Vaunu-aitta hyödyntää Maestron ratkaisuja laaja-alaisesti – ERP, verkkokauppa, CRM ja taloushallinto helpottavat yrityksen arkea

Vaunu-aitta on Helsingin Ruoholahdessa toimiva lastentarvikeliike. Yrityksellä on yksi kivijalkaliike sekä verkkokauppa, joiden lisäksi he tekevät tukkukauppaa muille lastentarvikeliikkeille. Liiketoiminnan monimuotoisuuden vuoksi heidän järjestelmätarpeensa eivät ole yksinkertaisia. Vaunuaitalla aiemmin käytössä olleesta ERP:stä loppui valmistajan tuki, joten järjestelmän vaihtaminen oli väistämättä edessä.

”Aiempi ERP palveli meitä kauan ja siihen oli kehitelty integraatioita vuosien varrella tehostamaan verkkokaupasta saapuvien tilausten käsittelyä. Järjestelmässä oli kuitenkin myös paljon puutteita, joten vaihtaminen olisi varmasti ollut edessä muutenkin. Tuen loppuminen vain vauhditti päätöstä”, kertovat Vaunu-aitan logistiikkapäällikkö Kristian Johansson sekä verkkokauppapäällikkö Janne Kotilainen.

Edellinen kokonaisuus oli rakennettu siten, että ERP keskusteli verkkokaupan kanssa. Tämän saavuttamiseksi oli heille tehty käsityönä paljon integraatioita erillisillä alustoilla toimivien ratkaisuiden välille. Tätä toivottiin myös tulevalta ratkaisulta. Aitoa kassajärjestelmää heillä ei aiemmin ollut, vaan se oli rakennettu räätälöinnillä ERP:n. Maestro kykeni tarjoamaan heille osana kokonaisuutta myös kassajärjestelmän.

Katso tästä logistiikkapäällikkö Kristian Johanssonin video hankinnan taustoista, yhteistyöstä Maestron kanssa, ja siitä mitä hyötyjä Maestrosta on saatu:

Ajatuksesta suunnitelmaksi – ”Maestro oli selkeä valinta”

Alun harkintavaiheessa pöydällä oli viisi mahdollista ratkaisua sekä toimittajaa. Näistä kaksi putosi nopeasti pois harkinnasta ja lopullinen valinta tehtiin kolmen vaihtoehdon väliltä. Maestro osoittautui selkeästi parhaimmaksi valinnaksi, koska oli vaihtoehdoista ainoa, joka pystyi ratkaisemaan kaikki Vaunuaitan tarpeet yhdellä alustalla.

”Meille oli tärkeää saada samankaltainen mutta ajanmukainen ja paremmin toimiva kokonaisuus kuin meillä oli aiemmin. Olimme varautuneet siihen, että tämä vaatisi integraatioiden rakentamista uudestaan. Mutta Maestro pystyikin tarjoamaan yhdellä alustalla kaiken tarvitsemamme”, Johansson kertoo.

Koska Maestro pystyi tarjoamaan kaiken tarvittavan yhdellä alustalla, vältyttiin turhilta integraatioilta ja Vaunuaitta sai heidän tarpeensa täyttävän kokonaisratkaisun.

Suunnitelmasta hankkeeksi – ymmärrys liiketoiminnasta takaa onnistuneen lopputuloksen

Suunnitteluvaiheessa alkuperäinen lista ERP:n kohdistuvista vaatimuksista kasvoi, kun Maestro hyödynsi toimialatuntemustaan kaupan alalta. ”Maestro ymmärsi meidän liiketoimintamme ja oli aidosti kiinnostunut kuulemaan sekä ratkaisemaan meidän haasteitamme. He osasivat myös suositella meille toimenpiteitä, joita emme itse tulleet ajatelleeksi”, Johansson sanoo. Tämä johti siihen, että hanke kasvoi alkuperäistä ajatusta suuremmaksi, mutta tämä tapahtui liiketoiminnan ehdoilla ja sen etuja palvellen.

”Kommunikaatio ja aikataulutus toimi heidän päästään erinomaisesti, joten vaikka suunnitelmat kasvoivatkin alkuperäisestä – pysyi toimitusaika maltillisena”, Johansson jatkaa.

Verkkokauppa ja ERP – dynaaminen duo

”Tässä vaiheessa tuli puheeksi myös verkkokauppa. Meidän suunnitelmiimme ei aluksi kuulunut verkkokaupan vaihtaminen. Mutta osana suosituksiaan Maestro osasi kertoa meille, että koska myös verkkokaupastamme on tuki loppumassa parin vuoden päästä, kannattaa se vaihtaa samalla. Tämä osoittautui ehdottomasti oikeaksi päätökseksi”, Janne Kotilainen kertoo omalta osaltaan.

