No-Pan Auto Oy eroon päällekkäistyöstä Maestrolla
No-Pan Auto Oy eroon päällekkäistyöstä Maestrolla
No-Pan Auto Oy:n haasteena olivat välimatkat ja päällekkäistyö. Kirjanpidon aineistoja jouduttiin kuljettamaan Kajaaniin ja lisäksi jouduttiin tekemään runsaasti päällekkäistyötä tilitoimiston kanssa. Sähköiseen ostolaskujen käsittelyynkin kaivattiin parannuksia. Kuukauden tulostiedot ja raportit saatiin käyttöön vasta seuraavan kuukauden puolenvälin jälkeen. Tässä tilanteessa otettiin harkittavaksi uudet ohjelmistot sekä kirjanpidon siirtäminen yrityksen omaan hoitoon.
No-Pan Auto Oy on kainuulainen konserni, johon kuuluvat No-Pan Auton toimipisteet Kuhmossa ja Kajaanissa, Nopan Metalli Kuhmossa sekä Ylä-Kainuun Autokoulu Suomussalmella ja Puolangalla. Yritys on toiminut 75 vuotta ja se työllistää 35 henkilöä.
Sitkeä ja avulias Maestro
Maestro tarjosi No-Pan Auto Oy:lle ratkaisun, jossa on kaikki tarpeellinen: kirjanpito, osto- ja myyntireskontra, sähköinen ostolaskujen käsittely, kassajärjestelmä, pankkiliikenne ja palkanlaskenta. Lisäksi No-Pan Auton käyttämästä Auto-Master –toiminnanohjausjärjestelmästä on yhteys Maestroon.
– Tarjolla oli useampia järjestelmätoimittajia, mutta Maestro voitti sitkeydellään, hymyilee kirjanpitäjä Riitta Huotari No-Pan Auto Oy:stä.
– Ensimmäinen vuosi oli rankka, kun rysäytimme kaiken kerralla käyttöön, mutta nyt on jo tehty tilinpäätös ja veroilmoituskin Maestron avulla. Erinomaisena apuna oli ohjelmistoasiantuntija Maarit Huuhko Maestrolta.
– Nyt kun olemme jo vahvempia Maestron käytössä, voimme alkaa tehdä hienosäätöjä ja opetella erilaisia raportointeja. Työntekokin nopeutuu koko ajan.
Ajantasainen raportointi
Maestron ohjelmistoista on saatu ne hyödyt, joita toivottiinkin. Kirjanpito saatiin siirretyksi tilitoimistosta omaan hoitoon ja Maestron sähköinen ostolaskujen käsittely otettiin käyttöön.
– Nyt on hienoa, että konsernikirjanpitokin onnistuu, kuvailee Riitta Huotari saavutettuja etuja.
– Raportit voidaan muodostaa millä tavalla halutaan ja ne ovat aina tilanteen tasalla tässä ja nyt, reaaliajassa. Näin raportteja voidaan ottaa milloin vain tarvitaan, vaikka päivittäin, eikä tarvitse odottaa seuraavan kuukauden lopulle. Myynti sekä saatavat kirjautuvat järjestelmään heti.
Päällekäistyö loppui
– Päällekkäisyyttä ei työssä enää tule. Kaikki tiedot siirtyvät suoraan kirjanpitoon, toteaa Riitta Huotari. Aikaisemmin esimerkiksi reskontrien täsmäyksissä jouduttiin tekemään paljon työtä. Kun tiedot järjestelmässä ovat ajan tasalla, on kaikki tiedon käsittely ja jatkokäyttö helpompaa.
– Esimerkiksi ilmoitustiedot verottajalle muodostuvat tiedostoihin valmiiksi, niin että tarvitsee vain lähettää ilmoitukset.
– Myös palkat siirtyvät suoraan kirjanpitoon, eikä omia kirjausvirheitä tarvitse pelätä.
Kaikkien uusien ohjelmistojen ottaminen käyttöön yhdellä kertaa oli Riitta Huotarin mielestä rankkaa, mutta Maestron tuella se onnistui ja nyt, vuoden käytön jälkeen, voidaan ruveta opettelemaan hienouksia, kun rutiinit jo rullaavat.
– Voin varauksetta suositella Maestroa muillekin, hän sanoo.