Meillä auto on kustannuspaikka ja seuraamme kuluja ja tuottoja ajoneuvokohtaisesti. Keskeisiä järjestelmiämme ovat ajoneuvoseurantajärjestelmä, kuljetusjärjestelyohjelma sekä erillinen raportointijärjestelmä. Maestro integroituu näihin muihin järjestelmiimme erittäin hyvin.
Maestro tuo säästöä kuljetusyritysten kirjanpitoon ja tehostaa raportointia
Kun Kuljetusliike Kantola & Koramo Oy otti Maestron kirjanpito-ohjelmat ja sähköisen laskujen kierrätyksen käyttöön vuonna 2016, tavoitteena oli ajansäästö kirjanpidossa ja raportoinnin parantaminen. Tavoite toteutui yli odotusten: kirjanpitoon kulunut aika putosi kolmannekseen entisestä.
”Maestron valintaan ei ollut yhtä selkeää syytä. Kuulostelimme kokemuksia käyttäjiltä, eikä maineongelmia ollut. Paketti oli asiallisen tuntuinen”, kertoo tuolloin talouspäällikkönä toiminut Tuomas Anttila.
Nyt käytössä on Maestron kirjanpito, reskontrat ja palkanlaskenta, matkalaskujen käsittely ja ostolaskujen käsittely.
Kuljetusliike Kantola & Koramo Oy on Koillismaalla, Savossa ja Pohjois-Karjalassa toimiva, vuonna 1961 perustettu perheyritys ja osa Kaukokiitoa. Yrityksellä on 250 työntekijää, 87 autoa ja seitsemän terminaalia. Päätoimipiste on Kuusamossa. Voit lukea asiakastarinan tästä.
"Keskeisinä hyötyinä kiteytyvät nopeutuminen ja helpottuminen"
Kaukokiito Oy:n talouspäällikkö Anne Riihiluoma:
”Teimme neljän eri ohjelmistotalon kanssa kartoituksen siitä, mikä järjestelmä sopisi meidän erityispiirteisiimme. Lähinnä siihen, miten uusi järjestelmä sopii toisaalta ketjutason tarpeisiin ja toisaalta on liikennöitsijöidemme liiketoiminnan pyörittämisen ja johtamisen näkökulmasta paras. Kartoituksen tuloksena päädyimme Maestroon, joka oli jo kahdella liikennöitsijällämme käytössä.
Kun nyt Maestron käyttöönoton myötä moni manuaalinen työvaihe on päästy korvaamaan automatisoinnin avulla, arjesta on tullut helpompaa ja moni asia on tehostunut. Kaukokiito Oy:ssa automatisointi ja digitalisointi ovat ajankohtaisia teemoja kaikessa kehittämisessä. Niihin liittyviä hyötyjä on Maestron käyttöönoton myötä saatu etenkin ostolaskujen käsittelyssä. Maestrosta saa hyviä yhdistelmä- ja pohjaraportteja esim. tilitysten tueksi, paljon paremmin kuin aikaisemmin.
Liikennöitsijöille kohdistuvien tilitysten ja maksujen osalta olemme saaneet paljon hyötyjä asioiden nopeutumisen kautta. Nopeutuminen ja helpottuminen, siinä tärkeimmät hyödyt. Paperin pyörittelystä on päästy nyt eroon.” Voit lukea asiakastarinan tästä.
Miltä kuljetusalan taloushallinto näyttää 2022?
Haastattelimme suomalaisia kuljetusyrityksiä kesällä 2022. Selvitimme, millaiset ovat kuljetusyritysten taloudelliset näkymät, mitkä hallinnolliset rutiinit vievät eniten aikaa, mitkä ovat talouden tärkeimmät tunnusluvut missä tärkeysjärjestyksessä ja kuinka usein niitä seurataan.
Maestroa käyttää jo 20 kuljetusalan yritystä – joukossa Suomen suurimpia – ja kuljetusala onkin yksi tärkeimmistä asiakasryhmistämme. Toteutimme tämän tutkimuksen ymmärtääksemme paremmin alan erityispiirteitä ja auttaaksemme osaltamme yrityksiä vastaamaan muuttuneen markkinan vaatimuksiin.
Voit ladata raportin täältä
Mihin suuntaan talousjohdon rooli muuttuu kuljetusalalla?
Käytäntöjen digitalisointi, seurattavuuden parantaminen, käsin tehtävän työn automatisointi ja näiden myötä kaiken tekemisen tehostaminen on ollut vallitseva suunta kaikessa liiketoiminnassa jo pitkään. Kuljetusala ei ole tästä poikkeus.
