Info-Kirjakaupat Oy on luottanut Maestroon jo pitkään

Suomen Info-Kirjakaupat Oy on perustettu vuonna 1972, ja se on edelleen maan suurin yksityinen kirjakauppa-ketju. Infon ja Maestron pitkä yhteinen historia alkoi jo 1990-luvun puolivälissä.

Info-Kirjakaupat on osuuskunta, jonka muodostavat yksittäiset kauppiaat, ja ketjussa on kaikkiaan 42 myymälää eri puolella Suomea. Niiden toiminta perustuu asiakaslähtöiseen toimintaan, jonka perustana on luotettavuus, laajat valikoimat, asioinnin helppous ja hyvä asiakaspalvelu.

Yhtenäinen järjestelmä kaikille kauppiaille

”Ketjulla ei ollut yhtenäistä tietojärjestelmää, ja ajatuksena oli hankkia jokaiselle kauppiaalle samanlainen järjestelmä, joka olisi myöhemmin mahdollista liittää hallintoon ja ketjunohjaukseen tarvittaviin toimintoihin” toimitusjohtaja Mikko Parviainen kertoo. Infolla on käytössä laaja paketti Maestron ohjelmistoja toiminnanohjauksesta intranettiin. Maestro on toteuttanut Infon järjestelmiin useita kirja-alan tarpeisiin tarkoitettuja räätälöintejä lähinnä tuotetietojen ja logistiikan haasteiden ratkomiseksi.

”Maestron etu on asiakaslähtöisyys ja pitkäjänteisyys. Ei puhuta niinkään asiakassuhteesta vaan kumppanuudesta. Tässä se on toteutunut hyvin, kun puhutaan kuitenkin noin 15 vuodesta ja jatkuvasta kehityksestä ja ylläpidosta. On syntynyt luotettava suhde, jossa kumpikin tuntee toisensa. Molempien osaaminen ja tarpeet on toisella tiedossa, ja se helpottaa tätä peliä.”

Tärkeä näytevarastojärjestelmä

Kirjakauppojen toiminnallinen perusta on näytevarastojärjestelmä, jossa kustantajat toimittavat kattavan valikoiman uutuuskirjoja kirjakauppaan. Kirjakauppa on velvollinen tilaamaan myydyt näytevarastokappaleet uudelleen myyntiin ja jatkamaan tuotteen myyntiä.

Tätä varten on jouduttu rakentamaan järjestelmä, jonka avulla pystytään seuraamaan, mikä on kustantajan ja mikä kirjakaupan omaisuutta. Logistiikkaa varten tukkureilta saadaan hintatiedot ja tuotetiedot eli koko laaja valikoima kirjoja löytyy jokaisen kirjakaupan tietokannasta. Automaattitilaukset täydentävät varastoa automaattisesti oikeilta tukkureilta nappia painamalla. Tällaisessa tilanteessa Maestron ohjelmisto pääsee näyttämään kyntensä.

Toiminnanohjaukset erityisvaatimukset

”Nykyaikaisessa erikoiskaupassa ja alalla, jossa myymälän valikoima muodostuu suuresta määrästä nimikkeitä, ei ilman tietojärjestelmää hommasta tulisi mitään. Se aika on ohi, jolloin libristi päätti myytävän valikoiman. Järjestelmä on se, joka tietää, mikä myy ja mikä ei, mitä kannattaa olla, mikä kannattaa poistaa. Kannattava liiketoiminta syntyy vaihto-omaisuuden hallinnan kautta, ja ilman tietojärjestelmää se on mahdotonta.” Parviainen summaa Maestron toiminnanohjausjärjestelmän konkreettisen merkityksen.

Kumppanuus helpottaa käyttöönottoa

Yksi pitkän kumppanuuden eduista on se, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto ketjun uusissa myymälöissä on helppoa. Ohjelmistotoimittaja tietää, millaisesta toimituksesta on kyse muutenkin kuin ohjelmistotasolla, ja käyttöönottokoulutus on kustannustehokasta.

“Maestro tuntee kirjakaupan tarpeet ja vaatimukset eli on sen verran syvällä asiakkaan liiketoiminnoissa, että sieltä tulee hommaan erikoistunut kouluttaja, joka pystyy kouluttamaan alan poikkeukset järjestelmän käyttöönottoon. Meillä taas on kaikki valmiina, että tiedetään, mitä pitää olla missäkin, kun käyttöönotto tapahtuu. Harjoitus tekee mestarin – ohjelmistokaupassakin.”