Näin toimiessa pystyttiin varmistamaan, että kaikki tiedot voidaan syöttää kertakirjauksilla ja tieto liikkuu eri työkalujen välillä saumattomasti – verkkokauppa ja kassajärjestelmä keskustelevat varastonhallinnan, tilaustenhallinnan sekä taloushallinnon välillä.

”Kokonaisuuden toimivuuden kannalta oli ehdottomasti järkevää vaihtaa molemmat samalla kertaa. Jos lähtisimme hankkeeseen nykyisellä ymmärryksellä, olisimme ottaneet verkkokaupan mukaan projektiin alusta lähtien”, Kotilainen toteaa.

”Ja jos olisimme vaihtaneet ainoastaan ERP:n ja rakentaneet sitten integraation aiempaan verkkokauppaamme, olisi se jouduttu tekemään parin vuoden päästä uudestaan”, hän jatkaa.

Onnistunut ERP-toimitus tehosti liiketoimintaa

Kun suunnitteluvaihe kaikkine muutoksineen saatiin päätökseen, kävi toimitus nopeasti. Vaunuaitan työntekijät oppivat nopeasti käyttämään uusia työkaluja ja kokonaisuus saatiin toimimaan välittömästi.

”Uusi järjestelmäkokonaisuus toimi samalla periaatteella kuin aiempi, mutta se on kattavampi ja automaation taso on huomattavasti aiempaa korkeampi. Pääsimme myös eroon päällekkäisistä kirjauksista, kun uudessa yhtenäisessä alustassa sama tieto on käytettävissä kaikissa työkaluissa kertakirjauksella”, Johansson kertoo.

Sisäisesti meillä ollaan nyt myös täysin tietoisia kaikista varastosaldoista.

Vaunuaitan liiketoiminnan erityispiirteiden huomioiminen

”Meidän liiketoiminnassamme on tiettyjä erityispiirteitä, joihin toivoimme toimittajalta huomiota ja Maestro vastasi näihin erinomaisesti”, Johansson kuvailee. ”Kun tilaamme valmistajalta tavaraa, osa tästä toimitetaan jälleenmyyjille, osa toimitetaan suoraan meidän kuluttaja-asiakkaillemme, osa tulee meidän kuluttajapuolen myyntiimme – verkkokauppaan sekä kivijalkaan – ja osa on jo kuluttajille myytyä tavaraa, joka odottaa noutoa.

Lastentarvikekauppaan liittyy sellainen erityispiirre, että kuluttajat saattavat usein ostaa tuotteen lapsen odotuksen aikana, mutta se halutaan noutaa lähempänä laskettua aikaa. Tällöin meillä voi olla varastossa myytyjä tuotteita pitkiäkin aikoja. Tämän erityistarpeen Maestro osasi ottaa hyvin huomioon ja räätälöi ratkaisua meidän tarpeisiimme sopivaksi. Tätä arvostimme suuresti”, Johansson ja Kotilainen kertovat yhdessä.

Ostotilausten, myyntitilausten, varastosaldojen ja toimitettujen myyntitilausten seuraaminen ei ole aiemmin ollut aina ihan yksinkertaista.

”Sekä tukku- että kuluttajakauppa käyttävät molemmat samaa järjestelmää. Edellisessä järjestelmässä oli ongelmia varastosaldojen kanssa, kun tukkutuotteiden tilauksia ei saatu vähennettyä vapaista saldoista. Verkkokaupan asiakkaat näkivät tällöin saldoina myös tukkukauppiaiden varatut tuotteet. Nyt tätä ongelmaa ei ole. Sisäisesti meillä ollaan nyt myös täysin tietoisia kaikista varastosaldoista. Myös raportit ovat paremmin kohdistettavissa, kun asiakkaat on eritelty asiakasnipuilla ja ryhmillä”, Johansson täydentää.

Tilitoimistokumppani toimimaan samoilla välineillä

”Taloushallinto on meillä ulkoistettu tilitoimistolle. Edellisen järjestelmän aikaan, he tekivät kirjanpidon suoraan tuohon järjestelmään. Tätä käytäntöä he halusivat jatkaa myös uudessa järjestelmässä ja olivat sen vuoksi – ja laajentaakseen omaa osaamistaan – halukkaita opettelemaan Maestron ratkaisun käytön. Automaattikohdistukset olivat tärkeitä edellytyksiä sille, että työmäärä taloushallinnon osalta saataisiin tehokkaammaksi ja tilitoimiston elämää helpommaksi. Palkanlaskenta ei ollut alun perin mukana, mutta tilitoimisto esitti vahvan toivomuksen, että myös se lisättäisiin järjestelmään ja näin myös tehtiin”, Johansson kertoo.

