelu.
”Olimme melko itsenäisiä vaihdon toteutuksessa, mutta tarvitessamme saimme Maestrolta hyvin nopeasti apua. Tähän toki vaikutti sekin, että uskalsimme pyytää apua. Lopulta vaihtoprojekti saatiinkin vietyä läpi nopeammin kuin olimme suunnitelleet,” Saarivirta-Kut toteaa.
Maestron ohjelmisto saa kiitosta RS-Tililtä ja heidän asiakkailtaan
RS-Tilillä on kertynyt jo käyttökokemusta Maestrosta ja valinta on osoittautunut oikeaksi. Monia sisäisiä työskentelytapoja on kyetty tehostamaan ja jo Tikonin aikaan aloitettua asiakkaiden sähköistämistä on kyetty jatkamaan. Maestron sähköiset työkalut saavatkin erityistä kiitosta niin RS-Tililtä kuin heidän asiakkailtaankin.
”Erityisesti Maestron sähköiset työkalut ovat erinomaiset. Olimme aluksi huolissamme, miten jo aiemmin sähköisten palveluiden käyttöön siirtyneet asiakkaamme suhtautuvat ohjelmiston vaihtoon. Yllätykseksemme huomasimme kuitenkin, että monet olivat oppineet käyttämään uusia työkaluja jopa ilman meidän apuamme”, Saarivirta-Kut kertoo.
Palkanlaskenta on tärkeä osa RS-Tilin palvelukokonaisuutta ja sen tuottaminen tehokkaasti ja luotettavasti asiakkaille vaatii asianmukaiset työkalut. Asiakkaita on monelta eri toimialalta, joten palkanlaskentaan liittyviä sääntöjä on kyettävä mukauttamaan joustavasti. Palkanlaskennan aikataulut eivät jousta, joten ohjelmiston luotettavuus ja toimittajan kyky reagoida nopeasti ongelmatilanteisiin painavat vaakakupissa paljon.
”Valmistelimme Maestron palkanlaskennan käyttöönoton huolellisesti, jotta kaikki asetukset ja säännöt olisivat valmiina siinä vaiheessa, kun käyttöönottoja alettiin toteuttaa. Ensimmäisten palkkojen maksu luonnollisesti jännitti, mutta mitään ongelmia ei esiintynyt, eikä myöskään myöhemmin. Huolellinen valmistautuminen palkittiin ja kaikki on mennyt loistavasti”, Saarivirta-Kut toteaa.
Kokonaiskuva Maestron ohjelmistosta on tämänhetkisen kokemuksen perusteella erinomainen.
”Tilinpäätöksien tekemisestä Maestrolla meillä ei ole vielä kokemusta, mutta muuten olemme ehtineet todeta Maestron erinomaiseksi valinnaksi. Pystymme tekemään kaiken mitä aiemminkin, mutta hieman paremmin”, Saarivirta-Kut kertoo.
Maestron ohjelmisto on antanut eväät omien palveluiden kehittämiseen
RS-Tilin toimitusjohtaja uskoo tilitoimistopalveluiden kehittämiseen sähköisten työkalujen avulla. Sähköistämistä ei voi, eikä pidä, pakottaa asiakkaille, mutta se tarjoaa eväät toiminnan tehostamiseen tilitoimiston asiakasyrityksissä. Samalla manuaalisten rutiinien automatisointi vapauttaa tilitoimiston resursseja ja antaa edellytykset tarjota asiakkaille parempaa raportointia ja tukea yrityksen johtamiseen.
”Sähköistäminen on ehdottomasti se suunta, johon haluamme ohjata asiakkaitamme. Kaikki eivät sitä kuitenkaan halua tehdä, ja heitäkin on kyettävä palvelemaan. Sähköisten palveluiden käyttö mahdollistaa sen, että voimme tarjota asiakkaillemme pakollisen kirjanpidon lisäksi tukea liiketoiminnan johtamiseen. Tämän tuen merkitys asiakkaillemme korostui erityisesti vaikean koronavuoden aikana”, Saarivirta-Kut sanoo.
Maestro on osoittautunut oikeaksi valinnaksi
RS-Tilin tarpeisiin Maestro oli oikea valinta. Ohjelmisto on vastannut odotuksiin ja jopa ylittänyt niitä. Palvelun ja tuen merkitys on myös suuri pienelle tilitoimistolle, Maestrolta saatu palvelu on henkilökohtaista ja tuntuu kumppanuudelta. Saarivirta-Kut suositteleekin Maestroa varauksetta muille samassa tilanteessa oleville tilitoimistoille.
”Maestro tuntuu kumppanilta. Apua saa nopeasti ja tunnemme henkilökohtaisesti ne ihmiset, jotka meitä auttavat. He myös tuntevat meidät. Maestron ohjelmisto sopii erinomaisesti Tikoniin tottuneille tilitoimistoille ja vaihtaminenkin käy yllättävän kivuttomasti. Ajatus vaihtamisesta aiheuttaa varmasti monille stressiä, mutta se kirpaisee vain kerran ja vähemmän kuin luulette”, Saarivirta-Kut naurahtaa lopuksi.