Maestro tekee tiivistä yhteistyötä autokaupan asiakaiden kanssa

Kun autokaupan taloushallintoa kehitetään yhdessä asiakkaiden kanssa, saavutetaan erinomainen ja molempia osapuolia tyydyttävä lopputulos. Asiakkaiden toiveet ovat olleet Maestron ohjelmistokehitystä ohjaavana voimana alusta asti.

Näin toimimme myös jatkuvassa yhteistyössä autokaupan asiakkaidemme kanssa. Autokauppa on yksi Maestron tärkeimpiä asiakasryhmiä – olemme toimittaneet pitkälle automatisoituja taloushallinnon järjestelmäratkaisuja autokauppojen tarpeisiin jo lähes 20 vuoden ajan. Pidämme autokaupan asiakkaillemme myös esimerkiksi vuosittain talousjohdon tapahtumapäivän, jossa suunnittelemme yhdessä kehitysasioita.

Miten autokaupan taloushallintoa on kehitetty viime vuosina?

Taloushallinnon kokonaisuuden yleisen kehityksen lisäksi painopiste on ollut ostolaskujen käsittelyn automatisoinnissa. Autokaupoissa ostolaskuja – sekä sisäisiä laskuja – käsitellään tyypillisesti useita tuhansia, ja automaation tuoma työajan säästö onkin ollut merkittävä.

Tässä esimerkkejä autoliikkeiden laskujen automatisointiin tehdyistä parannuksista

Automaattinen tiliöinti kahdella eri tavalla

Maestrossa ostolasku on mahdollista tiliöidä automaattisesti joko kustannuspaikoittain määrättyyn kulujakoon perustuen, tai laskun riveihin perustuen. Ensimmäisessä mallissa tiliöintirivit luodaan kulujaon mukaisesti. Toisessa mallissa tiliöintirivejä syntyy yhtä monta kuin mitä laskulla on tuoterivejä.

Laskulta löytyvä auton rekisteritunnus saadaan tuotua automaattisesti tiliöintiin riippumatta siitä kummalla mallilla tiliöinti tehdään. Jos koko laskun summa jaetaan kustannuspaikoille, käytetään ensimmäistä mallia. Jos lasku koskettaa useaa autoa, käytetään jälkimmäistä mallia jotta eri rekisteritunnukset tulevat oikein tiliöintiriveille.

Ostolaskujen katselmointi

Ostolaskun käsittelyn tulee olla tarkkaa ja täsmällistä. Tämän vuoksi taloushallinnossa halutaan usein läpikäydä kaikki tai määrätyt laskut ennen kuin ne viedään ostoreskontraan. Tätä helpottamaan MaesroNG Ostolaskuihin on tehty ’Mahdollisuus pakottaa ostolaskun katselmointi ennen valmiiksi siirtoa’-ominaisuus.

Laskut on helppo käydä läpi kierron jälkeen, eikä niihin jää virheitä. Virheiden korjaaminen on paljon työläämpää silloin, kun lasku on jo kirjanpidossa.

Tiliöinti selkeämmäksi

Automaattisessa tiliöinnissä tiliöintirivejä saattaa syntyä paljon, jos jokaisesta yhdestä laskurivistä muodostuu yksi tiliöintirivi. Autoliikkeillä on yhdellä tiliöintirivillä lisäksi paljon tietoa: rekisteritunnus, kululaji yms. Tiliöintinäkymää on tämän vuoksi muutettu selkeämmäksi.

Automaattisesti syntyneet tiliöintirivit on nyt myös mahdollista yhdistellä joko automaattisesti, tai yhdistelytoiminnolla. Laskun tiliöintiviennit on tällöin helpompi tarkastaa taloushallinnon henkilön toimesta.

Jos lasku tiliöidään manuaalisesti, tiliöintiä saattaa autoliikkeessä tehdä esimerkiksi laskun tarkastaja joka ei aina tiedä, mikä tili pitäisi valita laskulle. Kun tilivalikoimaa rajataan, tiliöinti menee todennäköisemmin oikein.

Maestrossa kirjanpidontilejä voidaan rajata antamalla esimerkiksi tilinumeroväli, ja määrittämällä missä roolissa olevat käyttäjät saavat käyttää näitä tilejä tiliöidessään. Jos tiliöinti ei kierron päätteeksi täsmää laskun summaan tai laskussa on joku muu tieto väärin, lasku siirtyy ’Tiliöimättä’-statukselle. Näiden laskujen läpikäymistä on helpotettu niin, että heti kun lasku avataan, sovellus näyttää mikä laskussa on vikana.

