Miten kuljetusala voi reagoida talouden muutoksiin?

Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta – osa 2

Kuljetusala on ohuiden katteiden liiketoimintaa, joka reagoi suoraan muutoksiin yleisessä taloudellisessa tilanteessa. Kun valmistavalla teollisuudella menee hyvin, myös kuljetusala kukoistaa. Samoin myönnettyjen rakennuslupien määrästä voi päätellä, kuinka paljon rakennustavaran kuljetukset tulevat työllistämään lähivuosina. Alueellisesti lisäksi esimerkiksi Pohjois-Suomessa myös matkailijoiden määrän nousu ja lasku ennakoi tulevien elintarvikekuljetusten määrää.

Näitä lukuja seuraamalla kuljetusliikkeen talousjohdon on mahdollista ennakoida, minkälaisia muutoksia omassa liiketoiminnassa on tapahtumassa. Muutokset ovat kuitenkin usein hitaita ja niiden suoria vaikutuksia omaan liiketoimintaan ei ole aina helppo nähdä. Ainakaan, jos ei tiedä, mihin pitäisi katsoa.

Toinen asia on sitten vielä se, miten kuljetusliikkeen tulisi reagoida muutoksiin siinä vaiheessa, kun niiden vaikutukset ovat nähtävissä omassa liiketoiminnassa?

Mitkä luvut indikoivat muutoksia ja mitä silloin tulisi tehdä?

Viimeistään, kun tilauskannassa näkyy merkittäviä muutoksia – joko kasvua tai laskua – voidaan sanoa, että muutokset näkyvät liiketoiminnassa. Mutta tämä on se hetki, kun on jo alkanut tapahtua. Tässä vaiheessa reagointi voi olla – jos ei kokonaan myöhäistä – niin ainakin tehottomampaa kuin jos tapahtuviin muutoksiin olisi reagoitu jo hiljaisemmista indikaattoreista.

Seuraamalla pitemmällä aikajaksolla sellaisia lukuja kuten henkilöstöön liittyvät kulut, kalustoon käytetyt huoltoeurot per kilometri, kuljetusten täyttöasteet sekä mahdolliset alihankkijakustannukset ja peilaamalla näitä lukuja yleisiin taloustilanteen muutoksiin, on mahdollista hienosäätää liiketoimintaa jatkuvasti jolloin vältytään pahimmilta yllätyksiltä.

Esimerkiksi jo pienet muutokset henkilöstön vajaatunneissa sekä kuljetusten täyttöasteissa ovat asioita, joita hienosäätämällä voidaan tehostaa liiketoimintaa huomattavasti. Milloin olisi esimerkiksi aika investoida lisäkalustoon ja rekrytoida lisää kuljettajia tai milloin olisi syytä vähentää ostopalveluiden käyttöä.

Aina nämä muutokset eivät tietysti ole indikaattoreita mistään radikaalista muutoksesta taloudellisessa tilanteessa, mutta omaksumalla jatkuvan seurannan ja hienosäädön yrityksen filosofiaan, reagoi yritys oikea-aikaisesti oli kyse sitten sesongista tai jostain muusta.

Läpinäkyvyys, ennakointi, suunnitelmallisuus – kolme avainta onneen

Tärkeintä on siis asennoituminen jatkuvaan seurantaan, reagointiin ja hienosäätöön.

• Seurata samanaikaisesti yleisiä taloustilanteen indikaattoreita
• Pureutua oman liiketoiminnan keskeisiin lukuihin ja koota näistä selkeitä raportteja
• Peilata näitä keskenään

Jotta näistä mainituista asioista toinen ja kolmas olisivat mahdollisia – vaativat ne yritykseltä välineet, joilla saadaan liiketoiminnan keskeiset luvut koottua raportointia varten automaattisesti ja kertakirjauksella syötettyinä.

Palkkahallinnosta vaaditaan tieto henkilöstön vajaatunneista, ylityötunneista ja läsnäoloprosentista. Kalustosta tarvitaan tieto täyttöasteista, huoltoeuroista per kilometri kohdistettuna yksittäisiin ajoneuvoihin ja sitä kautta laajemmin käsitys kaluston elinkaaresta.

Nämä yhdistettynä raportointityökaluihin, jotka kokoavat kaikki olennaiset luvut yhteen paikkaan, saa yritys pienellä ajallisella investoinnilla kattavan läpileikkauksen siitä, mitä yrityksen liiketoiminnassa tapahtuu milläkin hetkellä ja miten se vertautuu aiempaan.

Kun peilataan näitä yleisiin talouslukuihin, osataan tehdä päätökset:

• Milloin tulisi hienosäätää liiketoiminnan tehokkuutta
• Milloin investoida
• Milloin sopeuttaa

Kiteytettynä:

Yleisen taloustilanteen muutokset näkyvät suoraan kuljetusalalla:

• Valveutunut talousjohtaja tarkkailee yleisiä indikaattoreita ja peilaa näitä liiketoiminnan avainlukujen muutoksiin
• Näin voidaan tehdä jatkuvaa hienosäätöä ja tarvittaessa johtaa isompia muutoksia tiedolla

Jotta tämä olisi mahdollista, on valveutuneella talousjohtajalla oltava:

• Tieto siitä, mitkä ovat liiketoiminnan avainluvut
• Näkyvyys liiketoiminnan avainlukuihin – näihin on päästävä käsiksi nopeasti ja mahdollisimman automaattisesti
• Avainluvuista on oltava tietoa myös pitemmältä ajanjaksolta, jotta menneen perusteella voidaan tehdä johtopäätöksiä tulevasta

Jesse Järvisen kuljetusalan blogisarjan muut kirjoitukset:

• Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta – osa 1: Renkaan riekaleet moottoritiellä – merkki talousjohdon epäonnistumisesta?
• Ajatuksia kuljetusalan taloushallinnosta – osa 3: Omistamisen puolesta – kaluston omistaminen ja kulujen ennustettavuus

Mitä hyötyä Maestro Taloushallinnon kokonaisuus tuo kuljetusyrityksellesi?

Kun Kuljetusliike Kantola & Koramo Oy otti Maestron kirjanpito-ohjelmat ja sähköisen laskujen kierrätyksen käyttöön vuonna 2016, tavoitteena oli ajansäästö kirjanpidossa ja raportoinnin parantaminen. Tavoite toteutui yli odotusten: kirjanpitoon kulunut aika putosi kolmannekseen entisestä.

Lue myös tuore kuljetusalan toimialakatsaus täältä.

Täältä voit lukea Kantola & Koramon talouspäällikkö Tuomas Anttilan tarinan kokonaisuudessaan.

Haluaisitko lisätietoja aiheesta? Jätä tästä yhteystietosi, niin otamme yhteyttä! Tällä lomakkeella voit liittyä myös kuljetustoimialan postituslistallemme.