Nämä muutokset ovat koskettaneet kaikkia toimintoja yrityksissä, mutta erityisen paljon ne ovat muuttaneet talousjohdon roolia, tarkoitusta ja arkista työntekoa.
Miten siihen voi vastata?
”Toimialalla katteet ovat yleisesti ohuita ja alttiita taloussuhdanteen muutoksille. Tämän vuoksi reaaliaikainen liiketoimintalukujen seuraaminen, raportoiminen sekä toimenpiteiden suunnitteleminen näiden pohjalta on yrityksen kannattavuuden kannalta elintärkeää ja toisaalta myös kilpailutekijä, jolla voidaan osoittaa markkinalle yrityksen luotettavuus”, kertoo Kantola & Koramon silloinen talouspäällikkö Tuomas Anttila.
Kaikenlaiset manuaaliset kirjaukset on vähentyneet eikä järjestelmien välisiä täsmäyttämisiä ei enää tarvita. Meillä on jokaisessa ajoneuvossa päätelaite, johon kuljettajat kirjautuvat omilla tunnuksillaan. Pystymme reaaliaikaisesti seuraamaan työtunteja, jotka kirjautuvat automaattisesti palkanlaskentaan.
Entä kun talouskasvu tasaantuu - tai taantuu?
Viimeisimmät Kuljetusbarometrit ovat osoittaneet, että talouskasvu on tasaantumassa. Samoin vaatimukset kuljetusten hiilijalanjäljen pienentämiseen ovat kasvamassa.
Molemmat ovat asioita, joihin voidaan ainakin osittain vastata optimoimalla kaluston käyttöä, käytettäviä reittejä, ajoneuvojen täyttöasteita ja työvuoroja. Käytännössä tämä tarkoittaa seurannan lisäämistä, kykyä ja ymmärrystä reagoida reaaliaikaisesti seurannan tuottamiin lukuihin ja tarkempaa raportointia pitemmällä aikavälillä havaituista luvuista.
Vastuu näistä asioista kohdistuu yrityksessä yleensä talousjohdolle. Jotta talousjohto voi lunastaa roolin muuttuneet odotukset, on työpäivää määrittävien tehtävien muututtava myös. Käytännössä tämä tarkoittaa korkeaa automaatioastetta aiemmin käsin tehdyissä kirjanpidollisissa tehtävissä.
Ja tämä onnistuu vain oikeanlaisella taloushallinnon työkalulla!
Vanhalla järjestelmällä yhden henkilön työaika meni kokonaan kirjanpidon ja ostoreskontran hoitoon. Nyt siihen tarvittava aika on pudonnut noin 35 prosenttiin!
Entä henkilöstöön liittyvän kirjanpidon hallinta?
”Henkilöstökulut muodostavat merkittävimmän yksittäisen osan liiketoiminnan kustannuksista. Ne ovat siis alan suurin yksittäinen kuluerä”, sanoo Tuomas Anttila. ”Henkilöstö on myös yrityksen tärkein voimavara”, hän jatkaa.
Tämä tarkoittaa sitä, että henkilöstöön liittyviä kuluja on tärkeä hallita, mutta yhtä tärkeää on varmistaa työntekijöiden tyytyväisyys ja valmiudet selvitä työtehtävistään. Käytännössä tämä asettaa vaatimuksen läpinäkyvyyteen ja mitattavuuteen kaikessa tehtävässä työssä ja työhön liittyvässä.
Koska katteet ovat alalla ohuita, tulevat ylityökorvaukset nopeasti kalliiksi. ”Säännölliset ylityökorvaukset kasvattavat nopeasti henkilöstökustannukset 1,5 kertaisiksi”, Anttila toteaa. ”Toisaalta ylitöitä ei voida myöskään sulkea pois, koska asiakkaiden ja sitä kautta liiketoiminnan vaatimukset ovat prioriteetti. Tärkeintä on tasapaino ja riskien minimointi. Tämä vaatii aktiivista seurantaa ja huolellista suunnittelua.”
Suunnitelmallisuus on tärkeää myös työhyvinvoinnin varmistamisessa. Reittien ja työn vaatimusten pitää olla tasolla, johon työntekijät pystyvät ilman paineita ylittää omaa kapasiteettiaan tai rikkoa ajosääntöjä.
Tämän vuoksi Kantola & Koramolla mitataan säännöllisesti myös työntekijöiden tyytyväisyyttä. Huolehtimalla näistä varmistetaan työntekijöiden vähäiset sairauspoissaolot. Työntekijöiltä kerätään kerran kuukaudessa tietoa tyytyväisyyteen liittyen. Lukuja kerätään myös ajotietokoneella sekä paikantimella ja teoriassa niitä pystytään seuraamaan vuorokauden viiveellä.