Kirjanpidon päivä

Jos kirjanpidonpäivä määritellään erikseen laskun päivän lisäksi, voidaan virheiden välttämiseksi laskun päivä kopioida automaattisesti kirjanpidon päiväksi. Jos lasku halutaan viedä tästä poikkeavalla päivällä kirjanpitoon, kirjanpidon päivä on helppo vaihtaa. Kirjanpidon päivä on näkyvissä myös kiertonäkymässä.

Rekisteritunnus

Myös silloin kun koko ostolasku koskee yhtä autoa, voidaan laskun perustiedoista löytyvä rekisteritunnus tuoda automaattisesti ostolaskun tietoihin. Rekisteritunnus tuodaan myös automaattisesti tehtävään tiliöintiin, josta se kulkeutuu esimerkiksi autoliikkeen myynnin järjestelmään.

Jos toimittajalta tullutta kulua laskutetaan sisäisesti, rekisteritunnuksen tallentaminen helpottaa myös sisäisten laskujen käsittelyä. Laskut on helppo löytää kierrosta, ja verrata sisäistä sekä toimittajalta tullutta laskua keskenään.

Toimittajan tunnistaminen

Autoliikkeellä on usein toimintaa useassa toimipisteessä. Tällöin saman toimittajan laskut jaetaan monesti paikkakunnittain usealle toimittajakortille. Tätä tehdään sekä raportoinnin että automaation vuoksi.

Kun sovelluksen tietokannassa on saman toimittajan tiedot useaan kertaan, ei toimittajaa voida tunnistaa automaattisesti pelkän y-tunnuksen ja/tai pankkitilin perusteella.

Nyt on mahdollista määrittää tarkentavia tietoja toimittajan tunnistamista varten. Toimittajaa voidaan y-tunnuksen ja pankkitilin lisäksi tunnistaa esimerkiksi ostajan paikkakunnan avulla. Oikean toimittajan tunnistaminen laskulle on ensimmäinen askel laskun automaattiseen käsittelyyn.

Toimittajan sekä viitetietojen perusteella voidaan tunnistaa esimerkiksi toimittajalta tullut varaosalasku, ja automatisoida tällaisen laskun tiliöinti sekä viedä lasku automaattisesti tarkastettavaksi.

Auto-Kilta Oyn talouspäällikkö Sanna Yliruka kertoo miten heillä käsitellään vuosittain noin 25 000 laskua. Aiemmin laskujen käsitteleminen on yhden henkilön kokopäivätyötä. Laskujen kiertoon viemisessä saavutettiin 80% automaatio-aste, ja nykyään laskujen käsittelyyn kuluu päivässä vain noin 1,5 – 2 tuntia.

Entä miten tekoäly on parantanut autokaupan taloushallintoa ja ostolaskujen hyväksynnän automatisointia?

Liiketoimintaympäristömme digitalisaation eteneminen on nostanut yhä useammalla toimialalla keskusteluun mukaan aiemmin lähinnä tieteiselokuvista tutuksi tulleet käsitteet ”tekoäly” ja ”robotiikka”. Tekoälyn ja robotiikan parissa toimivien kaupallisten toimijoiden toimesta ns. kerma on jo kuorittu ja ratkaisuiden hyödyntäminen aina vain laajemmille kohderyhmille on kunkin toimijan fokuksessa.

Niin tekoälyn kuin robotiikan osalta mielenkiintoinen yrityksen toiminnan osa-alue on taloushallinto. Syinä tähän lienee talousprosessien säännönmukaisuus, sekä sitä ohjaava lainsäädäntö. Samoin kohderyhmä näiden prosessien automatisoinnin osalta on lähes rajaton.

Mitä nämä termit tarkoittavat?

• Ohjelmistorobotiikalla tarkoitetaan sovelluksia, jotka suorittavat automatisoidusti niille annettuja yksinkertaisia työtehtäviä. Robotit tuovat kaivattuja käsipareja moniin tilanteisiin myös ostolaskujen käsittelyssä.
• Tekoälyllä tarkoitetaan koneen kykyä käyttää perinteisesti ihmisen älyyn liitettyjä taitoja, kuten päättelyä, oppimista tai suunnittelemista. Tekoälyn avulla ohjelmisto voi toimia tehtävän ja tilanteen mukaisesti järkevällä tavalla. Järkevä toiminnan taso edellyttää tekoälyltä tiettyjä ominaisuuksia. Sen on osattava tunnistaa erilaisia tilanteita ja ympäristöjä sekä toimittava muuttuvien tilanteiden mukaan. Tekoälyn haaste on määrittää se taso, missä tekoäly aiheuttaa vahinkoa tai tekee virheen. Tekoäly soveltuu siis ehkäpä parhaiten tilanteisiin, jossa virhemarginaalin voidaan sallia olevan kohtuullinen ja sen virheiden vaikutus ei aiheuta merkittävää työmäärää.

