Kivikopla Oy: Maestro lisää seurattavuutta ja vähentää virheitä

Sähköinen ostolaskujen kierrätys säästää paperisten lippusien ja lappusien keräilyltä ja vapauttaa aikaa tuottavampaan työhön. Se, että tiedot voi katsoa itse koneelta tarvitsematta soitella kirjanpitoon tai selata mappeja, nopeuttaa työskentelyä. Molemmista syntyy ajansäästön lisäksi kustannussäästöä, toteaa Tomi Nurmisola Kivikopla Oy:sta.

Kivikopla Oy on espoolainen vuonna 2002 perustettu puutarhan, pihan ja kadun rakentamiseen ja koristeluun tarkoitettujen kivien ja kivitavaran erikoismyymälä, joka tarjoaa materiaalit niin yksityisille kuin urakoitsijoillekin. Sesonkiaikana kesällä yritys työllistää kymmenkunta henkilöä. Bisnestä Kivikopla tekee nyt Maestron taloushallinnon, kassajärjestelmän sekä varastonhallintajärjestelmän tuella.

Kaikki tieto löytyy Maestrosta

– Siirryimme Maestroon, kun aikaisempi taloushallintojärjestelmämme kävi liian pieneksi ja halusimme enemmän seurattavuutta, kertoo Tomi Nurmisola. – Laskuja tulee vuodessa paljon, ja sähköisessä muodossa ne vievät vähemmän tilaa. Säästymme lippusten ja lappusten keräilyltä ja arkistoinnilta.

Ostolaskujen käsittely ja tarkastus onkin nopeutunut sähköisen ostolaskujen kierrätyksen ansiosta selvästi, ja eron huomaa esimerkiksi lomien jälkeen, kun edessä ei ole kasaa tekemättömiä töitä. Ostolaskuja voi hyväksyä missä vain, kun se tehdään netin välityksellä.

– Tulevaisuudessa ero entiseen korostuu vielä enemmän, koska tietoja ei enää tarvitse kaivella vanhoista mapeista, jotka on pahimmassa tapauksessa jo viety pois toimistolta. On paljon mukavampaa, helpompaa ja nopeampaa hakea tietoa Maestrosta, kiittää Nurmisola.

Virheet vähenevät ostotilauksissa ja varastokirjanpidossa

Myös ostotilauksissa ja varastonhallinnassa virheiden mahdollisuus on Maestron ansiosta vähentynyt. Etukäteen numeroiduista ostotilauksista näkee, mitä on tilattu, mitä piti tulla ja onko tilausta kenties muutettu.

– Tietoon pääsee käsiksi huomattavasti nopeammin, ja järjestelmästä näkee myös, onko tilattu tuote kenties varattu jo jollekin asiakkaalle. Se helpottaa ainakin minun työtäni, Tomi Nurmisola toteaa.

Lisää helpotusta on tulossa ostotilausehdotuksesta, jota parhaillaan otetaan käyttöön. Se ehdottaa tilattavaksi tuotetta, jonka määrä varastossa laskee alle määritellyn rajan. Maestron ansiosta Kivikoplassa tiedetään tarkasti, mitä ja minkä verran tavaraa varastosta löytyy, mikä tavara liikkuu ja mikä ei.

Käynnit tilitoimistossa vähentyneet

Kivikopla Oy:ssa kirjanpito valmistellaan pitkälti itse. Maestron ansiosta tilitoimistossa ei enää tarvitse käydä edes kuukausittain vaan vain tarvittaessa ja tilinpäätöstä tehtäessä.

– Aiemmassa järjestelmässä tieto ei kulkenut tilitoimistoon asti. Nyt kirjanpitäjällämme on Maestron tunnukset ja oikeus päästä käsiksi meidän tietoihimme. Sekä kirjanpitäjä että me itse näemme järjestelmästä, mitä milloinkin tarvitsee nähdä, eikä tarvitse soitella ja ihmetellä. Siitäkin syntyy aikamoista ajansäästöä ja kustannussäästöä, Nurmisola kertoo. – Enää ei tarvitse arvuutella, mistä kansiosta jokin paperi löytyy tai miten jokin tieto on tiliöity. Kaikki löytyy Maestrosta helposti.