Yhteistyö jatkuu myös CRM:n osalta

Myyntiliiketoimintansa lisäksi Vaunuaitta tarjoaa huoltopalveluita sopimuslentoyhtiöille sekä niille kuluttajille, jotka ovat ostaneet tuotteensa Vaunuaitasta. Tähän tarkoitukseen he ovat ottamassa käyttöön Maestrolta lisäksi asiakkuudenhallinnan ratkaisua.

”Asiakkaat löytyvät nopeasti, samoin ne tuotteet sekä mallit, mitä he ovat ostaneet sekä milloin nämä tuotteet on ostettu. Tällä on tarkoitus palvella tehokkaammin asiakasta ja löytää heille oikeat varaosat. Tuotteista on useita malleja ja samoista malleista on lisäksi eri versioita, jolloin oikeiden varaosien löytyminen vaatii tarkan tiedon tuotteesta. Tätä harva asiakas osaa kertoa suoraan, joten tällä voimme helpottaa heidän elämäänsä.”

Raportoinnista tietoa liiketoiminnan tueksi

Kokonaisuuden uusiminen on mahdollistanut kattavamman raportoinnin ja liiketoiminnassa tapahtuvien muutosten ennakoinnin. Maestron ratkaisuista itsestään saadaan hyvin raportteja ja niitä voidaan jatkojalostaa myös kolmannen osapuolen ratkaisuilla.

”Raportoinnin parantuminen on ollut suuri muutos jo tässä vaiheessa. Ja mielestämme olemme ehtineet päästä vasta alkuun sen suhteen. Uskon, että tulevaisuudessa pystymme Maestron ratkaisuista saatavan tiedon perusteella suunnittelemaan liiketoimintaamme tehokkaammin ja parantamaan kannattavuuttamme huomattavasti. Tästä kehityksestä ja sen suomista mahdollisuuksista olemme erityisen innoissamme”, Johansson kertoo.

Jälkikäteen ajateltuna verkkokaupan vaihtaminen ERP:n yhteydessä oli ehdottomasti oikea päätös.

Liiketoimintaa aidosti tukeva ja kannattavuutta parantava ratkaisu

Vaunuaitalle tehty toimitus oli lopulta hieman erilainen kuin, mitä he itse aluksi kaavailivat, mutta kaikki muutokset suunnitelmassa tapahtuivat liiketoiminnan ehdoilla.

”Hanke osoittautui lopulta suuremmaksi kuin mitä aluksi olimme osanneet ajatella. Tämä oli kuitenkin erittäin hyvä asia, sillä se oli liiketoiminnan kannalta täysin perusteltua. Maestro ymmärsi meidän liiketoimintamme ja osasi auttaa meitä odottamattomalla tavalla”, Johansson sanoo. Muuttuneet suunnitelmat johtivat siihen, että lopullisen toimituksen kestoa oli hieman hankala arvioida, mutta tästä huolimatta alkuperäinen arvio venyi ainoastaan kuukaudella.

”Maestrolla pysyi toimituksen ohjat hyvin käsissä ja he osasivat aikatauluttaa toimituksen kaikki vaiheet hienosti. Meillä oli koko ajan tiedossa, mitä meiltä odotettiin, ja Maestro hoiti oman päätynsä sovitusti”, Johansson ja Kotilainen kertovat.

Projektin jälkeinen elämä Vaunuaitalla on sujuvampaa ja kiitosta tapahtuneesta kehityksestä on sadellut myös henkilökunnalta: ”Nyt kun toimitus saatiin valmiiksi, on kokonaisuus toiminut luvatusti ja jopa ylittänyt odotukset. Työntekijät ovat kiitelleet, kuinka heidän elämänsä on helpottunut uusien työvälineiden myötä. Se, että samat tiedot ovat kaikkien käytettävissä työtehtävästä riippumatta on ollut suuri parannus – tämän mahdollisti yhtenäinen alusta. Ja jälkikäteen ajateltuna verkkokaupan vaihtaminen ERP:n yhteydessä oli ehdottomasti oikea päätös.”

Uudet ratkaisut mahdollistivat liiketoiminnan arjen paremman toimivuuden ja avasivat myös uusia mahdollisuuksia liiketoiminnan kehittämiseen tiedolla: ”Raportoinnin suomista mahdollisuuksista olemme erityisen tyytyväisiä. Niistä saatavan tiedon hyödyntämistä harjoittelemme parhaillaan ja uskon, että tämä tulee mahdollistamaan liiketoiminnan paremman johtamisen tietoon perustuen”, Johansson toteaa lopuksi.