Tekoälyn mahdollisuudet kiinnostavat merkittävästi meitä Maestrolla – onhan tehtävämme virtaviivaistaa prosesseja ja karsia manuaalisia työvaiheita.

Teimme taannoin testausta kolmen eri tekoälytoimijan kanssa käyttäen testiaineistona oikeaa autoliikkeen aineistoa. Testien perusteella kävi ilmi, että jopa 90% autoliikkeiden yksinkertaisista – esimerkiksi yksirivinen lasku – ostolaskuista tulisi käsiteltyä oikein tekoälyn avulla. Ostolaskun käsittelyllä tarkoitetaan tiliöintiä ja käsittelijöiden valintaa.

Autoliikkeillä laskujen käsittely on kuitenkin usein monimutkaisempaa. Monirivisten tai muutoin hankalamman laskuaineiston osalta tulos putoaa kuitenkin lähelle 40% tasoa. Onko mahdollista hyväksyä näin suuri virhemarginaali? Kirjanpitoon vietävässä aineistossa virheitä ei saa olla. Virheiden korjaaminen jälkikäteen on kallista ja vie suuren osan tekoälyn tuomasta hyödystä.

Näistä syistä olemme lähestyneet ostolaskujen käsittelyn automaatiota siitä näkökulmasta, että ihminen luo säännöt joilla automaation tulee toimia. Tällöin ostolaskujen käsittely on läpinäkyvää ja automaatio tekee tarkalleen sen, mitä sen on pyydetty tekemään. Autoliikkeissä ostolaskujen automaatio hyödyttää paitsi taloushallinnon henkilökuntaa, myös esimerkiksi laskujen tarkastajia. Myös säännöllisesti toistuvien laskujen tarkastaminen ja hyväksyminen voidaan automatisoida.

Ohjelmiston oma automaatio

Automaatio toimii parhaiten, kun kyseessä on samanlaisena toistuva lasku – esimerkiksi sähkölasku. Se tulee aina samalta toimittajalta, laskun eräpäivä on aina sama ja summakin on usein sama. Ohjelmiston omalle automaatiolle kerrotaan säännöillä, miten sen tulee toimia. Kun ohjelmistolle on kerrottu, että saapuvan laskun täyttäessä ehdot, sen voi automaattisesti tiliöidä ja tarkastaa, ohjelmisto tekee sen. Käsittely on silti läpinäkyvää. Jos lasku poikkeaa yhdestäkin ehdosta, lasku siirretään käsiteltäväksi ja käsitelijöille annetaan tästä ilmoitus.

Entä ohjelmistorobotiikka?

Erillinen ohjelmistorobotti käyttää ohjelmistoa samoin kuin ihminenkin käyttäisi sitä. Robotti ei myöskään halua, että mikään ohjelmistossa muuttuu. Käyttöönoton yhteydessä ohjelmistorobotti on konfiguroitava, ja sille on opetettava runsaasti erilaisia käyttö- ja käyttäytymissääntöjä. Jos käyttöön tulee muutoksia esimerkiksi muiden ohjelmistojen päivitysten vuoksi, uudelleenkonfiguroinnista tulee aina lisäkustannuksia. Robotilla ei tulisi koskaan korvata sovelluksen omaa automaatiota.

Tekoälyn käyttö

Tekoäly ja ohjelmistorobotiikka sekoittuvat helposti keskenään, vaikka kyseessä on kaksi täysin eri teknologiaa. Tekoälyllä tarkoitetaan koneen kykyä käyttää perinteisesti ihmiseen älyyn liitettyjä taitoja, kuten päättelyä, oppimista, suunnittelemista ja luomista. Tekoäly opetetaan esimerkiksi ostolaskuaineistolla, ja tekoälyn antamat tiliöintiehdotukset perustuvat todennäköisyyksiin. Me Maestrolla olemme testanneet erilaisia tekoälyratkaisuja, jotka voisivat toimia ohjelman oman automaation rinnalla erilaisten rajapintojen kautta.

Lue laajempi artikkeli tekoälyn hyödyistä Maestron ostolaskujen käsittelyssä täältä.