On asioita, jotka vaan toimii.
Broman Group Oy on vuonna 1965 perustettu yritys, jonka toiminta keskittyy auton varaosa- ja tarvikemyyntiin sekä kodin ja vapaanajan tuotteisiin. Yhtiö toimii AD Varaosamaailma- ja Motonet-liikeketjuina ympäri Suomen. Broman Groupin liikevaihto on 105 miljoonaa euroa ja se työllistää noin 450 henkilöä.
Broman Group on pitkän linjan Maestro-asiakas jo vuodesta 1998. Aikaisemmin yhtiöllä oli käytössä eri toiminnanohjausjärjestelmä, mutta tekniikan kehittyessä tuli tarve kilpailuttaa ohjelmistotarjoajat. Puolivuotisen prosessin päätteeksi Broman Group valitsi uudeksi järjestelmätoimittajaksi Maestron.
”Maestron organisaatio ja toiminta oli nykyaikaista ja he olivat meille sopivan kokoinen toimija. Lisäksi meille oli tärkeää se, että Maestrossa ymmärrettiin tarpeitamme”, kertoo Broman Groupin varatoimitusjohtaja Eero Broman.
”Teknisellä puolella valintaan vaikutti eniten, että Maestrolla oli tarjota taloushallinnon järjestelmien lisäksi toimivat materiaalihallinnon palvelut, varastonhallinta, tilaus- ja myyntijärjestelmä.”
Järjestelmän asennus ja käyttöönotto sujuivat ongelmitta. Broman Groupin it-henkilöt ja Maestron asiantuntijat suunnittelivat järjestelmän yhdessä, minkä jälkeen Bromanin it-tuki asensi järjestelmän Maestron tuella. Yhtiössä otettiin käyttöön palkka- ja taloushallinnon sovellukset, kassajärjestelmät ja materiaalihallinto.
Järjestelmä soveltui Broman Groupille pitkälti sellaisenaan, mutta paikoitellen ohjelmistoja on räätälöity vastaamaan paremmin juuri heidän tarpeitaan. Ajan saatossa järjestelmää on myös laajennettu ottamalla käyttöön muun muassa erilaisia ekstranet-palveluja. Esimerkiksi Varaosamaailman korjaamokauppa käyttää ekstranetia, jossa korjaamoasiakkaat voivat selata tuoteluetteloa ja tehdä suoraan tilauksia. Ratkaisu on ollut käytössä useita vuosia.
Vuoden 2008 alussa Broman Groupissa päätettiin siirtyä käyttämään Maestro-ohjelmiston uutta versiota. Päivitys sujui vaivattomasti, sillä ohjelmiston perusperiaatteet eivät ole muuttuneet, mutta uutta versiota on entistä helpompi käyttää. Päivitystyön yhteydessä konsernissa päätettiin ottaa käyttöön myös Maestron intranet-järjestelmä.
”Intranetistä rakentuu meille tärkeä viestintäkanava. Olemme jo laittaneet sinne tiedotteita ja sisäisiä ohjeistuksia. Siten viestit saadaan helposti koko organisaation tietoon, vaikka kaikki eivät pääsisikään palavereihin”, Broman valaisee.
Intranetillä on tällä hetkellä noin 150 käyttäjää. Konsernin hallinnon lisäksi se on jo Varaosamaailman kaikkien työntekijöiden ja Motonetin päällikkötason työntekijöiden käytössä. Jatkossa intranet tulee konsernin kaikkien työntekijöiden käyttöön. Taloushallinnon ohjelmia käyttää noin parikymmentä henkilöä konsernin hallinnossa.
”Maestro-ohjelmistot ovat aina olleet loogisia ja helppoja käyttää. Ne ovat myös olleet helposti opittavissa. Samaa sanoo myös it-henkilöstö: järjestelmän toiminta on loogista, eikä siihen sisälly kommervenkkejä”, Broman kertoo.
Kun toiminnanohjausjärjestelmän kaikki osat ovat samalta toimittajalta, järjestelmän integroiminen kirjanpitoon ja raportointiin on ollut helppoa.
”Maestrossa on erittäin monipuoliset raportointi- ja analysointimahdollisuudet. Meille on tärkeää, että voimme seurata dynaamisesti kaupankäyntiä ja että näemme nopeasti, miten asiat kehittyvät.”
”Järjestelmät säästävät aina aikaa, kun ei tarvitse taulukoida asioita käsin paperille. Olennaista on hyöty liiketoiminnan ohjaamiselle: Raporttien avulla pystymme keskittymään asioihin, jotka toimivat hyvin ja voimme kehittää niitä edelleen, esimerkiksi markkinoida tuottavimpia tuotteita.”
Broman Group käyttää Maestron selainpohjaista Expera-ohjelmistokokonaisuutta intra- ja extranet-palveluiden sekä matkalaskujen hallintaan. Jatkossa yhtiössä harkitaan sähköisen laskutuksen käyttöönottoa. Järjestelmästä olisi hyötyä, mutta haasteena on saada muutkin firmat ottamaan sähköinen laskutus käyttöön.
”Paras hyöty sähköisestä laskutuksesta saadaan vasta silloin, kun kaikki firmat käyttävät sähköistä laskutusta. Kuitenkin voimme jo tässä vaiheessa saada säästöjä rutiininomaisessa ostamisessa. Laskujen jäljitettävyys on tärkeää. Järjestelmän avulla voimme helposti hakea laskut järjestelmästä ja seurata vielä paremmin rivitasolla ostoja, toimituksia ja laskuja”, Broman kertoo.
Pitkän ja sujuvan yhteistyön ansiosta projekteja on ollut miellyttävää toteuttaa Maestron kanssa.
”Vuosien saatossa meille on syntynyt hyvä luottamus ja yhteistyö maestrolaisten kanssa. He ovat paneutuneet asioihimme ja halunneet palvella meitä hyvin. Meille on tärkeää, että asiat etenevät ja ne tehdään sovitusti.”