Käytännössä niitä on kuitenkin järkevämpää seurata palkkajaksoittain, jolloin tieto kerätään Maestron palkkahallinnasta ja ajetaan raportointityökaluun. ”Aiemmin henkilöstölukujen kirjaaminen ja seuraaminen tehtiin käsin ja oli käytännössä täysipäiväinen työ. Maestron palkkahallinnon automaatio on saanut aikaan sen, että nykyään henkilöstöön liittyvään kirjanpitoon menee 1,5 työpäivää viikossa”, Anttila kertoo.
Maestrolla teet kuljetuskaluston käyttöomaisuuskirjanpidon ja hankintamenojen poistot automaattisesti ja ilman ylimääräistä vaivaa
Kalusto on henkilöstön jälkeen tärkein elementti kuljetusalalla. Useimmiten kalusto omistetaan itse, mikäli yrityksen taloudellinen tilanne sen mahdollistaa.
”Meidän kokoluokassamme kaluston omistaminen on yleensä kustannustehokkaampaa kuin sen vuokraaminen. Toki huoltoleasing-malli olisi liiketoiminnan jatkuvuuden ja helppouden kannalta ihan toimiva sekin. Mutta kustannusten kannalta meille tulee edullisemmaksi maksaa satunnaiset remontit kokonaisuudessaan ja pitää itse kalustoa varalla kuin ulkoistaa tätä ulkopuoliselle taholle – vaikka se helppoutta toisikin”, Anttila toteaa.
Tällöin yrityksen taloushallinnossa on tehtävä käyttöomaisuuskirjanpito liittyen yrityksen omistamaan ajoneuvokantaan, mutta se on Kantola & Koramolla hoidettu kertakirjauksella Maestroon, joka tekee automaattisesti hankintamenojen poistot, eikä tämä tuota heillä ylimääräistä vaivaa.
Mitä hyötyä Maestro tuo kuljetusyrityksellesi?
- Parantaa seurattavuutta
- Automatisoi käsin tehtävän työn
- Poistaa turhat rutiinit
- Antaa enemmän aikaa liiketoiminnan tehokkuuden parantamiseen
- Tehostaa kirjanpitoa ja vähentää siihen kuluvaa aikaa
- Nopeuttaa reagointia perustuen reaaliaikaiseen seurantaan
Esimerkkejä kuljetusalan asiakkuuksistamme:
- Kuljetusliike Kantola & Koramo Oy
- Kaukokiito Oy
- Korsu Oy
- Lehtonen Yhtiöt Oy
Ota yhteyttä!
Jätä tästä yhteystietosi, niin otan sinuun yhteyttä! Soitan sinulle, ja voimme myös sopia esittelystä joko tulemalla paikan päälle tai vaikkapa lyhyellä puolen tunnin etäesittelyllä oman tietokoneesi kautta.
Jätä tästä yhteystietosi
Yhteyshenkilösi Maestrolla:
Jesse Järvinen
Avainasiakaspäällikkö
p. 0207 505 649
jesse.jarvinen(a)maestro.fi
Lue lisää!
- Blogi: Anna automaation auttaa taloushallinnon, ostolaskujen käsittelyn ja palkkahallinnon rutiineissa
- Blogi: Kuluuko kirjanpidon rutiineihin liikaa aikaa?
- Blogi: Miten kuljetusyritys voi reagoida talouden muutoksiin?
- Blogi: Estääkö taloushallinnon automaation puute reaaliaikaisen tiedon saamisen yrityksen nykytilasta?
- Blogi: Kuinka vähentää henkilöstökulujen kirjanpitoon kuluvaa aikaa?
- Blogi: Voiko taloushallinnon järjestelmä ennakoida tulevia kuluja?
- Asiakastarina: Kaukokiito Oy sai taloushallinnon ratkaisun kuljetusyrityksen konsernitason ja yritysten tarpeisiin
- Asiakastarina: Kantola & Koramo on Maestron tyytyväinen asiakas. Käy lukemassa talouspäällikkö Tuomas Anttilan koko tarina yhteistyön aloittamisesta Maestron kanssa täältä.
- Käy lukemassa myös kuljetusalan vuoden 2019 toimialakatsauksemme täältä.
- Maestro Taloushallinnon kokonaisuuden toiminnot ja ominaisuudet (tuotesivu)
- Lue myös blogisarjamme:
- Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta osa 1: Renkaan riekaleet moottoritiellä – talousjohdon epäonnistuminen?
- Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta osa 2: Kuljetusalan yritykset suhdanteiden pyörteissä – miten reagoida talouden muutoksiin?
- Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta osa 3: Omistamisen puolesta – Kaluston omistaminen ja kulujen ennustettavuus
